秘书要如何适应不同风格的领导?
每个领导的生长环境,文化程度、性格气质、工作经历各不相同,他们之间的种种差异是客观存在的。由此,构成了不同的领导类型和工作特点。秘书只有了解领导的类型,并适应他们的工作特点,才能提供优质的服务。下面一起去了解一下秘书要如何适应不同风格的领导吧!
一、对谋略自信型领导的适应
这类领导能谋善略,又才华出众。既有军事工作才能,又有政治工作才能。既有基层工作经验,又有机关工作经验。既能写作,又能演讲。可以说是领导中的佼佼者,是令众人崇拜的全才。他们运筹帷幄,统揽全局,对每项工作,特别是他认为重大的、有影响的工作,都有总体的预谋和规划。开始怎样、进程怎样、结局怎样,心中有数,胸有成竹。一经考虑成熟,一锤定音,再不更改。
他们工作中充满自信甚至自豪:再也没有比自己决策更正确的了,再也没有比这种安排更成熟的了。对有些重要的决策,在定夺之前他们也常听取别人的意见,当然包括秘书在内。
有时是真心实意与你讨论问题。静心地听取,深刻地思考,甚至耐心启发你陈述意见。在你的话语中,找到他认为闪光的东西。同时,也在观察你的能力和水平,以便适时对你做出评价。这时,你可以沿着他的思路大胆往下讲,并讲出最高水平。
他有时又并不是真心听你的意见,他找你谈看法,主要是把你当成他阐述自己想法的引子,使自己的深思熟虑得以淋漓畅尽地抒发。在这样的情景下,如果你是个爱在领导面前表现自己的秘书,不知趣地多说几句,领导就会不耐烦,提醒你简单一点。相反,你顺着他的思路加以随和,他很高兴,也有利于他思路的成熟和开阔。
这类领导很有见解,但有时也很固执和自负。对他的决断,别人已明显地看出错误,但还可能坚持不改。秘书怎样给他们当好助手呢?
第一,多服从少参与。因为他们能力强,秘书主要是听话、办事,不是参与。对他职权范围内的事,不要插手,当领导问到秘书时,可被动思考,顺着他的基本思路提供某些参考意见,他有听的耐心,就顺着他的思路往下说;他没有听的诚意,就当即打住。
第二,集中精力领会意图。他交待工作时,要与他产生对视,全神贯注。不能顾及任何他事,并抓紧记录,争取记全,他的讲话整理出来可能就是一篇好文章。
第三,在他讲话时,可大胆询问。这类领导很乐意重复自己的重要观点,并且在重复时再次产生出新意。他交待完毕,可简要复述,将记录内容简略陈述一遍,他很高兴。
二、对超脱粗放型领导的适应
这类领导坦率直爽,为人处事宽宏大量。他们一般从基层上来,机关工作经验比较少。他们有明显的特点:一是喜欢在会上、当面作指示,亲自下部队搞调查,就地立即解决问题,讨厌坐在屋里听汇报,逐级传递情况,一步一步解决问题。二是喜欢进行原则领导,很少亲自处理具体问题。三是讲求明确分工,不爱多管份外“闲事”。四是交待工作笼统简略,具体处理不加干涉。秘书汇报工作只把情况大略一提,他就能通过。
给这类领导当秘书有较大的自主权,很自在,可以当“二领导”了。但要特别注意以下几点:
第一,要出好点子。因为领导对具体情况不太过问,对秘书很放手,如果出馊主意就可能坏事。
第二,要格外精心。替领导把工作想细想全,考虑周到,不能领导马虎,你也大意。
第三,要主动汇报。及时把领导交待事情的结果简明扼要地反馈给他。
第四,要防止越权。领导超脱,秘书不能放肆,领导不太过问具体事,秘书不能哄他。秘书更不能打着领导旗号,假传指示,干不得人心的事。
三、对民主纳谏型领导的适应
这类领导待人友善,和蔼可亲,民主平等,容言纳谏。他们对同级和部下都很尊重,即使是受到不公正的对待,也能忍善让,从不抱怨或苛求。
他们非常重视听取他人意见,不耻下问。他们工作不是没有主见,办事不是没有谋划,只是民主作风意识强,不习惯独断专行。他们一般都曾在机关工作过,特别懂得发挥身边工作人员积极性的重要。这类领导,其中一些人曾有过挫折,受过磨难,锋芒已钝,虎气已减;他们的经历决定了他们看任何人生活得都很不易。他认为秘书不仅只是办事,更多是参与,甚至参政。他按自己的习惯要求秘书凡交待的事情一定要办得圆满。但办不好,也不为难。凡没交待的事,秘书办妥了,他也十分赞许。
在这类领导身边当秘书,轻松舒畅,心理上没有重负感,更宜表现秘书自身的价值和才华。但要注意以下几点:
第一,要谨言慎事。不能因为领导信任你,就信口开河,甚至胡来。应严格按照指示办事,不能另搞一套,乱表态。
第二,要常思多想。把涉及领导职权内的各项事宜都事先考虑好,领导征求你的意见时,要在充分准备的基础上发言。
第三,态度谦和。领导的民主意识强,没有官架子,不计较谁高谁低。秘书也不能认为善人好欺,随意顶撞,看不起甚至诋毁领导。
四、对看人审事型领导的适应
这类领导有自己的用人模式,最大特点是情感因素强烈。他们衡量秘书和身边工作人员的标准,往往受到思维定势的左右,带有明显的主观性。对在身边工作时间长、用得顺手的人总是抓住不放,而对其他人则存有偏见,放心不下,即使你干得不错,也不很满意。而他放心的人把某件事情没有干好,可他仍然觉着顺心满意。
某军政治部刘干事在主任身边干了多年,对主任的意图了解得好,常常是不点自明。主任对他十分器重,刘干事写的讲话稿,主任甚至看都不看就通过了,而其他干事办事,主任总有不满意之感。一天刘干事没在,关干事来给主任的办公室挂地图。关干事知道自己在主任心中的地位与刘干事大不相同,挂图时格外用心,上下对比,左右衡量,费了很大精力挂完了,可主任还是不很满意:“高低还可以,左右怎么不对称?这边宽,那边窄。”
关干事心里挺闷,找到刘干事,刘干事笑了笑:“没关系。”他一进主任办公室,便大加称赞:“这图挂得有水平,不仅高低与领导的个头相适应,而且左右也很得当,左边有窗户亮堂,又靠近办公桌,留得窄一点,您看起来方便,右边有门,又有衣架,留宽一点,既不被遮挡,又显得对称,这是谁挂的?还真费了一番苦心!领导,您说是不是?”主任眉头一展,“你讲的还真有道理。”结果是,关干事挂图,领导不满意;刘干事解释,领导却很满意。
为这类领导服务,首要的是尽心尽力,周到细致。但仅此是不够的,还应该知道领导的心理特点,明趋暗抑,才能事半功倍。要注意做到这样几点:
第一,不怕吃苦。你是领导信任的秘书,叫你干的事就多,一个接着一个等着你,你不要喊苦叫累,忙一点也有好处。当然,周围的人对你也许有议论,你有苦无处诉。这就需要有任劳任怨,忍受误解的精神。
第二,巧妙推荐。对领导还不太信任的同志,不放弃任何有利时机,恰到好处地向领导介绍和举荐,使领导改变看法。
一是顺水推舟,领导问:“这个材料谁写的?”有人说:“好像处长给刘干事交待过。”领导高兴了:“观点明确,结构新颖,语言也挺流畅”你接过来:“原来是交给刘干事写,后来他去开会,就由曹干事完成的。”领导已说过写得不错,不好改口,只能说:“依曹干事过去的水平,只能到车站接个人,布置一下会场。现在写材料也大有长进。你们要给大家一些机会锻炼。这不,曹干事也成才了?”
二是直接建议。政治部要搞一个大型图片展览,确定人选时,你可以向领导建议:“这件事李干事特别内行,他在师里当干事时搞了3年多摄影,有5幅作品在画报上发表,是××摄影学会会员,××团团史展览搞得很有特色,那就是在他指导下布置的。这次图片展览的事交给他,一定比我弄得明白。”
三是有意出错。在无关大局的事情上出点小差错。这可以显示其他同志的优点,使领导对其他同志逐步产生信任感。
五、对多变无定型领导的适应
这类领导属于“多动型”气质,情绪不够稳定。因此,工作无主见,见异思迁,最初的决断往往不算数。在他职权内的事常拿不定主意。面对多种方案、意见,不知哪个更好,自己决定了的事也极易推倒重来。今天这样,明天那样,刚刚拍板的事,一觉醒来又觉不妥。某机关参谋干事最怕给F部长写材料,不知要浪费多少劳动。一次一个3千字的总结,竟在两天内5次变动大的结构,两个参谋三十多个小时没合眼,直到总结大会要开始了,才算定稿。
在这类领导身边工作,肯定很紧张,很繁忙,无效劳动太多。在完成领导交待工作的过程中,缺乏自信心。常常是一边拼命干一边在想:是不是又要推倒重来?所以,为这种工作类型的领导服务,重要的是有耐心和毅力,能沉住气,开动脑筋,尽快适应。要注意做到这样几点:
第一,当面遵从。无论领导怎么反复无常,多次变动,推倒重来,你都要耐心听,认真记。心里不痛快,表情上不流露,更不能顶撞。否则,你干了多少工作,也会落个骄傲自满的名声,难得平 反。
第二,私下等待。领导更来改去,你愉快遵从,领导就放心了,你只管耐心等待。说不定领导改来改去改到最后,又回到原来的观点上。
第三,最后加劲。敲定的时间到了,无法再改动了,这时再下功夫干好它,干完美它,领导会很满意。
六、通用的基本对策
总之,作为秘书,在对待各种不同工作类型领导的问题上,应采取这样的基本对策:
首先,世上没有万能的领导。无论在哪种类型的领导身边工作,都不能有丝毫的抵触情绪,不能消极对抗,不能有意为难,更不能指责和看不起领导。只能准确地了解领导的特点,采取恰当的方式,使自己逐步并尽快完全适应领导的要求。
其次,世上也没有万能的秘书。服务是自己的本分。要忠于职守,要有自知之明,为适应各种类型的领导,自己要刻苦学习,拓宽知识面,提高当参谋和助手的水平。
知识互补原则 :个人的能力总是有限的。无论多么高明的领导,也无论多么出色的秘书,都不可能万事皆通。因此,秘书应虚心向领导学习,学会取长补短。一些能干的下属,总是有意或无意地流露出轻视上司的情绪,这是非常危险的。秘书如果真正有能耐,就应该以自己的才能去弥补上司的不足。那么,秘书应如何弥补上司的不足呢? ①填补上司不擅长的`方面。人各有所长。有的领导擅长管理而不懂经济、技术,那么,秘书则应在经济、技术方面予以弥补;有的领导是技术人才,但在社交、应酬方面相对欠缺,秘书则应在社交、应酬方面多“出头露面”。
②不可侵犯上司的“圣域”。所谓“圣域”,即指领导引以为自豪的知识领域。例如:日本本田公司的创始人本田宗一郎是一个热情奔放、喋喋不休的人,负责技术开发工作;而他的搭档藤尺武夫则是一个慢条斯理、寡言少语的人,负责销售工作。他们两人从不在对方的领域插手,相互尊重。他们被视为最佳合作伙伴,至今仍为人津津乐道。
③不可以施恩的态度弥补上司的不足。秘书既要为领导排忧解难,又不可让其失面子。有些秘书弥补了领导的一些缺失,则洋洋自得,优越感溢于言表,这是很不明智的。应时刻保持一颗谦虚的平常心。
相互适应的原则:每个人都有自己的情趣、爱好,都有自己的思维方式、工作方式、生活方式。作为秘书,不应擅自、妄加评议领导的嗜好和习惯性言行。除了尊重领导的情趣和爱好之外,秘书如果发现自己的言行有与领导不一致之处,则应反思自己。下属看不惯上司的言行,有时并不是领导本身的问题,而是下属本身的问题。例如,有的下属不明白“领导是人不是神”的道理,把领导理想化了,对领导要求太高。有的下属则在认识水平上与上司存在差距。也有的下属因为个人的利益、愿望、要求没有得到满足而用异样的眼光看待领导的言行。秘书应该明白.人活着就应该学会适应,适应自己曾经不适应的东西,学会欣赏自己曾经难以欣赏的东西,学会接受自己曾经难以接受的东西,这才是积极的处世之道。
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