对秘书工作的认识

时间:2024-10-23 20:16:29 办公文秘 我要投稿

对秘书工作的认识

  随着我国全而的改革开放,秘书工作也得到迅速的发展,秘书理论研究和职业化教育培训逐步展开。下面是YJBYS小编整理的对秘书工作的认识的相关内容,希望对你有帮助!

对秘书工作的认识

  首先,秘书应该是上司的特殊助手,对上司的活动和工作范围有足够的了解,能够替上司分担很多工作,她能撑握有关办公室事务的处理技巧,能够在上司没有过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示出自动性和判断能力,并且能在所给予的权力范围内做出决定。

  秘书,它是一个综合性,服务性,机密性,中介性等的职务岗位,因此秘书工作的范围十分广泛,既是管理人员,也是业务人员,可以说秘书的自身修养、言行举止文化素质及工作能力水平都直接影响到整个部门、机构或组织的形象及竞争力,,可见秘书的岗位十分重要。当然,秘书也是一个十分繁琐且十分辛苦的工作岗位,之所以说它繁琐是因为秘书让领导更省心的去办理一些日常工作,就需要秘书对很多事情都及时处理,妥当;同时所要具备的知识也是十分广泛,所以说秘书既要上知天文地现,也要能够做到下管鸡毛蒜皮。

  在日常生活中,要了解上司平时喜欢吃什么,身体适宜吃什么怀不宜吃什么,如果能够细心做到这些,日常生活就会避免了许多麻烦与尴尬的事情;上班前要挤时间给上司整理文件或是办公室卫生,只有上司办公室整齐有序,干干净净,客户看到了都会觉得该上司办事效率高、值得合作。在工作方面,上司安排写的文件、处理事情要严谨认真,讲究效率,不可拖泥带水,资料要提前完成,开会或是出差要准备好一切应该准备的资料;上司没有安排的事情也要主动去做,不可得过且过。有时上司工作太忙,作为秘书的也要适当地提醒上司亲属的生日,适当地建议应该要什么礼物。

  秘书是上司的左右手,要做到:别人不会的,我懂,别人会的,我精通,要做到这样才能做个好秘书,当然,除此之外,还有很多,之所以说它是服务性的工作,秘书不光是为自己的上司服务,还要为自己的同事,下级服务,秘书对上司有求必应,不厌其烦,秘书尊重上司是天职。

  无论秘书出现在何种场合的应酬、开会或是出差,她的言行举止形象素质都不是代表她本人,而是代表她的组织或是单位,部门,所以她必须要有优雅的言行举止与丰富多彩的知识。不同的省份不同的国家有着不相同的风俗习惯、宗教信仰,民族禁忌,所以秘书要懂得不同省份不同国家的风俗习惯、宗教信仰、民族禁忌的礼仪,还要懂得,异地的生产动作过程。

  当然秘书不光要做到以上的,办公室日常工作都要妥善完成,接听电话,会议记录,会议的现场布置等等都与秘书息息相关的。

  总之,做好一个优秀的秘书;既要有统筹全局的清醒头脑,又要有倚马可待的出众文笔;还要有舌灿莲花的惊世口才。

  有关秘书工作的认识

  现代文秘人员是一个很大的群体,通俗地说,他们是工薪族中的白领阶层,可以胜任经理助理、秘书、统计员、推销员、文书、资料员、档案员等职位的工作,这些高素质的劳动者经过培训、锻炼还可以成为各行各业带文职性质的技术人才或基层领导人。那么,文秘人员应该具备哪些能力,才能适应新时期的要求,才能有效地完成自己的工作呢?

  一.表达能力

  文秘人员种.种职能的实现,都离不开语言文字的表述,有人说文秘人员的工作是“写出来,说出来”的,这是有一定道理的。良好的表达能力是对文秘人员的特殊要求,而文字表达和口头表达是表达能力的基本体现。文字表达能力被看作是文秘人员的“看家本领”和基本功。文秘写作的涉及面很广,小到一个电话记录、一个通知、一个情况汇报,大到年度工作总结、任期工作报告等。因此它要求文秘人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识,而且还要掌握各种文体的写作技巧,努力把自己锻炼成公文写作的高手。口头表达能力是文秘人员的“口功”。文秘人员人员对上级汇报工作,请示问题,提出建议;对下传达指令,沟通情况,组织协调;对外开展公关,公务交往,社会应酬。都对其口头表达能力提出了很高的要求。文秘人员的口头表达要用精练的语言,表达出最必要的内容,做到“文约而意丰”、“言简而理周”。要了解交流对象的特征,准确把握对方的意图和要求,充分认识语言表达的环境,研究表达的时机和方式。

  二.办事能力

  文秘人员每天都要面对大量的事务性工作,如文书事务、接待事务、电话事务、会议事务、领导者交办的事项等,办事成了文秘人员的一项基本职能。要提高自己的办事能力,文秘人员首先要熟悉办事渠道,了解有关部门的职权范围,知晓办理各项事务的方式和途径。其次,掌握办事程序。如公文的管理,介绍信的开具,会议的组织,来宾的接待等事务的办理,都具有程序化的特点。遵循既定程序办事,可以少走弯路,提高效率。最后,要善于交往和应变。办理事务的过程,其实就是人与人交往的过程,因此,要了解人事关系,长于接人待物,善于交际艺术。同时,文秘人员要具备较强的应变能力,能根据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理,尤其是对于突发事件,更要机敏应对,能在坚持正确原则的前提下,审时度势,灵活机动的处理。

  三.协调能力

  在现代社会中,协调是一种广泛性的社会活动。协调能力已成为一种主要的公共关系能力,这种能力是现代人生活和生存之必需。对文秘工作而言尤其需要具备协调能力。具体表现在以下几个方面:首先是与主管领导的协调。文秘人员要及时向领导报告工作,请求对某一问题的指示,以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。其次是与主管领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉的工作,由多个领导分管,需要多个领导协商解决,而领导之间的碰面需要一定的程序,有时要靠文秘人员做好先期的沟通和协调。再次是同事之间的协调。文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才能完成,这是内部职能分工的要求。第四是与服务对象的协调。文秘人员应认真对待每一位服务对象,对他们的不满要做好说服解释工作,争取他们的理解和支持,对他们不合理的要求和不正确的意见要进行合理疏导,使他们放弃自己的想法,力求给每个服务对象一个满意。

  四.合作能力

  信息时代的社会分工越来越细,某项工作或者某件事务通常需要若干人通力协作才能完成,因此在这个团结协作的过程中,需要发挥团队精神。同样,文秘部门的许多工作也要靠集体协作才能完成,如遇到重要任务、紧急情况、重大活动、大型会议,只有集中人员,团结协作打歼灭战,才能保证按时完成任务。因此,文秘人员要树立整体观念、团结观念、互助观念。经常通气,加强联系,主动交流信息,面对面商量解决问题;遇到难题,要主动请教别人,主动帮助别人,主动想办法解决;遇到共同办理的事项,彼此都竭智尽力,相互支持,通力合作,争挑重担,在工作中大力发扬团结互助的合作精神。

  五.操作能力

  随着新技术革命对社会各领域的冲击,文秘人员仅靠两只手、两条腿、一只笔、一张嘴的工作方法,已难以适应时代的需求。目前,文秘人员实行办公手段现代化的条件已经具备,办公自动化浪潮对我国的文秘工作产生了深刻的影响。因此,对现代办公设备的熟练操作能力,是高效率完成文秘工作所必须具备的。这种能力主要包括:中(英)文打字机、电话机、电传机、复印机、录音录像机、照相机、文字处理机和电子计算机等设备的使用、保养和初步维修的本领,对于书法、速记、编辑、校对、档案管理、信息处理等技术的掌握和运用的本领,对网络资源的搜集利用和上传下载本领以及轿车、摩托车等交通工具驾驶的本领等。

  新时期对文秘人员的能力要求不是单一的。只有具备各种能力都较强的综合素质,才能适应社会的发展和时代的脉搏,才能成为日益竞争的文秘行业的佼佼者,才能在职场的大海中尽情畅游。

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