文秘必须掌握的公文写作提速方法

文秘必须掌握的公文写作提速方法

　　公文写作不像文学创作，可以通过生活实践，或运用丰富思维去长时间的“陈酿”，通常需及时快速地完成，有追求应用时效性之要求。尤其是在各级领导机关表现的更为突出，各类公文要么不要，如果要就往往是要得快、催得急，文秘人员常常是加班加点开夜车，挑灯披星熬通宵，结果大多是难以快速地保证质量地完成任务，不仅有的累坏了身体，还得挨批评，常使工作陷入被动，甚者则难以在机关立足。那么，该如何提高公文写作速度呢?笔者认为从以下几个方面入手可为公文写作提速。

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　　领会意图，及时把握公文写作的方向

　　公文写作通常都有一定的目的和意图，这种目的和意图领导或交待的很清楚、或不甚明了，且多是原则性地指点或粗线条地勾画。动笔前准确领会领导意图，防止所写公文脱题离纲，文不达意，是提高公文写作速度的关键一步。

　　要分析清楚要素。起草公文首先要考虑行文目的。要分析清是向上级汇报还是向下级讲话，是内部交流还是公开发表。其次要明确格式和文体。要弄清是上行文、平行文，还是下行文，还要弄清是请示还是报告，是汇报还是总结，是演讲稿还是讲话稿等等，最后还要确定人称用语。公文是以第一人称写，还是以第三人称写，都要及时与领导沟通好、商定好，防止“失之毫厘，差之千里”，真正做到有的放矢，心中有数，少走弯路。

　　要进行换位思考。文秘人员在起草公文时需快速进入角色。首先要把自己沉入到听众中去。从受文对象、发送范围切入，依听众的职业特点、思想状况及平时所掌握的信息，认真分析听众的心里，准确判断他们想听什么、需要什么，尤其是听众迫切想知道和急需想解决的问题，更要想周全、写到位;其次要站在讲话领导的角度上。从基本观点、解决问题入手，依领导的工作方法、思维习惯及单位近期工作动态，认真分析全局的工作，准确判断出单位目前需解决的问题和要实现的目标。两者相比，从中找出共同点去撰写公文，实现公文表意达到共鸣之效果。

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　　积累资料，全力打牢公文写作的基础

　　公文写作常被比喻为“来料加工”，这个来料就是日常积累的资料，资料全面详实的程度直接决定着加工出来的“产品”的合格率，文秘人员不但要勤收集资料，还要善于积累资料，“巧妇难为无米之炊”说得就是这个道理。

　　要积累单位的资料。对单位资料的积累要尽可能地做到全面详细，要有正面的，还要有反面的。一要积累单位的历史资料。如单位的组建过程、名称变更、隶属关系、发展过程、组织沿革、人事变迁、重大事件等;二要积累单位的公文资料。如单位历年的工作总结、工作要点、会议纪要、典型材料、重点工作、中心任务及当年的工作指标、工作要点、重大事项安排等;三要积累单位的数据资料。如单位的编制实力、现有实力、生产规模、完成指标、出口创汇、占地面积等。这些资料是公文写作不可或缺的重要资料。

　　要积累时事政策资料。要及时收集党和国家出台的方针、政策及法律、法规，也要收集上级单位出台的相关政策、法规;要及时收集党和国家号召学习的先进典型的事迹材料，也要收集本单位、本行业的先进典型人物事迹;要及时收集党和国家为本行业提出的发展方向，也要收集本单位超前发展的理念、层出不穷的新鲜词汇。这些资料皆可在一些公文中直接引用或套用。

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　　模仿范文，快速打造公文写作的精品

　　模仿范文进行公文写作是公文写作者入门的有效捷径，也是提高公文写作速度、出精品的必然之路，正如古人所言：“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”，更何况我们每一个人都不可能有大文豪、大作家那样登峰造极、出神入化的手段。

　　模仿固定格式的公文。公文在长期的使用及不断的演变和规范过程中，渐渐形成了固有模式和一些特殊要求，其中部分公文还具有了相对固定的格式，如命令、通知、请示等，这类公文有着固定的开头用语、过渡用语及结束用语，这些用语就像组成了一个雕刻精细的书架，只要随时填入相应的内容就可完美无缺。对于这类公文的写作我们完全可以套用那些语言组织精练、结构严谨的现成公文来快速“移植”成文。

　　模仿单位高手的公文。所谓高手就是单位的“大笔杆子”，他们在长期的公文写作实践中，积累了丰富的写作经验，具备了较深的理论造诣，且单位的一些公文皆是其殚精竭虑、废寝忘食的结晶，具有极佳的形式和模式，堪称范本;同时，单位的大笔杆子还十分熟悉本单位领导的特点和习惯。向他们学习，可以迅速掌握公文的起草程序、格式规范、处理过程;模仿他们的公文，可以快速领会公文的写作要领、技巧处理、写作要求;另外，还可了解领导喜欢的公文风格及对公文要求的习惯。对此，要悉心学习、仔细揣摩、借鉴掌握，消化吸收成为自己的东西，努力实现公文写作的跨跃式升级。

　　模仿名人大家的公文。鲁迅讲：“凡是已有定评的大家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写”，这就有力地为我们模仿公文写作指明了方向。当然，名人大家的公文因年代、历史等原因在格式上不一定符合现代公文的要求，但其行文的语言与文风依然耀眼夺目，是公文写作模仿的重点，要模仿他们简明质朴不枯燥，新颖生动不浮华，简洁精炼的语言;要模仿他们内容充实不冗长，文章短小不空洞，严谨规范的文风。

　　行文至此，还需要说的是公文写作是一种综合能力的反映，需要公文写作者具有较高的综合素质，更何况我们做任何事情都不可能一蹴而就。因此，在掌握一定的公文写作捷径与技巧的基础上，还需要公文写作者勤学习、苦笔耕，厚积薄发、天道酬勤，只要以锲而不舍的精神，顽强的毅力坚持不懈，久而久之，驾驭公文写作的能力就会逐步形成。

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