文秘如何做好办公室工作

时间：2024-10-11 05:24:50 尚民办公文秘我要投稿

文秘如何做好办公室工作

　　随着社会的变革和市场经济发展，办公室工作的地位和作用日显重要，任务日益加重，要求越来越高，决不是仅仅限于文件转转发发，来人接待接待等此类琐碎工作了。那文秘如何做好办公室工作？下面就由小编为大家介绍一下，希望对大家有所帮助！

文秘如何做好办公室工作

　　文秘如何做好办公室工作1

　　一、解放思想大胆创新

　　社会在发展，历史在进步，人保公司也处于前所未有的历史变革时期，办公室工作人员必须搭准历史发展的脉搏，跟上历史发展的脚步，合上历史发展的节律。为此，就要解放思想、转变观念、大胆创新。日常工作中要敢于打破旧框框，革除陈规陋习，面对新情况、新问题，要勇于思考，敢于探索，大胆地推进工作创新。如：公文运转如何做到急事急办、特事特办?如何改进接待工作，如何适应业务发展加大宣传工作力度等等。有了超前的意识、大胆创新精神和灵活多变的手段，就能使办公室工作有声有色、富有成效。

　　二、要热爱办公室工作甘当人民的勤务员

　　从大的方面讲，办公室位置很重要，也是领导的左膀右臂，公司的.内管家。但是，办公室的工作头绪多、婆婆多，服务对象多，方方面面应酬也多。事情多而杂，而且哪一方面做得稍有不周，不是上级不满意，就是员工有意见。好比是老牛进磨坊，一年忙到头还出力不讨好，因而不少人都不愿意从事此项工作。话说回头，办公室工作难干总得有人干，既然从事了这项工作，就要安下心来并全身心地投入。办公室工作也是锻炼人的地方，办公室人员可以从领导身上吸取到很多营养(如：领导的决策能力、工作作风等)，可以在工作实践中培养提高组织协调能力、公关技巧、综合分析判断能力以及文字综合能力等。可以说，能全面提升自身素质。因此要珍惜岗位、把握契机、使我们的全部聪明才智得以充分发挥。

　　三、转变工作作风改进工作方法

　　办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作，首先要理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中。

　　其次，要有强烈的事业心和责任感，增强工作时效性。工作要脚踏实地真抓实干，力戒浮夸。尤其是在遇到工作任务较多的情况下，一定要冷静思考、分清轻重缓急，一件一件落实并排出时间表。汇报工作要敢于讲真话、报实情，不能报喜不报忧，投其所好。

　　另外，特别注意的是办公室工作要以事业为重，不能过多地掺杂个人感情、凭个人意志办事，做到对待上级与下级一样，对待领导与一般员工一个样。为职工办实事、办好事，杜绝“ 门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。更不能利用手中权利谋私利。要堂堂正正做人、清清白白做官、踏踏实实做事。

　　最后，办公室工作要有严格规范的工作制度、办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证。“没有规矩，不成方圆”，办公室工作必须要明确每个岗位的工作职责、办事程序、工作目标和工作要求。使办公室工作纳入制度化、规范化和科学化的管理轨道，以提高办公室整体工作效率。

　　四加强学习提高自身素质

　　办公室工作涉及面广，特别是又担负着为领导辅助决策的任务，日常不注意加强学习和不断更新知识，就无法胜任工作。必须把学习摆在一个很重要的位置上，日常要注意政治、经济理论学习，还要研究政策法规，学习有关业务知识以及熟练掌握办公自动化。学习的途径很多，除了理论学习外，还可以向身边的领导和同事学，可以深入基层加强调查研究，从基层吸取营养，要使理论与实践紧密地结合起来并加以灵活运用，才能取得学习的效果。

　　提高自身素质，除了加强学习外，还应注意自身个人形象的塑造。在办公室要有一个好的精神风貌、待人接物要大方礼让，谈吐要自然和谐，办事要稳沉干练。因办公室接触的人来自各方面、各人性格脾气、办事作风不尽相同，情况比较复杂，要灵活而又妥善地处理好各方面关系和工作，尤其是面临突发性事件，没有一个良好的心理素质就无法冷静地处理问题、做好工作。因此要注意加强心理素质的训练，不断提高处理突发事件的应变能力。遇事要“ 三思而后行”，处理问题要果断、迅速，不要优柔寡断、拖泥带水，以致延误工作。

　　以上几点仅属个人在办公室工作实践中几点体会，但要使办公室工作做得扎扎实实并富有成效，还必须在工作中不断开拓创新、总结和提高。

　　文秘如何做好办公室工作2

　　办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。

　　秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，要做好办公室工作，个人认为秘书人员必须做到以下几方面：

　　一、秘书工作人员必须具备的素质和修养

　　第一，良好的政治素养。秘书工作有很强的政治性，秘书是领导的近身工作人员，有时代表领导机关或领导人撰文，谈话、处理问题，因而要求有良好的政治素质和思想修养。

　　第二，良好的个人品行。“忠诚老实，事实求是”这八个字，应该是一切秘书的座右铭。作为秘书，对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚，不怀二心。鉴于秘书是领导的近身工作人员，“求实”二字尤为重要，有须强调。因为秘书言行的真假虚实，不仅是秘书个人问题，而且会影响领导的行为，关系至大。

　　第三，良好的工作态度。首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志，聚精会神，不三心二意，心不在焉。要有事业心，责任感，忠于职守，尽职尽言，勇于承担任务，不推诿困难，不回避矛盾，勤敏踏实，既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风，又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性，既不专擅，又不推诿，既尊重领导，又不盲从。

　　第四，良好的文化知识素养。要有专门业务知识，干一行，懂一行。要有多种辅助知识，如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。

　　二、要熟悉机关和机关工作的基本情况

　　机关和机关的工作基本情况，包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律，本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况，了解环境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地开展各项工作，促进办公室工作高效率、快节奏的运转。

　　三、做好文字起草和信息收集工作

　　文秘写作重在实用，只求格式、文种规范，内容表述简明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虚作假，华而不实，或主观主义想当然，情况不明决心大，心中无数点子多。在撰写文稿前，文秘人员一定要做到“两个吃透”，既又“吃透”中央和上级机关的指示精神，又要“吃透”本地区、本部门、本单位的实际情况。总之，只有做到紧跟“上头”，理论引路、政策明确，眼观六路，耳听八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰写出简明扼要、内容充实、意见具体、措施有方的文字材料。

　　信息即苗头性，动态性的东西。作为文秘人员，就必须时刻注意信息资料的收集与存档工作，可通过调查研究，报刊、杂志、电脑下载、电视媒体等多渠道收集相关的信息，只有平时多留心，常细心，多用心，就会做到“心中有数，胸有成竹”，就能为领导决策提供动向。

　　四、做好群众来信来访和对外接待工作

　　信访工作是各级党政机关，人民团体和企业事业单位的一项重要的、经常性的政治任务。处理好人民来信要做到及时拆封、认真阅记、准确交办、妥善处理；接待群众来访要做到热情接待，认真听纪，恰当处理，做好思想教育工作。

　　办公室所处的部门和承担的义务，在工作中必然会接触到形形色色的人——上级和下级，熟人和生人，干部和群众等。在待人接物，处理公私事务中，秘书的礼貌，在沟通人际关系、融洽感情、促成办事方面起着十分重要的作用。在待人处事过程中，秘书应遵循四个原则：

　　第一，尊重原则；

　　第二，一律平等，不亢不卑的原则；

　　第三，语言、举止得体的原则；

　　第四，重承诺、守信用的原则。

　　五、做好提案预案与保密工作

　　在办文、办事、办会中，文秘人员都要先走一步，搞好提案预案工作，而不能事事让领导去考虑，去操心。“人无远虑，必有近忧”，“居安思危”就是说要有前瞻性、超前性的思想。因此，在办理每一件事情的过程中，都必须把可能会发生的事情都考虑在整个计划、组织、协调范围内，并事先制订应急预案，以防万一，确保整个工作顺利开展。

　　秘书工作人员身处领导机关的核心要害部门，又在领导人身边工作，掌握和知悉机要极多，做好各方面的保密工作非常重要。因此应做到不该说的机密，绝对不说，不该问的机密，绝对不问，不该看的机密，绝对不看等。

　　六、做好与领导的沟通、协调工作

　　（1）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的`意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？急待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

　　（2）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。

　　文秘如何做好办公室工作3

　　办公室作为一个单位的行政中心，是一个机关的窗口，办公室工作的好坏直接影响着单位的办事效率和对外形象，而文秘人员又是办公室的重要组成人员。笔者结合自己的实践就当前基层文秘工作谈几点粗浅的看法和建议。

　　一、当前基层xx办公室文秘工作存在的问题

　　客观地说，随着我们xx队伍素质整体的提高，基层xx部门文秘工作有了很大的发展,但也存在一些不容忽视的问题，值得我们重视、思考。

　　一是办公室事务过于繁杂，影响文秘工作。县xx局的办公室多为综合性办公室，它集合了政务、文秘、财务、机关服务、学会的职责，办公室几乎变成了勤杂室。办公室工作人员每天都会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，公文审核变成公文签字，信息报送不及时，调查研究流于形式，下情上级不了解，上下渠道不够畅通，难以起到参谋助手作用。

　　二是办公室文秘人员少，工作负担重、质量低。近年来，基层xx部门文秘人员短缺已成为一个不争的事实，人员短缺已影响了工作的正常开展。目前，大多县区局主要从事文秘工作的人员只有一人，承担了县局领导重要讲话、重要材料以及工作调研、信息报送任务及公文处理工作。文秘人员的辛苦只有干过的人才会明白，加班加点、熬通宵、“连轴转”是家常便饭，如果再有点家庭拖累，那更是苦不堪言。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的开始，可以说是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻与辣”。

　　三是文秘人员素质偏低，跟不上税收工作要求。由于行业特点等各方面的原因，基层xx部门文秘人员的素质与地方政府文秘人员相比整体偏低，已远远不能适应新形势下税收工作对文秘人员的要求。一是文秘专业知识欠缺。现在基层xx部门的文秘人员多半是半路出身，没有系统学过文秘专业知识。虽然近年来也招考了一部份文秘专业人员，但一方面人数太少，不能满足工作需要，另一方面文秘的成长本身需要一个过程，很难立即成为行家里手。二是知识更新过慢。文秘人员出外机会较少，培训机会更少，知识更新慢，前沿东西掌握的少，大大限制了文秘人员自身素质的提高。

　　四是信息调研工作滞后，参谋作用发挥不好。客观上由于办公室事务多，没有时间，但更多的是文秘人员主观上对信息调研工作难以重视，没有认识到调查研究的重要性，业务不精通，基层调研少，基本情况了解不多，加之个人素质能力，导致基层xx部门的信息调研工作跟不上新形势下税收工作的需求，不能很好地为领导决策提供参考依据。

　　五是工作督查缺乏主动性，督查作用发挥不够。决策的制定，事情只是成功了一半，还有重要的一半是决策的实施，政令的运行。督促检查是办公室的重要职责，本应是一项日常工作，而碍于情面、怕惹人等原因使我们的督查工作力度不够，不能及时发现工作中的薄弱环节和不足，使有些工作在落实中打了折扣，影响了工作效率和工作质量。

　　二、做好当前基层xx部门办公室文秘工作的几点思考

　　面对当前基层xx部门文秘工作的现状，要求我们必须不断反思，让文秘工作适应新形势下税收工作的需求。

　　(一)锐意进取，加强学习，不断提高文秘人员综合素质

　　作为文秘工作者，是领导与干部、领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。这种工作的特殊性，要求每一个文秘工作者必须不断学习，提高自己的综合素养。

　　一要不断提高自己的政治素质。办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作，工作人员任何时候都必须忠诚坚定，把政治素质作为自己的.第一素质。这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性，学会从政治的角度，辨证的分析问题和解决问题。

　　二要全面提高自身的综合业务素质。“政以才治、业以才兴”。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识。要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众家之长，既要向书本学、向实践学，又要向领导学、同事学，使自己成为“杂家”，成为复合型人才，要做到提笔能写，开口能讲，有事能办，尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。

　　三要加强文秘人员教育培训工作。办公室文秘人员由于工作性质的关系，相对税收业务部门来说培训机会较少，文秘人员知识更新慢，现有的知识水平很难满足工作的需要。为此，要加强文秘人员的培训工作，不仅要培训办公室文秘人员，还要培训各股室办公人员，培训要有针对性，提倡“菜单式”的培训模式。

　　(二)转变作风，改进方法，不断提高办事效率

　　办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系，作为办公室文秘人员，一定要在工作作风和方法上下功夫，提高自己的办事效率。

　　一要乐于奉献，扎扎实实做好本职工作。办公室工作就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。做好办公室工作没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神是难以胜任办公室工作的。必须要有一种不图名、不图利、默默无闻、忘我精神，要将乐于奉献作为自己实现理想的最高标准，将任劳任怨作为修身养性的根本，在工作中不断充实和完善自己，使自己的全部聪明才智得以充分发挥。

　　二要理清思路，有条不紊的做好本职工作。办公室工作杂而乱，常常是手忙脚乱。但越在这时我们越不能乱，我们要分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，而无时间抓信息工作和调研工作。尤其是在遇到工作任务多的情况下，一定要冷静思考、科学处理，一件一件排出时间表落实。

　　三要严以律己，树立良好的公众形象。办公室工作接触面广，其性质较为复杂。不得飞扬浮躁、骄傲自大，要低调做人，低调干事，要严格遵守工作纪律，在工作中谦虚谨慎，一丝不苟，要正确认识和对待组织、自己和他人，自觉抵制腐朽思想的侵蚀，以实际行为来感染和带动其他同事，这样才能真正协调好各股室的关系，有利于各项工作的开展。

　　(三)抓住中心，创新工作，做好办公室政务服务工作

　　作为办公室的文秘人员，最主要的服务就是办好会，办好文、搞好信息调研。

　　一要细致规范，做好会务服务工作。细节决定成败，规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否，我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，明确各小组的工作职责。制定出详细的工作流程，明确各项任务、各环节的目标要求、完成时限、承办人员，将会务工作分解到组，量化到人。在工作执行过程中，要适时召开工作小组碰头会，及时沟通工作中存在的问题，查漏补缺。在会议开始前，办公室人员要一定对各项内容再次进行查验，确保会议组织工作不会出错。另外，我们还要做好会后跟踪服务和会议资料的归档工作。

　　二要严格认真，做好公文处理工作。在这里只谈一下公文的审核工作，公文的审核要重点把好内容、程序和格式关。在内容审核上，首先要把好政策关，看文件是否符合现行政策规定，是否完整体现了发文机关的意图;其次要把好文字关，看文字表达是否准确、通顺、简练，谋篇布局、结构是否符合问题要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上，重点要把好签审关，要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。在格式审核上，首先要看文种是否恰当，有无文种运用不规范现象;其次要看文件格式是否规范，主要看文件标题是否妥当，主送机关是否正确，版记、密级、发文字号、签发人等要素是否齐全等。

　　三要积极主动，做好信息报送工作。信息工作是办公室工作的重要组成部分，是“上情下达、下情上报”的重要途径，是领导决策的基础和依据。信息内容的选择要抓住“三点”，做到“三贴近”。一是通过抓重点工作贴近领导意图。将全年或阶段性的重点工作进展情况，通过信息的形式及时地反映，让领导了解工作的开展情况，为下一步决策提供依据。二是抓热点问题贴近群众需求。抓住群众普遍关注的热点问题，及时地把群众的呼声通过信息反映给领导，及时架起干群“连心桥”，使一些矛盾点进入领导决策后及时化解，维护群众利益。三是通过抓亮点总结经验贴近上级需求。紧紧抓住事关全局、对工作具有指导意见的典型经验，及时总结反馈，为上级的决策提供科学的依据。要提高信息质量就要快、实、准。要快，超前把握，信息讲究的是“天天短平快，年年马拉松”，所以信息工作人员就要拓宽信息来源渠道，要超前的收集信息，及时地将信息报送，做到参谋在前，谋划在前。要实，调查研究，不调查，就没有发言权;不调查，信息也就失去了它的科学性。为此，信息工作人员要深入实际、深入基层、深入群众，摸实情、说实话、深开掘、出精品，写出有情况、有分析、有建议，对参考有较大价值的调研信息。要准，忧喜结合。爱因斯坦说“提出一个问题往往比解决一个问题更重要”，信息的一个基本原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。所以，我们在报送信息的时候一定要把问题搞清楚，在肯定成绩的前提下，指出隐藏在成绩背后的矛盾和问题，提醒领导注意。

　　四要求实创新，做好调查研究工作。调查研究是我们党的优良传统，也是办公室的基础性常规性工作。选题要切实。要注意工作中出现的新情况、新问题和热点、焦点问题。过程要扎实。要实事求是的反映问题，要善于从政治、政策、从服务领导的角度出发，客观的分析问题。方法要多样。要注意利用和传统的调研防范的基础上，开拓创新，不断拓宽调研渠道。加强对外协作，提高调研成效;利用现代科技手段，提高调研效率。结果要管用。在充分调查研究的基础上，有理有据地提出针对性、有较强可操作性的意见和建议，为领导决策提供参考。

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