临时性会议记录工作怎么做

临时性会议记录工作怎么做

　　关于“如何做好临时性会议的记录工作”问题，乍一听不以为然，觉得这个问题似乎比较低级，仔细一想却也着实是个现实问题或是小难题，时不时让人香菇蓝瘦一下!临时性会议记录工作怎么做? 下面请各位新手秘书跟yjbys小编一起来学习一下吧~

　　场景扫描

　　从事文秘工作的亲们，想必都没少遭遇过这样的场景：某日上午，领导前脚刚迈进办公室门，下属单位或职能部门负责人后脚就跟了进去，火急火燎地向领导汇报当前棘手工作或紧急情况，考虑到问题紧迫、牵涉面广，已容不得半刻耽误，领导一个电话就把你从繁忙的工作节奏中打断，让你通知相关人员速速开会。于是，你来不及了解会议议题背景，一头雾水般拿起会议记录本匆匆走进会议室当起了“书记员”。

　　小编建议

　　针对这种紧急情况或临时动议性的会议，会议记录工作的难度相对于常规会议要大，对会议记录人员也是一种考验。怎么做好这类会议记录工作?小编有几点小小的建议给到众亲，一是要“随堂记录”，二是要“日常记录”，三是要“立体记录”，希望对大家能有所裨益。

　　1.要“随堂记录”，忌会后“回忆录”

　　不能因情况紧急没有时间准备而不作会议记录，留待会后再去补记。有些单位可能带着书面材料一并上会汇报，对于这种情况，也应当会议现场同步进行记录，即便没法完全记录详细到位，也应“随堂”逐一记载当时发言情况，对不确定的信息和关键内容会后及时向发言人和其他参会人员求证、核对，力求保证会议记录的原始性、真实性、准确性。

　　如果当时未同步作记录，只是根据会后各与会人员的书面发言材料来补记录的话，还是有些不便和难度的，一方面，会议发言内容与书面材料往往有些出入，甚至有的在材料中体现了但口头汇报时未提，有的口头讲了但书面材料中没有，也有的材料中有、口头也汇报了但讲的意思有些不同或深度不一、表述角度不一，存在多方面的差异，如果纯粹靠记忆去补录当时发言情况，颇有难度，且很难真实完整地再现当时的场景，如果会间有讨论或互动交流，这样的原始状况就更难复原了。另一方面，对于各部门汇报的事项，领导是如何决策和敲定的，这个内容是会议记录的关键信息，不可或缺，也就是说会议记录既要有汇报与讨论过程的详尽记载，也要有领导的决议情况记录，这是会议的主要成果，也是会后整理会议纪要，作为各部门工作执行的重要依据。由此可见，随堂记录会议情况的重要性，对于参会面较广、汇报事项多的会议更需要做好同步记录工作，避免会后作“回忆录”。

　　2.要“日常记录”，忌临时“抱佛脚”

　　这里所说的“日常记录”是指对本单位情况的日常关注与全面掌控。常言道：“不打无准备之仗。”对于这种领导临时动议听取汇报或下属单位紧急情况提请研究决策的会议，于文秘人员而言，会前对会议议题和相关背景情况没有任何了解，看似是没有也无法做好准备的，但“功夫在诗外，处处皆修行”，如同学习作诗一样，练就会议记录本领的过程也是如此。对各单位提请上会事项的了解，不只是会议现场所听所闻，从某种程度上说，更多的是应该是基于日常工作中对本单位全局情况的详尽掌握，对各下属单位和职能部门业务发展、工作动态的密切关注、悉心观察。有了平时信息的日积月累和上下情况的了然于胸，会上在听取汇报时才不至于懵懵懂懂、一知半解、摸不着风，记录起来也才不会因为理解不清而跟不上节奏、记不完整、写不准确，才能打好这种无准备之仗。

　　3.要“立体记录”，忌会上“图省事”。

　　现代化进程的加速，给会议记录工作也带来了诸多机遇与便利。录音笔、录像机、速录机、智能手机等随处可见、随时可用，是传统手工会议记录的重要补充工具。对于临时召开的会议，调用这些电子设备、服务会议记录工作，显得尤为重要和必要。有的伙伴可能会认为会后再次整理录音资料感觉麻烦、多事，而不太乐意或不屑于进行会议录音，其实这是很不可取的。小编建议，亲们在参加类似会议时，即便相关部门和参会人员有书面汇报材料，在自己采用速记速录方法作会议记录的同时，充分运用录音设备进行会议现场录音，特别重要且紧急的会议还有必要安排两人作会议记录，并在会场录音效果最佳位置布置录音录像设备录制影音文件资料，构建立体记录模式，留下完备的现场数据以备核查和存档。这样可以有效地弥补和解决手工会议记录速度跟不上、会议发言人员表达不清楚或方言难懂等问题带来的记录缺陷，也便于会后对发言和决议情况进行回放、复核与确认。

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