办公室文员礼仪常识

办公室文员礼仪常识

　　办公文员代表着公司的形象，是公司的重要组成部分。下面是小编为大家搜集整理出来的有关于办公室文员礼仪常识，希望可以帮助到大家！

　　办公室文员岗位职责：

　　1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印、发送，负责中心文件材料的领取;

　　2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项规章制度;

　　3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;

　　4、负责办公室的日常管理工作，负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作;

　　5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作，负责会议记录和文字材料的整理。

　　6、负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作;

　　7、负责人事、劳资、仓库管理等工作。

　　8、完成领导交办的其它工作。

　　办公室文员礼仪常识：

　　一、仪态仪表礼仪

　　1、着装

　　团队活动要求队员统一着装，显示良好的团队精神。

　　2、站姿

　　抬头，颈挺直，下颌微收，双肩放松，两腿并拢立直，脚尖分开呈“V”字状。身体重量平均分布在两条腿上。双手交搭贴于腹部，挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿

　　行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直，眼平视，挺胸收腹立腰，重心前倾，双肩平稳，不宜左顾右盼，左右摇晃。集体行动时，不得喧笑打闹。

　　4、坐姿

　　入坐时要轻稳，走到座位前，转身后退，轻稳坐下。女子裙装入座时，应将裙向前收拢一下再坐下。腰背挺直，两臂自然弯曲放在膝上，双腿并拢。起立时，右脚向后收半步而后站立。

　　5、蹲姿

　　1、女士下蹲不要翘臀，上身直，略低头，双腿靠紧，曲膝下蹲，起身时应保持原样，特别穿短裙下蹲时更不要翘臀。

　　2、对男士没有像对女士那样严格的要求，但也应注意动作的优雅。

　　二、见面礼仪

　　1、握手

　　通常年长(尊)者先伸手后，另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般控制在3秒钟内。

　　2、介绍

　　介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。

　　3、致意

　　表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。

　　三、谈话礼仪

　　人际交往中应随时注意使用礼貌用语，是谈话中的基本要求。

　　1、问候

　　根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相识可说“您好，见到您很高兴”。

　　2、道歉

　　做了不应该做的事，应及时道歉“对不起，实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或者是不经意打扰别人应说：“对不起，打扰了”、“对不起，打断一下”等。

　　3、应答

　　“您不必客气”、“没关系，这是我应该做的”、“照顾不周，请多指正”。

　　4、慰问

　　“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了

　　四、迎送接待礼仪

　　1、接站

　　对远道而来的客人，要做好接站工作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候，接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举，以便客人辨认。

　　2、会面

　　客人到达，应主动迎接，热情打招呼。如果是长者或身体不太好的应上前挽扶，客人手中提有重物应主动接过来。

　　3、入室

　　陪客者应走在客人的左边，或走在主陪人员和客人的身后，到达会客室门口，应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在场的有关人员。

　　4、送客

　　按照接待时的规格对等送别。离开时，应与客人热情话别。

　　五、表情仪态

　　表情是人的思想感情和内在情绪的外露。脸部则是人体中最能传情达意的部位，可以表现出喜、怒、哀、乐、忧、思等各种复杂的思想感情。应该运用好表情来传达信息。

　　1、待人热情诚恳，不献媚讨好，不挤眉弄眼，不卑不亢。

　　2、兴高采烈而不欣喜若狂，不大呼小叫、手舞足蹈。

　　3、表示厌恶时也不要伤别人的面子，避免脸色难看。

　　4、遇到烦恼、气愤之事，不忙于动怒悲伤，应控制情绪，让自己平静下来。

　　5、冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外，应通过发自内心的关心和热情来促成双方的沟通与合作。

　　6、善于运用微笑，微笑能使人的关系融洽，矛盾缓解。

　　六、手势仪态

　　手是体态语中最重要的传播媒介。如：招手、挥手、摆手、握手等都表示不同的意义。人在紧张、兴奋、焦急时，手都会有意无意的表现着。作为仪态的重要组成部分，手势应该正确地使用。

　　1、谈话时，手势不宜过多，动作不宜过大，更不能手舞足蹈。传达信息时，手应保持静态，给人稳重之感。

　　2、拍拍打打、推推搡搡，抚摸对方或勾肩搭背，依偎在别人的身体上等形为，会让别人反感，也是不符合礼仪的行为。

　　3、不能用食指指点别人，更不要用姆指指自己。说到自己时，可以把手掌放在胸口上;说到别人时，一般应用掌心向上，手指并拢伸展开进行表示。

　　七、递接物品

　　1、尽量用双手递接物品，以表示对对方的尊重。

　　2、递尖锐或有危险的物品，尽量把尖部、危险部位朝向自己，把安全的一面递给他人

　　八、办公室拜访礼节

　　1、先预约，然后以准确的时间拜访。

　　2、出访前修饰自身的仪表仪容。

　　3、无论门是开的还是关的，都应轻声敲门，经允许方可进入。

　　4、问候及自我介绍：进门后应该说“您好”、“各位好”或者点头致意，进行自我介绍并向接待人递名片，请求与安排会见者见面。

　　5、初次见面要自我介绍，并主动提及会面事宜，说明来意。

　　6、谢座后，应有必要的寒喧，然后切入正题。

　　7、谈话内容简单明了，时间不易过长，以免影响他人工作。

　　8、恰到好处地告辞。

　　九、用餐礼仪

　　1、用餐前，服务员送上的热湿毛巾作为擦嘴角、双手用的，用它擦脸、脖子等都是失礼的。

　　2、用餐时，用餐巾纸擦餐具，是对主人不尊重的表现。

　　3、喝汤时，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用汤匙喝，不要把碗端起来喝。

　　4、餐中不能边说边用筷子指指点点或乱翻菜肴。

　　5、用餐或喝汤时应闭嘴咀嚼。不要发出咀嚼、喝汤的声音。

　　6、吃到骨、刺时，不要直接外吐，应用餐巾或手掩口，取出放在骨碟里。

　　7、剔牙应以手遮口，用牙签剔齿缝，不能把方便筷弄断剔牙。

　　8、餐桌上放着盛玫瑰花或柠檬片的小杯水，是用手取食物前，蘸洗手指用的，切忌当作饮料喝掉。

　　9、如果不会喝酒的客人，当主人或服务员为其斟酒时，应用手指轻敲酒杯边缘以示谢绝，不能将酒杯倒置。

　　10、强行劝酒或把喝在嘴里的酒再吐出来，都是失态无礼的表现。

　　十、电话礼仪

　　电话已成了人们生活、交往不可缺少的组成部分。人们在利用现代通讯工具时，应注意以下几点内容：

　　1、无论打电话还是接电话都应使用礼貌用语。

　　2、选择适当时间通话。无紧急情况，应在白天8点以后(假日9点以后)，夜间22点以前通话，免得打扰他人休息。

　　3、通话内容应事先想好，尽量简单扼要。吐字清晰，音量适中，重点内容应重复，必要时应记录下来。

　　4、如果打错电话应向对方道歉，如果接到错误的电话应向对方耐心解释。

　　5、接听他人电话时，无论是找人或转告事宜的，都应及时、认真去做。

　　6、不要用办公室电话办私事、唠私嗑，长时间占用电话。

　　7、打移动电话要注意周围环境和场合，声音不要太大，避免防碍他人。

　　8、请爱护磁卡电话，按操作规程打接电话，放置话筒。

　　9、不要随意借用别人的手机打电话或打长途电话。

　　10、阅览室、剧场、音乐厅、会议室、法庭、课堂等场合不宜用手机通话，以免干扰别人。

　　十一、寻呼礼仪

　　寻呼能使人快捷地得到信息，沟通联络，加深感情。同时也呼唤着“寻呼”的文明与秩序。注意使用寻呼机的礼仪要求，才能更好地享受“寻呼”给我们带来的方便。

　　1、与寻呼小姐通话时，要使用文明礼貌用语，语言简明扼要，吐字清晰。

　　2、收到呼叫时，如果条件允许应尽快回话，如身边有人正在谈话时应说：“对不起，我打个电话，很快就回来。”

　　3、在特定场所应关闭寻呼机，待离去时再开机。

　　4、不要利用寻呼机传呼一些不健康的内容或开玩笑。

　　5、不要利用不法行为盗取别人寻呼密码加以锁定。

　　十二 、办公行为礼仪

　　办公室是机关、企业、事业单位文化的“窗口”，办公室工作人员的一举一动都代表着所在单位的整体形象。所以办公室的工作人员必须下一番功夫规范自己的行为。

　　1、爱祖国、爱人民、全心全意地为人民服务，努力干好本职工作，忠诚党的事业。

　　2、提高政治修养，多看党报党刊，正确地理解和掌握党的方针政策，严格遵守，带头执行，维护国家和集体的利益。

　　3、增强职业道德和法制观念。不利用职权之便谋私利、搞特权，不搞非法活动和交易，应该做到“心底无私天地宽”。

　　4、摆正领导与被领导的关系，不“越位”、不“越权”。讲究工作方式、方法和艺术;能够正确地对待批评和表扬，并能合理地提出可行性建议或意见。

　　5、尊重长者，爱护青年，不以职务待人，应该一视同仁，上不恭下不贬，不搞小团体，不互相拆台搬弄是非。

　　6、团结协作，注意整体形象。互相理解、宽容、谦恭、随和、真诚、友好，互相勉励，公平竞争。

　　7、工作态度严谨，工作作风扎实，讲究工作质量和效率。非工作关系不要溜、走、串、闲聊、乱侃;杜绝工作中在办公室打牌、打麻将、酗酒。

　　8、讲究礼貌和礼节。办公楼内做到三轻：走路轻、说话轻、敲门开门轻;互相养成问好、道别的习惯;接人待客，热情礼貌要适度，应恰到好处地运用示意、起身、欠身、让座、倒水等规范动作。

　　9、提高个人综合素质，遇事勇于承担责任，不纠缠个人利益和私人恩怨。把精力主要用于工作上，刻苦钻研业务、锐意创新进取，不断开拓工作新局面。

　　10、保守国家机密，严格要求并规范自己。

　　仪表仪容的基本要求：

　　衣着是人们审美的重要方面，俗话说"三分模样、七分衣装"。每个员工穿着公司提供的统一制服，它代表的企业形象本身就是礼貌的表现。各个部门的制服样式不同，它是标志员工所在不同工作岗位的服装，是我们工作的特殊需要。

　　1、制服保持整齐清洁、纽扣要齐全扣好，不能将衣袖、裤子卷起，女工作人员穿裙子，不可露出袜口，皮鞋要保持光亮。

　　2、注意个人卫生，包括身体、面部、手部、头部、口腔的清洁。

　　3、女员工上班要化妆，但不得浓妆艳抹，避免使用过浓的香水，指甲不能过长，涂指甲油尽量使用淡色，不能戴过多饰物上班。

　　4、男员工不化妆，头发不盖耳及过衣领，每天剃须，不留长指甲板，在工作时间不准吸烟，男女均不戴有色眼镜，剪怪异发型、染发。

　　5、必须佩戴工号牌，工号牌应佩戴在左胸处，不得任其歪歪扭扭。

　　6、两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。在上级面前，不得把手交叉抱在胸前。

　　7、坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方，要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。

　　8、行走应轻而稳。注意昂首挺胸，肩要平、身要直。女子走一字步(双脚走一条线，不迈大步)，男子行走时双脚跟走两条线，但两线尽可能靠近，步履可稍大。在地上的横向距离3厘米左右。走路时男子不要扭腰，女士不要要臀部，行走时不可摇头晃脑、吹口哨、吃零食，不要左顾右盼、手插口袋或打响指。不与他人拉手、搂腰搭背，不奔跑、跳跃。因为需要必须超越客人时，要礼貌致歉，说声对不起。同时注意：

　　9、尽量靠右行，不走中间。

　　10、与上级、宾客相遇时，要点头示礼致意。

　　11、与上级、宾客同行至门前时，应主动开门让他们先行，不能自己抢先而行。

　　12、与上级、宾客上下电梯时应主动开门，让他们先上或先下。

　　13、引导客人时，让客人、上级在自己的右侧。上楼梯时，客人在前，下楼梯时客人在后。3人同行时，中间为上宾。在人行道上让女士走在内侧，以便使她们有安全感。

　　14、客人迎面走来或上下楼梯时，要主动为客人让路。

　　15.站立时，自然挺立，眼睛平视，面带微笑，双臂自然下垂或在体前交叉。

　　16、坐立时，上身挺直，双肩放松，手自然放在双膝上，不得坐在椅子上前缩后仰，摇腿翘脚。

　　17、行走时，眼睛前视，肩平身直，双臂自然下垂摆动，男走平行步，女走一字步，不左顾右盼，不得与他人拉手、搂腰搭背。

　　18、在各种场合，见到上级领导或业户都要面带微笑，主动问好。

　　19、进入上司或业户办公室前，应先用手轻敲3下，得到同意后再进入。进入后，不得随意翻动室内物品。

　　20、电梯要先走后进，禁止在电梯内大声喧哗。

　　21、文明礼貌。做到语言规范，谈吐文雅，衣冠整洁，举止端庄。

　　22、主动热情。以真诚的笑容，主动热情地为业户和顾客服务，主动了解业户和顾客需求，努力为其排忧解难。

　　23、耐心周到。员工在对业户和顾客的服务中要耐心周到，问多不烦，事多不烦，虚心听取意见，耐心解答问题，服务体贴入微，有求必应，面面俱到，尽善尽美。

　　办公室文员接电话礼仪：

　　（一)电话铃声一响，应尽快去接，最好是在想三声后接起，接电话应先自报家门，“您好，这里是X X公司×X部，请问找哪位?”;询问时应注意在适当的时候，根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的语气说：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。电话用语应文明、礼貌，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和、音量要适中。这样，对方就会对你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔细倾听对方的讲话，把耳朵贴进话筒。为了表示你在专心聆听，并且已经理解，你还要不时地称“对”道“是”。以显示你给对方的积极的反馈。最好准备好纸和笔放在旁边，重要的内容应简明扼要地记录下来，同时，对着听筒重复对方的话，以检验是否理解得正确，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。

　　(三)电话交谈完毕时，应尽量让对方结束对话，若确需要自己来结束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊重。

　　(四)选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方办公室，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。

　　(五)首先通报自己的姓名、身份。必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。

　　(六)在电话上谈生意，时问观念要强，要珍惜每分钟交谈的效果。更要注意声音的大小，以使对方听得清楚，这是很关键的。

　　(七)如果要把对方的话做成备忘录，最好是一边重复对方的话，一边做记录，最后把记录重复一遍，请对方确认。当然，电话的用语要谦虚恭敬。

　　(八)接到和自己业务不相关而又必须当场给予答复的电话，除非自己确实有完整的咨料.否则.决不可信口开河，妄做决定。与其信口开河以抓住客人，不如据实回答以保公司的信誉。

　　(九)不要在外面打电话做联络。万一真的有必要，通电话时应该避免让对方听到背景声音，例如咖啡店的音乐。另外，在没有联络到对方时，要采取主动再联络的方法，而不要请接电话者留话要对方打电话过来。

　　此外，文员作为公司的职员，在使用电话时务必注意以下几点禁忌：

　　1.不要在公司打私人电话;

　　2.少打长话。

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