秘书公文处理的顺序

时间：2024-07-21 18:19:44 办公文秘我要投稿

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秘书公文处理的顺序

　　公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一，如何提高公文传收的效率和效果，是秘书工作中必须认真思考的问题。秘书公文处理的顺序是怎样的？

秘书公文处理的顺序

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般说来，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断，把“急件”放置在最上方，可以较好地提示领导，使得“急件”及时得到领导处理。“急件”有很多种，与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”，上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”，但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。

　　二、先“阅示件”后“阅知件”

　　文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文，就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。而对于“阅知件”，如《关于担任大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。

　　三、先“热点件”后“一般件”

　　每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估，这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间，与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”，这类文件的排序应当靠前。当然，所谓“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点，关注本行业、本领域的改革发展，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸，努力提高把握“热点”的能力。

　　四、先“分管件”后“相关件”

　　这一点对于服务副职领导的秘书尤其适用。一个组织或单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。一般说来，他们更多地关注各自分管领域的工作，对于有关的文件也应当作出明确的指示，这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。而对于并非分管工作而只是相关工作的文件，相对而言就不如前一类“分管件”那么“重要”了。比方说，《校团委关于举办活动的请示》，对于主管团委和学生会工作的校领导来说，这是他分管的工作，该文件属于“主管件”；而举办这个活动涉及到场地使用问题，对于主管资产或产业的校领导来说，这是与其分管工作相关的领域，该文件属于“相关件”。明白了这一点，文件如何排序也就一目了然了。

　　拓展知识：公文的处理包含哪几个环节

　　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　公文起草应当做到：

　　（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

　　（四）文种正确，格式规范。

　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

　　（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。