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如何做好秘书科长的工作
秘书科长一般处于单位组织架构的中层位置。它是连接高层领导和基层秘书人员的纽带，一方面需要领会高层领导的意图和工作部署，另一方面要组织和指导科室内部秘书人员开展工作。下面是小编收集整理的如何做好秘书科长的工作，仅供参考，欢迎大家阅读。
【如何做好秘书科长的工作】
科长职务之小不言而喻，但其职责之重、地位之要也是显而易见的。因此，当好小科长必须有大胸襟，不能因小失大。我结合自己当秘书科长的工作实践，谈几点体会。
一、低调为人、谨慎处事是前提
要做事先做人，做好人才能做好事。作为秘书科的领导者，要把“文、事、会”等事情办好，首先必须具备良好的品德修养，在做人做事上砥砺公道正派的道德品质、求真务实的工作作风和甘于奉献的思想境界。具体说来，要做到以下几个方面。
一是要找准定位，办事到位不越位。秘书科长要摆正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是错位。要把握好工作分寸，不过、不错、不缺。首先，要处理好参谋与决策的关系。要自觉站在领导的角度和高度，围绕部门的中心工作，深入调查研究，全面收集信息，积极查找问题，出主意、想办法、当高参。不做“应声虫”，不放“马后炮”，有新观点、新思路、新措施，能参在点子上，谋在关键处，提在需要时，力求达到“好雨知时节，当春乃发生;随风潜入夜，润物细无声”的“春雨”境界。其次，要处理好做事和处事的关系。秘书科长是党组决策的具体执行者，对一些具体问题要积极做好工作，果断处理，不要将大小责任都往上推，但对领导已研究决定的事情或是重要和敏感问题，则不能随意改变。如在执行过程中发现领导的决定确有问题需要更改，也要及时反馈由领导本人决定，若非授权，不可替代。再次，要处理好协调和协商的关系。秘书科长和业务科长是同级关系，但因工作原因，有些问题往往需要秘书科长牵头协调处理。这时候就需要秘书科长充分发挥枢纽和桥梁作用，外求支持配合，内求团结协作，沟通情况，交流看法，传达政令，解决问题，同时注意做好协商工作，重视对方的意见，以达成共识，协同推进工作的开展。
二是要务求实效，做事求成不求名。作为秘书科长，在单位里有一定的威信。要建立起秘书科长的威信，除了具备一定的学识、才干外，还要有个人的人格魅力。首先，个人品行要端正。凡事以大局为重，不玩弄权术，不搞小动作;工作中要注意突出领导班子和部门的作用，多做幕后的事情、台下的工作，不抢镜头，不出风头。其次，工作作风要扎实。办事讲实效，工作讲效率，不好大喜功，不夸夸其谈，要有为机关服务的思想，放下架子，淡化等级观念，强化服务意识。具体工作事务要认真安排，甚至要亲力亲为做好每一项工作。再次，面对荣誉要谦让。秘书科长内外协调，迎来送往，必须热情大方，性格开朗，具有较好的交际能力，但在成绩荣誉面前却要保持低调，因为秘书科的工作大多是协助性工作，虽然干了很多事，但说起成绩来，却很难说是秘书科的。因此，秘书科长一定要有甘当无名英雄的思想和胸怀，这样才能心平气和，兢兢业业地做好本职工作。
三是要默默奉献，干事吃苦不叫苦。服务就意味着奉献，没有奉献精神就搞不好服务。秘书科工作最大的规律就是“无规律”、“不由自主”，一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，既辛苦又清苦，不显山、不露水。身为秘书科长应正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。任何时候都招之即来，来之能战。对可预知的工作，早作准备;对临时交办的工作，快速反应，抓紧布置办理;对有时限要求的任务，千方百计按时完成;对没有明确时限的任务，也要尽快落实。
二、悉心筹谋、尽心办事是基础
机关工作无小事。在繁杂的工作任务面前，秘书科长必须保持良好的心态，以正确的处事观落实好各项工作，认真履行服务职责。
一是不以事小而不为。事务本身有大小之分、主次之别。秘书科长面对大量繁杂的事务，立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对那些看似小事但抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的，更不能听之任之。这也是秘书科工作无小事的内涵之所在。对秘书科长来说，不管大事小事，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。
二是不以事杂而乱为。秘书科工作头绪很多，任务琐碎繁杂。秘书科长要清楚哪个该为，哪个不该为，做到一清二楚，不能乱为。不乱为，就要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头。不乱为，就要知上知下。吃透了上情，办事才有方向、有主心骨，摸透了下情，办事才有的放矢。不乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意。不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。秘书科是规矩之科。秘书科长更应成为讲规矩的楷模，不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了办事的规矩。
三是不以事急而盲为。秘书科固定式、程序化的工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。秘书科长往往是急事和突发性事件的第一知情者，负责事件处置的第一道工序。在这种情况下，秘书科长必须政治敏感、头脑冷静。要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然、多么紧急，首先要冷静地分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时召集有关部门商讨对策，并依法依规提出解决方案，呈送领导。要沉着应付，切忌慌了神、乱了手脚。其次要边请示边按领导要求协调相关力量、组织相关力量进行处置。再次要有主见，切忌唯唯诺诺。面对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站，做到胸有主见，既不乱表态、乱许愿，又不唯唯诺诺、态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。
四是不以事难而怕为。在处置事务的过程中，不乏一些超出预见、超出职责、难以料理的事情。对这些事，是上推下卸绕着走，还是主动出击、迎难而上，不仅反映秘书科长的工作水平，更主要的是检验秘书科长的职责感和工作态度。一个称职的秘书科长，必须坚持不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。
三、科学管理、团结共事是关键
秘书科的工作很多是被动性、临时性的，很多工作仅靠个人的长袖善舞是难以完成的，只有科里全体同仁心往一处想、劲往一处使，才能干好事、干成事，才能实现“1+l>2”的整体效应。因此，培养团队观念和协助精神，对于秘书科长能否充分地履职尽责至关重要。
一要健全相关规章制度，突出规范管理。在制度的制定中，坚持运用“热炉法则”的四个惩处原则：首先是热炉火红，不用手去摸也知道是热的，是会灼伤人的——替告性原则;其次是每当人碰到热炉时，肯定会被火灼伤——现实性原则;再次是当你碰到热炉时，立即就被灼伤——及时性原则;最后是不管谁碰到火炉，都会被灼伤——公平性原则。要建立一种奖罚分明的机制，既不能让“会哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈。 二要科学制定工作标准，实行分类管理。对于科室的管理，不仅需要健全的规章制度，还应制定相应的工作标准和规范的运作机制，实施分类管理。日常工作要突出一个“严”字，对外接待要突出一个“细”字，综合文字材料写作要突出一个“精”字，文秘机要工作要突出一个“准”字，后勤服务要突出一个“高”字，从而带动整个机关工作上新水平、新台阶，不断提升服务工作的质量和水平。
三要营造和谐融洽环境，强化人文管理。除了科学规范的规章制度和运行机制外，科室管理中也不能少了人情味。要坚持以人为本，尽力解决大家日常生活中的实际困难，使同志们真正感觉到组织和领导的关怀，从而激发工作的积极性。要把创造良好的工作环境视为重要的工作内容来抓，用良好的环境去影响人、改造人、约束人，营造一种勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境。要注重培养每位科室工作人员的团队意识，正确处理分工与协作的关系，做到同心不分心，建功不争功，补台不拆台，尽力不惜力，理解不误解，倍加珍视同事的友谊，倍加珍爱集体的团结，倍加珍惜共事的机缘。
【秘书科长工作注意事项】
一、职责认知与规划
明确职责范围
深入了解秘书科的工作范畴，包括文件管理、会议组织、信息沟通、行政事务协调等诸多方面。清楚自己对领导、对各部门以及对外联络的职责界限，避免工作出现混乱或遗漏。
例如，秘书科长需要明确知道自己在文件流转过程中，从文件的接收、登记、呈阅、批示后的传达与跟踪，直到文件的归档等每一个环节的具体职责。
制定工作计划
根据科室整体目标和工作重点，制定详细、合理的工作计划。将长期目标分解为短期可操作的任务，并且要为突发情况预留一定的弹性时间。
如每月初规划好当月要组织的会议场次、时间、主题，以及重要文件的处理进度安排等。
二、文件与信息管理
文件处理高效准确
建立科学的文件管理制度，确保文件的收发、登记、分类、保管等环节都有明确的流程。对于重要文件，严格按照规定的程序呈送领导批阅，同时做好文件去向的跟踪记录。
例如，利用电子档案系统和纸质档案相结合的方式，对文件进行双重管理，方便查询和备份。在收到紧急文件时，能够迅速判断并及时送达相关领导手中。
信息收集与传达精准及时
作为信息枢纽，要广泛收集来自内部各部门和外部的相关信息。对收集到的信息进行筛选、整理和分析，提炼出有价值的内容及时准确地传达给领导和相关人员。
如每天定时浏览行业动态网站、内部工作群消息等，将与单位业务相关的政策变化、市场动态等信息及时汇总成简报，供领导参考。
三、会议组织与协调
会议筹备周全细致
从会议的主题确定、议程安排、参会人员通知，到会议资料准备、场地布置等都要精心策划。提前考虑可能出现的问题并做好预案。
比如，组织大型会议时，要提前检查音响设备、投影仪等是否正常，准备好备用的办公用品，如笔、纸等。
会议过程有效把控
会议期间要做好会议记录，确保会议的主要内容、讨论结果和决策事项都能完整记录。同时要把控会议的节奏和秩序，避免会议出现冗长或混乱的局面。
例如，若会议讨论偏离主题，秘书科长应巧妙引导与会人员回归正题；如果会议出现激烈争论，要及时协调各方情绪，保证会议能够正常进行下去。
四、沟通协调能力
对内沟通顺畅协作
与单位内部各部门保持密切的联系，建立良好的沟通渠道。积极协调各部门之间的工作关系，及时解决工作中出现的矛盾和问题。
如当两个部门之间在工作交接环节出现争议时，秘书科长要及时了解情况，站在公正客观的角度进行协调，明确双方的责任和工作流程，促进工作顺利开展。
对外沟通有礼有节
在对外联络过程中，代表单位形象。无论是与上级单位、兄弟单位还是其他外部机构沟通，都要注意语言表达和沟通方式，维护良好的合作关系。
例如，在接待来访客人时，要热情周到，准确传达本单位的意图和信息，同时注意保密工作。
五、团队管理与建设
团队成员分工合理
根据团队成员的专业技能、工作经验和特长，合理分配工作任务。充分发挥每个成员的优势，提高工作效率。
如安排擅长文字工作的成员主要负责文件起草和整理，沟通能力强的成员负责对外联络等。
团队培训与激励并重
定期组织团队成员进行业务培训，提升团队整体素质。同时通过激励措施，如表扬、奖励等方式，激发团队成员的工作积极性和创造力。
比如，每月开展一次内部培训，分享最新的文件管理知识或沟通技巧；对于工作表现优秀的成员，给予荣誉证书或者适当的物质奖励。
【秘书科长的岗位职责和任职要求】
一、秘书科长岗位职责
（一）行政事务处理
1. 文件管理
负责各类文件的收发、登记、编号、归档和保管。对于收到的文件，要仔细核对文件的来源、日期和主题，按照预先设定的分类体系进行登记，如按照部门、项目或者文件类型分类。例如，将所有财务相关文件归为一类，市场推广文件归为另一类。
严格控制文件的借阅和传阅流程。制定文件借阅登记表，记录借阅人姓名、借阅日期、归还日期和文件名称等信息。对于重要文件的传阅，要确保文件按顺序传递给指定的人员，并及时跟踪文件的去向，督促相关人员及时归还。
2. 会议组织与服务
会前准备。包括确定会议的具体时间、地点，根据会议主题和参会人员名单准备会议资料，如会议议程、报告、数据图表等。例如，组织年度预算会议时，要提前收集各部门的预算草案，整理成总预算报告，供会议讨论。
会中协调。负责会议的签到工作，记录会议内容，包括会议讨论的要点、决议和任务分配等情况。同时，要关注会议的进行情况，确保会议按议程进行，及时解决会议中的设备故障、资料不足等突发问题。
会后跟进。整理会议纪要，在规定时间内将会议纪要发送给参会人员和相关部门。并且根据会议决议，跟踪各项任务的执行进度，定期向领导汇报任务完成情况。
3. 办公用品与设备管理
负责科室办公用品的采购、发放和库存管理。定期盘点办公用品库存，根据实际使用情况制定采购计划，确保办公用品的充足供应。例如，统计每月打印纸、墨盒等办公用品的使用量，提前采购以避免短缺。
管理和维护办公设备，如打印机、复印机、传真机等。安排设备的定期维护和保养，及时报修出现故障的设备，确保办公设备的正常运行。
（二）沟通协调工作
1. 内部沟通协调
作为领导与各部门之间的桥梁，及时传达领导的指示和要求。在传达过程中，要确保信息的准确性和完整性，避免误解。例如，将领导关于新产品研发的要求准确地传达给研发部门。
收集各部门的工作信息和反馈意见，向领导汇报。定期与各部门负责人沟通，了解部门工作进展、存在的问题和困难，整理后向领导提供综合的工作情况报告。
协调各部门之间的工作关系。当部门之间出现工作交叉、职责不清或者矛盾冲突时，主动进行沟通协调，明确各部门的职责范围，促进部门之间的协作配合。例如，在组织大型活动时，协调市场部、后勤部和技术部等部门的工作，确保活动顺利开展。
2. 外部沟通联络
代表科室或者单位与外部单位进行沟通联系。包括政府部门、合作伙伴、客户等。在对外沟通时，要维护单位的良好形象和利益。例如，与政府部门沟通时，了解相关政策法规的变化，争取政策支持；与合作伙伴沟通合作项目时，协商合作细节，签订合作协议。
接待来访客人。安排客人的来访日程，包括会见领导、参观单位等环节。提前准备接待所需的资料和物品，在接待过程中要热情、周到，解答客人的疑问，记录客人的需求和意见。
（三）信息管理
1. 信息收集
广泛收集与单位工作相关的各类信息，包括行业动态、市场信息、政策法规等。通过多种渠道收集信息，如订阅专业报刊杂志、浏览行业网站、参加行业会议等。例如，收集竞争对手的产品信息、价格策略和市场推广活动等信息，为单位的市场竞争提供参考。
建立信息收集网络，鼓励科室成员和其他部门员工提供有价值的信息。对于提供重要信息的人员给予适当的奖励，提高大家的积极性。
2. 信息整理与分析
对收集到的信息进行整理分类，去除无关和重复的信息。按照信息的类型、重要性等进行分类存储，方便查询和使用。
分析信息的价值和潜在影响。例如，分析政策法规的变化对单位业务的影响，评估市场信息对产品销售和营销策略的意义，为领导的决策提供数据支持和参考建议。
（四）参谋助手
1. 辅助领导决策
为领导提供决策所需的信息和资料。在领导进行决策前，根据决策主题收集相关的背景信息、案例分析、数据统计等资料，整理成决策参考文件。例如，领导考虑开拓新市场时，提供目标市场的经济环境、消费需求、竞争状况等信息。
参与领导的决策过程，提出自己的见解和建议。根据自己的专业知识和工作经验，对决策问题进行分析，从不同角度提出解决方案或者建议，供领导参考。但要注意建议的客观性和可行性。
2. 协助领导工作安排
协助领导制定工作计划和日程安排。根据领导的工作重点和任务要求，合理安排领导的时间，确保工作的高效有序进行。例如，在领导参加重要会议或者活动期间，提前安排好交通、住宿等事宜。
提醒领导重要的工作事项和会议安排。通过日程提醒工具或者人工提醒的方式，确保领导不会遗漏重要事务。
二、秘书科长任职要求
（一）教育背景
1. 一般要求具有本科及以上学历，文秘、行政管理、汉语言文学等相关专业优先。这些专业的课程设置通常包括秘书学、行政管理学、公文写作、档案管理等内容，为从事秘书工作提供了坚实的理论基础。
2. 具有相关专业的学历背景有助于更好地理解和处理行政事务、撰写高质量的公文以及进行有效的信息管理。
（二）工作经验
1. 通常需要有一定年限（一般3 - 5年）的秘书工作经验或者行政工作经验。有在类似岗位处理文件、组织会议、协调沟通等工作的经历，能够熟练应对秘书工作中的各种事务。
2. 对于有过大型活动组织经验或者跨部门协调项目经验的人员更为有利，因为这体现了其在复杂工作环境下的组织协调能力。
（三）技能要求
1. 公文写作技能
能够熟练撰写各种公文，如通知、报告、纪要、请示等。公文的格式要规范，语言表达要准确、简洁、严谨。例如，撰写会议纪要时，要能够准确记录会议的要点和决议，条理清晰，便于理解和执行。
掌握不同类型公文的写作风格和用途，根据具体情况选择合适的文种进行写作。比如，向上级汇报工作情况用报告，请求批准事项用请示。
2. 沟通协调技能
具备良好的口头沟通能力，能够清晰、准确地传达信息。在与不同层次的人员沟通时，要根据对方的身份和背景调整沟通方式，确保沟通效果。例如，与基层员工沟通时要通俗易懂，与领导沟通时要简洁明了。
有较强的协调能力，能够处理各种工作冲突和矛盾。在协调过程中，要保持客观公正的态度，善于倾听各方意见，找到双方都能接受的解决方案。
3. 办公软件技能
熟练掌握常用的办公软件，如Word（用于文档编辑）、Excel（用于数据处理和分析）、PowerPoint（用于制作演示文稿）等。能够利用这些软件高效地完成文件起草、数据统计、会议演示等工作。
例如，利用Excel进行办公用品库存管理和费用统计，利用PowerPoint制作精美的会议报告演示文稿。
4. 信息管理技能
懂得如何收集、整理和分析信息。能够利用数据库管理软件或者信息管理系统对信息进行有效的存储和检索。例如，使用专业的文件管理软件对单位的文件进行电子归档，方便快速查找。
具备信息安全意识，能够采取措施保护单位的信息安全，如设置文件访问权限、定期备份重要数据等。
（四）素质要求
1. 责任心
对工作认真负责，对待每一项任务都要严谨细致。无论是文件管理还是会议组织，都要确保工作的准确性和高质量完成。例如，在文件归档时，要仔细核对文件的完整性，避免文件丢失或错误归档。
2. 保密意识
由于秘书工作会涉及到单位的机密信息，如未发布的决策文件、商业机密等，所以必须具有高度的保密意识。严格遵守单位的保密制度，不泄露机密信息。例如，在处理涉及商业机密的文件时，要确保文件的传阅范围仅限于授权人员。
3. 团队合作精神
能够与科室成员和其他部门员工良好合作。在工作中积极配合他人，发挥自己的优势，共同完成工作任务。例如，在组织大型活动时，与市场部、后勤部等部门密切配合，充分发挥每个部门的作用。
4. 应变能力
面对工作中的突发情况，如会议临时变更、文件丢失、领导紧急任务等，能够迅速做出反应，采取有效的解决措施。例如，会议期间设备突发故障，能够及时联系技术人员进行抢修，同时安排备用的会议活动，确保会议顺利进行。
5. 学习能力
不断学习新知识、新技能，以适应单位工作和行业发展的需要。秘书工作涉及的领域广泛，如行政管理知识、行业动态等都在不断变化，需要秘书科长具备良好的学习能力，及时更新知识。例如，学习新的办公软件功能，提高工作效率；关注行业新政策，为领导提供及时的信息。
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