秘书参加会议注意服务事项

时间：2024-05-08 23:03:36 办公文秘我要投稿

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秘书参加会议注意服务事项

　　当今社会的秘书，在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。下面是小编为大家带来的秘书参加会议注意服务事项，欢迎阅读。

秘书参加会议注意服务事项

　　一、报到服务：

　　会议报到

　　迎接与会人员、现场运作、安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要。现场报到是大家露面的时候，前来露面的与会人员、展览者、演讲人和主办者都有他们自己的日程。每个人都是有备而来，每个人都应该得到最热情周到的服务。

　　欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。

　　现场的后勤工作：

　　1.报到小组：被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事：

　　会议活动的日程表；

　　各种活动次数；

　　工作人员的分配；

　　一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）

　　2．报到人员的分配：

　　分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员；

　　选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格；

　　一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意；

　　对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室；报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放；

　　发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码；报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。

　　3．指示牌：与会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者能毫不费力地找到想去的地方

　　二、住宿服务：

　　1、我社与昆明及云南省各级星级酒店合作，优价代定昆明及云南省内各级宾馆酒店会务住宿，以下列举部分各级酒店供参考：（更多）

　　三、餐饮服务：

　　1、会议期间，早餐均在入住酒店安排，请与会代表凭早餐券在入住酒店餐厅自行用餐；

　　2、集体用餐时请听从工作人员的统一引导。

　　四、订票服务：

　　我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系，架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票，并与国内、国际民航联网协作的销售国内、国际特价机票。公司曾多次成功地承接了各类大型会议的现场出票服务，而且可根据每一个会议的不同组织形式与规模，为客户提供最快捷高效的票务服务。

　　操作方法

　　1、告诉我们您的姓名、手机号码、票型、始发城市、目的地、单价、数量、出发时间等信息；

　　2、我们按照您的要求，向您提供最优票价；

　　3、您选择完毕并预付款，我们将为您预订；

　　4、您来取票或我们送票上门。

　　五、医疗服务：

　　在会议期间您或您周边的与会代表需要医疗服务时请及时向本会医疗组联系。

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