秘书职业能力的培养

时间：2023-11-13 11:55:56 兴亮办公文秘我要投稿

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秘书职业能力的培养

　　在日常生活或是工作学习中，大家或多或少都会接触过秘书吧，以下是小编帮大家整理的秘书职业能力的培养，希望能够帮助到大家。

秘书职业能力的培养

　　职业能力结构的概念

　　在劳动与社会保障部的研究课题《国家技能振兴战略》中，按职业分类规律把人的能力分成三个层次：职业特定能力、行业通用能力和核心能力。职业特定能力是指每一个职业独特的、在工作过程中直接运用的、只适用于这个职业的岗位职业能力;行业通用能力是在一个大类行业中，职业工作者在一般职业活动中所需具备的、在技术和专业上支持特定能力的可通用的基本能力，适用于大类行业内的不同职业或岗位;核心能力是从事所有行业职业职业活动的一种最基本的能力，核心能力具有普适性的特点。

　　职业核心能力作为具有普适性的适用于各行业、各职业岗位的基本能力，可以分为三个部分：基础核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力。基础核心能力大致可以包括：职业沟通能力、团队合作能力和自我管理能力;拓展核心能力包括：解决问题能力、信息处理能力、创新创业能力等;延伸核心能力的具体内容包括：领导力、执行力、个人与团队管理能力、礼仪素质、五常管理能力、心理平衡等。

　　秘书职业能力的结构性要求

　　秘书职业能力应该包含哪些方面，这是文秘专业教育工作者和相关专家、学者一直在探讨的问题。比较常见的是将秘书职业能力分为专业能力、方法能力、社会能力三个层面。也有学者将秘书职业能力分为基本能力和综合能力两个层面。也有一些学者将秘书职业能力整体概括为五个方面：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力。或者从秘书岗位对能力的需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。

　　如果从秘书职业教育的角度来看，为了将秘书职业能力的培养落实在具体的秘书专业课程体系设计上，有层次地对秘书职业能力进行结构性划分具有重要的意义——能力结构划分对课程体系结构具有的对应性指导价值。从这个角度出发，可以按照《国家技能振兴战略》的研究课题中职业特定能力、行业通用能力和核心能力三个层次。

　　(一)秘书职业核心能力。秘书职业核心能力不是针对秘书职业自身，是涵盖所有职业的能力要求，包括：沟通与交际能力、团队合作能力、学习能力、理解与判断能力、外语应用、信息处理能力、组织与协调能力、决策能力。

　　(二)秘书职业通用能力。秘书职业不同于其他职业，缺少明确的行业背景，或者说是跨行业的普适性岗位，在不同的行业中，秘书工作都要涉及该行业的通用能力。但就秘书职业教育来说，无法兼顾所有的行业，虽然可以选择相关行业作为秘书职业教育的行业背景方向，但在行业通用能力培养方面很难真正实现。因此，秘书职业通用能力应该围绕秘书类岗位在不同行业中通用的能力来展开，包括几个方面：调研能力、时间管理能力、操作与办事能力、服务能力、企业管理能力。

　　(三)秘书职业特定能力。对于秘书职业特有有的能力来说，职业特定能力包括以下几个方面：文书拟写能力、会议组织与管理能力、活动策划与执行能力、办公室事务处理能力、文件与档案管理能力、办公软件操作能力。

　　秘书职业能力培养的结构性问题

　　当前，秘书职业教育的现状是偏重于专业技能的学习，强调对职业特定能力培养，职业核心能力也开始得到重视，但对行业通用能力的研究和实践还比较薄弱，存在秘书职业能力培养的结构性失衡的现象。

　　(一)秘书职业能力培养偏重于职业特定能力。当前职业教育普遍实行双证制，职业院校的秘书专业在进行课程体系构建和教学实施过程中，一般都会参照劳动和社会保障部制定了秘书国家职业标准和中国高教学会秘书学专业委员会制定了中国秘书岗位职业标准。从前文秘书国家职业标准和职业鉴定考核内容可以看出，尽管标准中体现了核心能力和通用能力，但在考核中基本处于次要的地位。

　　(二)职业核心能力培养需要加强。在秘书职业核心能力中，沟通与交际能力的培养在一般的职业教育中都受到重视，除了开设沟通类课程以外，在公共课和专业课的教学过程中，通过小组活动、总结和汇报等形式得到了体现;信息处理能力、团队合作能力的培养虽然可以在课堂教学环节、小组实训任务等教学设计中得以体现，但因为缺乏真实的工作情境，往往流于形式，达不到预想的效果;在学习能力培养方面，往往受职业教育学校学习环境和学习气氛的影响，以及教师对学习能力培养方法的缺乏，很难落到实处;组织与协调能力、决策能力的培养大多处于一种放任自流的状态，完全依赖学生社团和学生活动支撑，只有小部分积极主动的学生能够得到锻炼，有目的的教育和培养缺失;外语应用能力的培养尽管有教学课时的保证，但更多为了考试的目的，偏离了应用的功能;至于理解与判断能力，则完全没有针对性的培养。

　　(三)秘书职业通用能力培养薄弱。由于当前职业教育还处于一种半封闭式教育，学生的社会参与度不高，调研能力、时间管理能力、操作与办事能力、服务能力、企业管理能力等能力的培养缺少必要的施行条件，尽管职业院校一直致力于校企合作，但合作质量和合作深度、广度参差不齐，尤其对于秘书类专业难度更大，这些都使得秘书职业通用能力培养处于一种空白状态。四、秘书职业能力培养的对策

　　针对秘书职业能力结构培养存在的问题，职业教育院校在秘书职业能力培养方面应从课程体系构建、教学模式设计、测评体系改革和实训实习条件建设等几个方面进行改革和实践，实现秘书职业能力的平衡培养。

　　(一)职业能力结构模块课程体系构建

　　1、培养目标：根据秘书人员的社会需求情况以及不同层级秘书职业岗位能力需求的变化，结合职业特定能力、通用能力和核心能力三个层面的职业能力要求，分析并制定高职文秘专业人才培养目标和规格。

　　2、课程结构：将行业标准和企业标准与国家职业资格标准融合，以秘书职业能力结构分析为基础，优化课程结构，构建涵盖职业特定能力、通用能力和核心能力的结构完整、层次分明的课程体系。

　　3、课程开发：根据行业标准和企业标准，参考秘书职业资格标准，将三个层次的职业能力要求分解为若干职业能力模块，以能力模块为依据，开发针对性的能力培养课程。

　　(二)工作过程导向教学模式设计。

　　在课程教学方面，围绕秘书职业能力模块培养的目标，以秘书岗位工作过程中能力需求为核心，以学生主动性学习方式为主体，设计课程教学模式。

　　1、教学内容选取：根据秘书职业能力模块划分，在秘书职业特定能力、通用能力、核心能力三个层面，确定课程职业能力培养目标，围绕培养目标，选取教学内容。

　　2、教学方法设计：结合秘书工作过程中的典型工作任务，规划项目任务，以项目为中心，采取案例教学法、项目教学法、模拟教学法、引导文法或者角色扮演法等多种行为导向教学方法，设计教学环节，让学生在自主学习中掌握秘书职业工作过程中的能力培养。

　　(三)职业能力测评体系构建。

　　在评价体系方面，可借鉴秘书职业资格证书的考评机制和方法，建立多层次的职业能力测评体系。

　　1、职业能力模块测评体系：以课程的职业能力培养目标位核心，进行单项职业能力测评，考查学生职业能力结构中相应模块的能力。这个测评可作为学生相应课程的学习结果考核。

　　2、职业能力综合测评体系：根据三个层面的职业能力结构培养要求，设计综合的职业能力测评。可以分为两个层次：一是年度职业能力培养综合测评;二是毕业生职业能力综合测评。二者均可以选择抽考的方式，前者可在每年进行，后者在毕业年进行。

　　通过职业能力培养测评体系的建设，可以使职业能力培养目标具体化、明确化。通过测评结果的分析，可以准确了解学生职业能力培养的质量，并促进教学内容和方法的改革。

　　(四)实训和实习环节设置。

　　实训和实习环节，是学生从学习状态到工作状态的能力转化阶段。实训和实习的效果，既是学生职业能力培养的一个阶段，也是专业教学效果的检讨。

　　1、实训环节：实训环节可以分为校内实训和校外实训。校内实训主要依托于校内的实训室，侧重于完成相应专业技能的训练;校外实训，侧重于校外质询基地的建设，重在企业状态下文秘专业的观察、学习、训练以及秘书岗位的认识，保障学生在真实环境中锻炼自身的职业技能。

　　2、实习环节：实习环节也可以分成校内实习和企业实习两个部分。校内实习可依托秘书专业创办秘书事务所，或者学校相关的行政部门，采取灵活的方式。秘书事务所可以模仿国外的学生公司或者模拟公司的形式，对外是经济实体，提供秘书服务，对内则是课堂教学的延伸，是秘书实训场所，这在个别职业院校已有成果的尝试;企业实习目前各院校均有明确的规定，在此不作论述。

　　实训和实习环节的设计，目的是在校内、外为学生创造较多的模拟和实际工作环境，使学生掌握企业的生产、管理规律和方法，感受企业文化，弥补在校学习的不足，完成职业特定能力，尤其是职业通用能力和核心能力的培养，以适应以后实际工作的需要和未来职业的发展。

　　总之，秘书职业能力培养，必须改变知识和技能混合培养的模式，明确秘书职业能力的结构要求，并针对结构性的职业能力要求，在培养目标、教学模式、考核体系等方面进行改革和建设，以职业能力综合培养为秘书职业教育和教学的核心，以职业能力模块式培养为基础，以实训和实习为拓展，将职业特定能力、职业通用能力、职业核心能力培养融合，形成完整的秘书人才培养模式，保证秘书人才培养质量满足经济、社会发展的需求。

　　科学定位，树立起明确目标

　　在《秘书职业技能标准》一书上 “秘书”是这样定义的：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。但在实际工作中，很多人感受不到协助领导处理重大事务及决策等职能，而是每天徘徊在文件收发、撰写会议纪要及简单的文字材料、档案管理及其他日常服务性工作中。一般来说，文件收发、档案管理和撰写材料等不同“板块”又会分配给不同人员。这样，很多在职文秘人员都会觉得工作量太少，很多时候会无所事事。这样就很容易陷入没有成就感甚至走向懒散的状态，最终凭借一杯茶和一台电脑来打发掉大部分时间。可俗话说：少年易学老难成，一寸光阴不可轻，对于刚踏上工作岗位的人来说，其实正是学习和锻炼的最佳时机。但如果对自身工作认识不清，对自己要求不严，往往会觉得不知道学什么和做什么的问题，三年五载后，很多人还是和刚工作一样，“没思想、没技能和没能力”的“三无”人员。其实，文秘还要从等级上划分，一般可分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个类别。对于刚走上岗位的初级文秘人员，只要具备了基本的办公软件操作能力，最基本的应用写作能力，就可以胜任工作，但对于高级文秘，不仅对办事能力及应用写作能力有更高的要求，而且对法律、税务、金融等各方面知识要掌握了解，才能具备为领导处理事务及决策的能力。

　　另外，文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。文秘尽管担任着为领导决策的职能，但这个决策只是起参谋的作用，文秘工作“辅助领导”的本质亘古未变，在日常的工作中，文秘工作者不能出现擅自为领导决策或者行使权力的越职行为。文秘是一个默默无闻的幕后工作者。

　　秘书是一项琐碎繁杂的工作。作为初级文秘人员，要对文秘工作有个科学的定位，真正理解文秘的性质。“不想做将军的士兵不是好士兵”，我想说的是，不想做一个优秀的高级秘书的文秘不是好文秘。每个人的一生是短暂的，能用于工作的时间更是短暂的，我们应该具备干一行，爱一行的职业道德，在平凡的岗位中，既能兢兢业业，又能开拓创新，在社会中做出自己的一番贡献。

　　勤钻务实，从点滴中锻炼成长

　　目前受就业形势的影响，许多大学毕业生不能选择与自己专业对口的职业，而是从事了秘书行业。同时，由于缺乏实践工作经验，文秘人员对日常工作都需要经历一个不熟练到熟练、不老练到老练的过程。俗话说：书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。

　　一方面要认真学习相关办公技能。一是能熟练掌握办公软件及办公设备。灵活运用office、wps等办公软件进行文字处理、表格制作、简单的数据库操作等以及对传真机、打印机、投影仪、摄影机等办公设备能熟练操作。当今世界是科技技术迅速发展的时代，软件和设备更新周期越来越短，但日常事务处理中，每天都离不开它。这要求文秘能用心地学习和灵活的运用。因为这些办公工具不仅能优化办事效率，而且还能提高办事质量。二是快速掌握办公流程的同时巧妙利用办公技巧。文秘是一份检验人细心和耐心的活儿。对于刚走上岗位的文秘来说，向有经验的人耐心学习办事流程，细心体会办事技巧，是走向成熟的有效捷径。文秘人员在日常的公文处理、档案管理及其它服务工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有这样才能不误时机、影响大局。例如公文处理，在进行下载到存档的过程，一定要注意文件的紧急程度及督办力度，保证传阅过程中不丢失，其中的细节方面更需要细致耐心和相关技巧。

　　另一方面学习了解相关政策法规。为领导参谋建议及起草公文是秘书的重要职责，但不管是参谋建议还是起草公文都要求能熟悉基本的政策知识和法律法规知识。这就要求文秘人员能勤看报纸、电视，勤于了解国际、国内形势，掌握党和国家的相关路线、方针和政策。秘书“说话做事”决不能违背国家法规和政府的政策精神，为适应将来更高目标的实现，学习并掌握政策制定方面的知识是初级文秘的必修课。一名有干练和魄力的秘书，是在学习和实践的点滴中不断磨砺锻炼出来的。

　　勤于练笔，厚积薄发待时展

　　杰出的写作能力是文秘人员应具备的重要素质。公文起草、领导讲话、总结计划及各类宣传稿件等，无不体现出文秘人员的文字功底和写作能力。“木无本必枯，水无源必竭”，文秘要想写出优秀的文章，就要在锻炼的同时学会不断的积累材料和积累技巧。首先是积累材料。“不积跬步，无以至千里;不积小流，无以成江海”，材料积累是文秘做好文稿写作的基础。平时看书看报时，可以把佳词丽句、名言名段摘抄出来，把有启发性的文章剪切出来。上网浏览时，可以对网络信息进行披沙拣金、去芜存精，搜集一些对自己写作有帮助的文本文档和图片资料。同时，对这些搜集到的材料，要进行分类整理，以便加强记忆和随时查阅。其次是积累技巧。公文写作同求学期间应试考试写作及自己随性而发的写作是有本质区别的。作为文秘，不仅要客观的审视这一体裁，而且要学会不断的总结经验。在平常起草公文、撰写领导讲话稿等材料时，要追求“求真、求深、求短和求鲜”的文风，学会用科学理论武装头脑，马克思主义方法论指导实践，不断提高自己的写作能力。文秘这支“笔杆子”不仅能很好地为领导决策服务，而且能更好地为基层、为群众说话。最后是积累语感，形成敏捷思维。尽管网络时代能为我们写作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和见地还是需要不断积累和培养的。古人云：“读书破万卷，下笔如有神。”多读书，能开阔眼界，多品读，能让我们感知语言世界的神韵。在工作之余，除了要广泛涉猎各种书籍外，还应该“独有情钟”，因为只有反复品读，烂熟于心，工作中才会灵感频现，思维才会敏捷活跃，独辟见解才会横空出世。

　　积累和写作是文秘生活中的重要组成部分，两者相辅相成，文秘应学会在积累中不断提高写作的能力，在写作中不断学会积累实用的材料，这样才能培养出出口成章，下笔成文的工作素养和能力。

　　塑造形象，大方得体的交际能力

　　文秘工作不仅要上传下达，而且要对外接待，培养大方得体的交际能力是一门必修课。一个人的气质主要是从一举一动、一言一语中得以展现的。对于男秘书来说，穿上西装革履系上领带，理个精神点的头发，形象就能焕然一新。但要想成为一名优雅大方的女秘书则没这么简单，俗话说，“十分人品，三分内在七分打扮”，可见衣着打扮对女士精神气起着十分重要的作用，女文秘应根据不同气候、场合来选择自己的衣着，同时，还要注重自己的妆容，这样不仅能给办公室增添色彩与活力，而且能给领导、同事及客户展现出得体大方的形象。其次学会察言观色。文秘要学会从观察别人的言语脸色来揣摩对方的心理。学会“听”不仅是促进交往的重要手段还是一门艺术。不管是倾听领导交待某事或是接待客户时,我们都要用心的听，听出其中的意图，同时，加以恰当的目光交流和得体的身体语言，不仅能把自己的真诚和感情传达给对方，更为重要的是，说话者会有被尊重的感觉和知遇之恩。最后是恰当的表达能力。一个人的说话能力可以反映出他的综合素质水平。文秘人员不仅涉及的面广，而且接触的人员复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。文秘在表达时要注意言语的简洁得体，以及要有较强的应变能力。在向领导汇报情况或向同事传达指示时，要注意语言的清晰、简洁和富有逻辑性;在处理突发事件时，要沉着善断，体现大局的能力;在面对难堪场面时，要有委婉圆场的能力。

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