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秘书接听与拨打电话的原则与基本要求
对于应届毕业生尤其是女生而言，在找工作时总是会倾向于选择秘书类的办公室工作。下面是小编分享的秘书接听与拨打电话的原则与基本要求，欢迎大家阅读！
表达规范、正确
秘书电话语言表达要体现出良好的职业规范，秘书人员的工作语言应是普通话，要始终保持接听电话时的职业语调与规范用语，这是秘书的首要基本功。另外，因为电话交谈不像口语交谈，可以用除声音之外的体态语来辅助表达，所以用语要规范。同时，电话交谈有时因为距离问题或线路干扰而使声音模糊、失真，这一切都要求在接听电话之前，必须首先注意表达规范正确。
礼貌热情，语气清晰和婉
俗话说，言为心声，声音能反映人的真情实感。秘书电话交谈，更应该运用富有人情味声音，力求使对方既收到语言，又收到情感信息。有人将电话比喻成不速之客，常会不顾对方是否欢迎而突然闯入。对于秘书，心情在某一时刻可能很不好，此时更要求秘书人员在接听电话时态度要热情，语气要和婉，不可生硬，不能让对方感觉不舒服。
简洁
企业电话用语，不同于人们的日常生活中的电话用语，电话沟通的时效性很强，秘书人员必须有很强的时间观念，长话短说，扣紧主题，不说与主题无关的事。同时，简洁并不意味着一定要少说话，在表达信息的过程中，一定要全面准确，而不是一知半解。
保密
电话保密是企业信息保密中的一项重要内容，秘书人员在接听电话时一定要注意保密，一般不要在普通电话里谈秘密事项，同时也不能将和电话内容有关的事项告诉无关的人员。如果对方在电话中问及有关机密的事，秘书人员可根据情况，或婉言拒绝，或请示领导。
注意时间
这主要是针对打电话时，要考虑对方此时接电话是否方便，要注意各地、各国的时差和工作时间的差别。一般的公务电话最好避开对方临近下班的时间。因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，如确有必要给对方打时，应避开对方与其家人吃饭、休息时间。
拨打接听电话
1、打电话前的准备
准备好电话记录本和笔
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
准备好通话时需要的文件资料。
查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话：
拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司xx部xx。”
如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录
逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话
3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是xx部xx。”
判断WHO，分以下几种情况：
来电人员总经理可接电话时总经理不在时
内部直接上级及平级直接转入记录留言
如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。
直接下属问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理
如事情紧急，告知总经理联系方法。
普通员工问清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理
外部重要且紧密问清概要，向总经理说明后，然后转入记录留言
如事务紧急，记录上级电话，速联系总经理回电。
重要但不紧密问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入记录留言，向总经理汇报。
不重要且不紧密问清概要，酌情处理
若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、通话技巧：
日常礼貌用语：
询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。
如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看xx总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，xx总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。
整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。
传真
1、将传真分类：
1）需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理
2）由秘书来待为处理的：
A、转给其他相关负责人
B、由秘书本人回复
使用电脑公司标准CI格式
遵守公文写作规范
保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。
需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围
务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、必要的传真分类存档
邮件
1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：
1）需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。
以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；
以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。
2）由秘书来待为处理的：
A、转给其他相关负责人;
B、由秘书本人回复
3、如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。
4、需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；
5、重要邮件及时进行存档
文件管理
1、阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。
2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理
3、按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的事情进行追踪，反馈结果。
4、必要文件进行存档。
注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出
名片
1、分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；
2、存放：名片盒录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）
3、应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。
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