公文写作时如何使用称谓语

时间：2024-07-31 16:10:04 办公文秘我要投稿

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公文写作时如何使用称谓语

　　公文写作中的“我”“你”“他”确实是一个不可轻视的问题，用好了，通篇清爽，用不好，句句累赘。“称谓”如何用得“名正”，让其“言顺”?一起来看看公文的称谓用语吧!

公文写作时如何使用称谓语

　　公文分三种：上行文、平行文、下行文。称谓也有三类：第一人称、第二人称和第三人称，也就是通俗的我、你、他。如何在上、中、下行文中用好我、你、他?(说明一下，这里所指的“他”专指发文方或收文方机关名称，特此说明)。

　　一般来说，在发文时用第一人称表述，表述者置身事内，显得真实、亲切、富有人情味;用第三人称表述，表述者置身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规范。

　　一、关于下行文的称谓用语

　　发文方:一般用发文机关名称(即第三人称，如：**乡政府);不用带第一人称代词的称谓，如“我(们)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等，显其庄严肃穆。

　　收文方：1.称谓一般用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

　　二、关于上行文的称谓用语

　　发文方：一般用带第一人称代词的称谓，如“我(们)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等。不用发文机关名称，有真实、恳切之感;

　　收文方：称谓用“上级、领导”或受文机关名称。不用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，有尊重、避讳之意。若用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，则有吩咐、指点、督促之嫌。

　　三、关于平行文的称谓用语

　　发文方：一般用“我(们)”、“我省”、“我部”、“我局”等。收文方：用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，显得亲切平易，不打官腔。

　　平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

　　公文

　　公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。

　　常用公文格式

　　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。[1]

　　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

　　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

　　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

　　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。公文页数顺序号。

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