秘书的职业技能

秘书必备的职业技能

　　对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能。下面是小编分享的秘书必备的职业技能，一起来看一下吧。

　　一、判断能力与执行能力

　　秘书小雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。小雪应该怎么办？

　　1、能分析问题

　　尽管事情很急，但小雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。

　　当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。小雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

　　当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。

　　2、具备解决问题的常识和经验

　　把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，小雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原计划办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。

　　遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。

　　3、能迅速采取行动

　　想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。

　　无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。

　　二、理解能力与洞察能力

　　小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个项目的筹备工作。

　　作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。

　　三、信息收集能力和写作能力

　　在上面这个例子中，作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。

　　对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。由于情况在不断变化，你收集到的信息也处在变化之中，所以，为了能给上司提供准确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。

　　你知道了上司准备进入生态观光农业，他需要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到许多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过朋友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必须有广泛信息收集的能力。

　　秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。比如上面那个例子，公司准备进入生态观光农业，投资要几千万甚至上亿，对于这么一个重大的项目，秘书小钢不可能只向上司作口头汇报。他必须用规范的商业文书格式把它写出来呈交给上司，因为它不仅只让上司看，还有可能让公司所有董事看，甚至还要让当地政府有关部门的领导看，所以，这份报告必须规范。

　　四、交流沟通能力

　　当今社会己进入信息时代，网络己渗入到秘书工作的各个层面；不仅企业生产的自动化程度越来越高，而且企业管理的自动化程度也越来越高。企业管理的自动化不仅没有削弱人际关系在企业管理中的作用，相反，它要求人们更加重视人际关系，因此，处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用更加重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

　　拓展阅读：秘书岗位职责

　　主要职责：

　　1、负责做好工作会议的文字材料起草、会议组织；会议记录以及会议纪要的整理等会务工作；

　　2、负责处理总裁的日常事务，包括：商务洽谈联络、会务、资料整理转送、电话接听与记录、总经理日程安排、出差后勤安排、上传下达等；

　　3、协助总裁接待重要以及国外客人，做好重要记录并协调各部门做好有关接待的各项工作；

　　4、陪同总裁出席各种洽谈、会议等，并负责总裁发言的记录、录音、整理、翻译及跟进落实总裁的决议；

　　5、协助总裁拓展、管理、维护公司重要客户关系，并负责安排处理相关商务接待、洽谈等工作。

　　任职资格：

　　1、本科以上学历，精通英语口译和笔译；

　　2、5年以上大中型企业高管秘书工作经验；

　　3、熟练操作办公软件，并熟练进行文档管理；

　　4、良好的沟通表达能力，工作细致认真，谨慎细心；

　　5、逻辑性、条理性强、稳重并具有高度的保密意识；

　　6、具备一定的应对和抗压能力，能接受偶尔出差佛山工作；

　　7、160cm以上，形象气质佳，亲和力强，熟悉各种场合的商务礼仪；

　　秘书沟通技巧

　　一、守本分，让领导放心

　　1、不要越位

　　越位包括两方面，一方面对领导，秘书不能代领导做决策，凡事要在自己的权力范围内进行；一方面对同事，不要自以为是二把手，同事尊重你，不代表你能对他们发号施令。

　　2、不要多言

　　即便你通过对领导长期的观察，知道他下一步可能采取的行动，也不要在他宣布最终决定前擅自行动。对于公司机密更要做到一问三不知，手头消息多这可不是你炫耀的资本。

　　3、不要多问

　　这里特别是有关领导的私人生活，只吩咐你去做，没有过多说明的，就不要好奇去问。很多领导把家庭生活当作隐私，领导的隐私你探听不得。

　　二、有眼色，让领导省心

　　1、眼里有事

　　眼里有事是指秘书不需要领导吩咐就能发现那些需要自己做的工作，例如领导几天后要参加某个会议，那将与会议有关的资料提前准备好就是“我要做”的事。

　　2、学会挡驾

　　推销电话是秘书需要准确判断挡驾的。那如果是领导的丈母娘打来电话呢？电话里她怎么也不肯说自己是谁怎么办？这需要秘书日常留心领导的社会关系，尽量能从语气、声音、电话号码等方面来分辨来者何人。

　　三、能忠心，让领导贴心

　　1、功高不震主

　　新领导遇到老秘书时，救场帮了领导时，你怎么摆正自己的位置？记住，作为秘书，你帮助领导再多都是分内事。为领导处理琐碎、排忧解难正是秘书职责所在。

　　2、细心不计较

　　秘书琐事多，细心很重要。但时间长了可能觉得自己劳苦功高，以至心态不平衡。这时秘书要调整心态，明白自己的位置，尽量向领导对秘书工作的标准要求看齐。

　　3、及时背黑锅

　　股东会上领导忘带文件、同事面前领导责怪错人，发生这些影响领导形象的事情，你及时出现当众向领导认错背黑锅，领导当众人面骂你，背后却十分感激你。

　　秘书沟通技巧：五个把握

　　一、把握好角色，不越权越位

　　做工作要把握好自己的角色，不要越权越位。做协调工作时，秘书工作者作为主持者，并不是一切都可自行做主。秘书工作者是代表领导做协调工作的，不能把主持者误认为决策者，如这样认为，必将产生角色错位问题。在与协调对象沟通、传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥，加进自以为和领导意见一致的内容。

　　二、把握好方法，不以权压人

　　在协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的，特别是在被协调者意见难以统一的时候，传达权威领导人的意见，常常能使问题迎刃而解。但这种方法只能在必要时慎重使用，尽可能少用。协调的主要手段是协商，应以平等的态度倾听各方意见。不能因为你是协调的主持者，就以领导自居，自以为是，听到不同声音就进行打压，那样必将引发对立情绪，给以后的协调工作制造障碍。

　　三、把握好分寸，不把简单的问题复杂化

　　在协调工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把复杂的问题简单化，不把简单的问题复杂化，不把小事扩大化，不把明白的事情神秘化。

　　在办公室的日常工作中，需要协调的事，无时不有，只要脑勤、眼勤、腿勤，随时注意发现需要调节的问题，说几句调节的话，便可把矛盾化解在萌芽状态。涉及重大原则的事、权力或利益冲突较大的事、具有广泛群众性的事，需多方听取意见，公开处置。一般的、发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事，处理时应是能私下解决的就不公开解决，能会下协调的就不开协调会，即便需要开会协调的，也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。

　　四、把握好火候，既不失时机也不急于求成

　　要搞好协调，时机十分重要。抓住有利时机，就可取得事半功倍的效果。当不同部门急需完成同一任务，工作又难以有序展开时，我们需及时出面理顺关系。当时机不成熟，若此时十分勉强地去统一认识，统一行动，反而会扩大矛盾，容易形成误解或成见。掌握沟通的时机是非常重要的，善不善于捕捉沟通的良机，是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。

　　面试秘书礼仪技巧

　　面试技巧之一、服饰

　　男士得穿上整洁的服装，但不必刻意打扮。女士应穿得整洁、明亮，叮当作响的珠宝饰物、过浓的香水、没拉直的丝袜、未修过的指甲或是蓬松的头发等，都足以抵消求职信给予考官的良好印象。

　　选择服装的关键是看职位要求。应聘银行、政府部门，穿着偏向传统正规；应聘公关、时尚杂志等，则可以适当地在服装上加些流行元素。除了应聘娱乐影视广告这类行业外，最好不要选择太过突兀的穿着。 应届毕业生面试技巧：允许有一些学生气的装扮，可以穿休闲类套装。此外应聘时不宜佩戴太多的饰物，这容易分散考官的注意力。

　　面试技巧之二、守时

　　守时是职业道德的基本要求，提前10-15分钟到达面试地点效果最佳。提前半小时以上到达会被视为没有时间观念，但在面试时迟到或是匆匆忙忙赶到却是致命的。不管你有什么理由，迟到也会被视为缺乏自我管理和约束能力。

　　如果路程较远，宁可早点出门，但早到后不宜立刻进入办公室，可在附近的咖啡厅等候。

　　面试技巧之三、肢体语言

　　1、眼神：

　　交流中目光要注视对方，但万万不可死盯着别人看。如果不止一个人在场，要经常用目光扫视一下其他人，以示尊重和平等。

　　2、握手：

　　当面试官的手朝你伸过来之后，握住它，握手应该坚实有力，双眼要直视对方。不要太使劲，不要使劲摇晃；不要用两只手，用这种方式握手在西方公司看来不够专业。手应当是干燥、温暖的。如果你刚刚赶到面试现场，用凉水冲冲手，使自己保持冷静。如果手心发凉，就用热水捂一下。

　　3、坐姿：

　　不要紧贴着椅背坐，不要坐满，坐下后身体要略向前倾。一般以坐满椅子的三分之二为宜。这既可以让你腾出精力轻松应对考官的提问，也不至让你过于放松。

　　4、小动作：

　　在面试时不可以做小动作，比如折纸、转笔，这样会显得很不严肃，分散对方注意力。不要乱摸头发、胡子、耳朵，这可能被理解为你在面试前没有做好个人卫生。用手捂嘴说话是一种紧张的表现，应尽量避免。

　　5、谈吐：

　　语言是求职者的第二张名片，它客观反应了一个人的文化素质和内涵修养。面试时对所提出的问题要对答如流，恰到好处，又不夸夸其谈,夸大其词。谈吐上应把握以下几个要点：首先，要突出个人的优点和特长，并有相当的可信度。语言要概括、简洁、有力，不要拖泥带水，轻重不分。其次，要展示个性，使个人形象鲜明，可以适当引用别人的言论，如用老师、朋友的评论来支持自己的描述。第三，坚持以事实说话，少用虚词、感叹词。第四要注意语言逻辑，介绍时层次分明、重点突出。最后，尽量不要用简称、方言、土语和口头语，以免对方难以听懂。当不能回答某一问题时，应如实告诉对方，含糊其辞和胡吹乱侃会导致失败。

　　6、致谢

　　为了加深招聘人员的印象，增加求职成功的可能性，面试后的两三天内，求职者最好给招聘人员写封信表示感谢。应聘感谢信要简洁，最好不超过一页纸。信的开头应提及自己的姓名、简单情况以及面试的时间，并对招聘人员表示感谢。感谢信的中间部分要重申对公司、应聘职位的兴趣。信的结尾可以表示对自己的信心，以及为公司的发展壮大做贡献的决心。

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