公文语言的写作要求

时间：2023-11-03 15:05:51 登绮办公文秘我要投稿

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公文语言的写作要求

　　公文语言应符合公文语体的要求，重实际、戒漂浮，讲实用、戒形式，求简明、戒繁冗。具体来说，公文语言在写作运用上应达到如下要求，以下是小编为大家整理的公文语言的写作要求，仅供参考，大家一起来看看吧。

公文语言的写作要求

　　公文语言的写作要求

　　1.准确严谨。

　　公文的政策性、指导性、实践性都很强，一句话不准确严谨，甚至有一个词、一个字、一个标点符号用得不当，不仅使公文的质量大打折扣，还可能使工作造成重大失误、损失和不良的影响。因此，规范地使用词语，准确严谨地表达意图，是公文语言最基本的要求。

　　公文语言要做到准确严谨，必须注意如下几个问题：

　　(1)遣词造句要遵循语法规则，避免因语法毛病造成的语言表达的不准确、不严谨。

　　例文：我们要善于发现和总结工作中的经验和问题。

　　(述宾搭配不当。修改为：我们要善于发现和总结工作中的问题和经验。或：我们在工作中要善于发现问题和总结经验。)

　　(2)要讲究修辞，避免因修辞不当造成的不准确、不严谨。

　　例文：此问题在性质上和违法犯罪决然不同，应慎重处理。

　　(此问题在性质上和违法犯罪截然不同，应慎重处理。)

　　(3)要讲究逻辑规律，避免因逻辑错误造成的不准确、不严谨。

　　例文：思想和品德修养好坏是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。

　　(肢判断中存有虚假。改正：思想和品德修养好是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。或：具有良好的思想和品德修养是青少年健康成长、一生有所作为的重要条件。)

　　(4)不要生造缩略语和简称。生造缩略语和简称的几种情况：一是，不管语言习惯，随意苟简。二是，随意凑合，令人费解。三是，指向不定，产生歧义。要注意避免出现这几方面的问题。

　　(5)要正确运用模糊语言。我们强调公文语言要准确，但并不排除模糊语言在公文中的正确运用。所谓模糊语言，是指语意不够明确，不够具体的词语。根据公文写作的需要，适当使用模糊语言，能够起到确切词语所不能起到的作用。有时，甚至使用模糊语言来表达要比使用“精确语言”来表达更为准确，更为得体。

　　模糊语言通常在以下几方面应用：一是表对象。如：各单位、各部门、各地、各高等院校、各有关人员、各位同志等。二是表数量。如：不少、许多、一些、屡次、再三、绝大多数等。三是表程度。如：基本、较丰富、高度、加强、丝毫、充足、普遍、很强、最大、难于估量等。四是表范围。如：以外、以内、广泛、左右、上下等。五是表时间。如：目前、当前、长期、偶尔、临时、最近、最近以来、今后，今后一段时间内等。其他。如：据不完全统计、据有关人士透露等。

　　应用模糊语言要注意的两个问题：一是，要把握模糊程度。即模糊也要讲究相对准确，模糊不是含糊，是可以让人们准确理解公文所要表达的意思的。如某工程明明才完成了一半，就不能说成是“基本完成 ”，否则，就是“模糊”过度了。二是要考虑特定的语言环境，即必须考虑文种、行文方向等因素，特别是应该使用否定语气的表述一般不能用模糊语句。如“禁止贪污受贿”，不能说成“原则上不准贪污受贿”，否则，就失去了公文的准确性和严肃性。

　　2.庄重得体。

　　公文是国家行政机关的喉舌，有鲜明的政治性和政策性，具有法定的权威性、强制性和行政约束力，所以，反映在其语言特点上就必须庄重严肃，只有庄重得体的语言，才能体现发文机关处理公务的严正立场和严肃态度。

　　为使公文语言庄重得体，常用的手法有：

　　(1)使用规范化的书面语言。规范化的书面语言是公文的主要表达方式，也是公文语言庄重得体的主要标志。

　　(2)切勿滥用口语、俚语。

　　例文1：“错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”

　　用规范的公文语言表述就是：“凡是去年以来不符合规定的开支以及其他奖励，都要纠正;今后的超产奖等其他奖励，一律在利润中列支。”

　　(3)切忌滥用描写、抒情。滥用描写、抒情是公文写作的大忌。

　　下面是一份很不得体的函，迻录如下：

　　xx厂：

　　贵厂女工孙xx与鄙厂宣传干事金xx是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地、鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭负担，年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一幕大悲剧。

　　鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这种牛郞织女的生活，以使一家团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道主义出发，我们决定同意金xx调往贵厂，或请你们同意孙xx调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何?

　　xxx厂

　　xx年xx月xx日

　　用规范的公文语言表述正文如下：

　　“贵厂女工孙xx与我厂宣传干事金 xx是夫妻，现两地分居，女方要照料年迈双亲，男方要照管幼弱女儿，这给他们的工作和生活带来诸多实际问题。双方多次要求调动，以解决因夫妻两地分居造成的困难。

　　鉴于以上情况，我们决定同意金xx调往贵厂，或请你们同意孙xx调往我厂。

　　特此致函，望回复。”

　　(4)适当使用文言词语。恰当使用某些约定俗成的文言词语，可以简洁地表达特殊的意义，使公文语言庄重、严肃。

　　例1，不同地区要根据各自的特点，宜农则农，宜林则林，宜牧则牧，或者以一业为主，搞多种经营。

　　例2，我国外交部发言人奉中国政府之命发表郑重声明……

　　(5)词语和语气要与文种协调一致。一是，使用敬词、谦词。公文根据行文关系的不同，使用的词语也有所不同。下行文，要体现上级机关的权威与政策水平，用词明确、具体。上行文，用词宜尊重、简要、讲究分寸，体现出下级机关对上级机关敬重负责的态度。平行文，用词应谦和、礼貌，要体现出诚恳合作、协商共事的愿望。敬词、谦词通常多用于文尾或开端。二是，对不同的行文对象，要使用不同的语气。比如，请求上级机关帮助解决问题或报告情况，或是不相隶属机关单位之间商洽工作，态度要诚恳，语气要平和;对下级机关行文，态度要鲜明，要求要具体;对社会和群众发布通告公告，文字要通俗易懂，内容要实实在在，等等。

　　在句式方面，对不同的对象也有不同的要求。上行文多用陈述句，下行文多用祈使句，而平行文的措词更注重平等的关系。总之，公文的遣词造句和语气必须与公文的行文关系和行文对象相一致。

　　3.简洁凝炼。

　　公文语言讲究简洁凝炼，一诺千金。简洁凝炼，就是语言干净利落，畅达易懂，用最简练的文字表达最大容量的内容，做到“文约事丰”、言简意明。

　　(1)要精炼语句，避免冗词赘句。精练语句，即斟酌、精练词语和句子，这是提高修辞技巧使公文语言简洁凝炼的基础性问题。语句不精练，就不能以少驭多，言简意赅、准确严密地表达，以致词语重复累赘，句子杂乱无章。

　　例1：停放自行车，必须停放在停车处或指定地点。

　　(自行车必须停放在停车处或指定地点。)

　　(2)尽可能地使用短句。公文写作要“精于炼句”，力求“意则期多，字唯求少”，而炼句的重要一方面就是“炼词”。炼词就是要使公文语言精确，有分寸感，力求贴切、恰当。长句由于句子成分复杂，限制和修辞语多，就显得繁冗，读起来比较费劲。因此，公文写作应尽量使用短句。

　　(3)准确地使用简缩词组(缩略语)。简缩词组是指通过一定方式省略若干语素词而简缩了的专用名称。恰当地运用缩略语，可以收到以少胜多、以简驭繁的效果。

　　4.平实流畅。

　　所谓平实，就是言之有理，言之有物，语意实在。公文重在实用，指导工作，所以在语言运用上要力求朴实，直陈其事，不要拐弯抹角，含蓄隐讳，故弄玄虚，也不要刻意藻饰、渲染、铺陈。同时，要注意避免语法错误，使公文通顺流畅。一是要平铺直叙。二是要明白晓畅，既不含蓄，又不意在弦外。三是慎用技术性、专业性很强的术语。

　　5.鲜明生动。

　　语言的鲜明生动是公文写作的又一标准。我们讲公文语言要平实，并不是说公文语言可以不讲究形式美，恰恰相反，公文表达要给人以美感，这是公文语言的基本要求之一。要使公文语言鲜明生动，必须在“情”、“形”、“声”三个字上下功夫。

　　一要动之于“情”。所谓“情”就是要情真意切，富于情感。公文用语同样需要情感，需要褒贬爱憎，喜怒哀乐。

　　二要塑之于“形”。即言之有物，形象具体，丰富生动。

　　三要造之于“声”。所谓“声”，即语气和谐，节奏鲜明，读起来爽口，听起来悦耳。

　　公文语言的写作要求

　　一、公文的语言特点

　　庄重、准确、简练、平实。

　　二、正确选用词语

　　1、规范使用书面词语。

　　2、使用含义明确、范围限定的词语，避免产生歧义。

　　3、在表达事物范围和程度时，应注意其符合事物的实际情况。

　　4、不能随便使用外来词和时髦新词语。

　　5、恰当选用模糊词语。（不是指含糊不清、摸棱两可、似是而非、容易产生歧义的词语，而是一种概括性比较宽泛的语言。）如：通过学习，大家进一步明确了科教兴国的重要性，近年来，一些地区，个别单位，各种措施，屡次，酌情，大约，预计，往往，数万，八百多，大多数，个别，有的等模糊性词语。

　　三、恰当选用公文专门用语

　　1、称谓词。第一人称我、本后加部、委、办、校、公司等。本比我更具有庄重、严肃的色彩，本常用在比较庄重的正式场合。第二人称：贵，你后加部、委、办、校、公司等表示机构的名称，你和贵不能通用，贵表示行文双方具有正式的工作关系，并特别表示对对方机关的尊敬和礼貌，常用在涉外和不相隶属的机关行文中，你表示行文双方是同一组织系统的上下级机构或工作关系比较密切的平级机构，因此常用与下行文或平行文中。第三人称：该，其后加表示人、机构、事物的称呼。

　　2、领叙词。用以引出公文撰写的根据、理由或公文具体内容的词。常用的：查、奉、根据、按照、遵照、依照、本着、鉴于、敬悉、欣（惊、谨）悉、……收悉、为了……特……、……现……如下……等。

　　3、追叙词。用以引出被追叙事实的词。公文中有时要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现的自然，如：经、业经、前经、均经、即经、复经等。

　　4、承转词。是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有"为此"、"据此"、"故此"、"有鉴于此"、"鉴此"、"综上所述"、总而言之、总之等。

　　5、祈请词。是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有"请"、"敬请"、"谨请"、"恳请"、"务请"、"烦请"、"希"、"敬希"、"望"等。

　　6、商洽词。是公文中用于征询对方意见的用词，具有探询语气。主要有"商"、"商请"、"当否"、"可否"、"妥否"、"是否可行"、"是否恰当"、是否同意、意见如何等。

　　7、受事词。是公文中表示接受事情的用词，向对方表示感激、感谢时使用的词。如承蒙、"收悉"、"收到"、"接到"等。一般用于涉外的公文或平行文。

　　8、命令词。即表示命令或告诫语气的词语。命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有：着令、着、特命、责成、务必、严禁、勒令、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。

　　9、目的词。即直接交代行文目的的词语，用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发。用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行。用于知照性的文件，有：周知、知照、备案、审阅。

　　10、表态词。又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用的有：准予备案、照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等。

　　11、时态词。兹、现、顷、即将、一向、一直、届时、届此、值此、定（按、如、先、限）期、已、着即、着、方。

　　12、报送词语。

　　13、结尾词。即置于正文最后，表示正文结束的词语。使用结尾词，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。常用的有：此致、此布、特此报告、为要、为盼、为荷、特此函达、敬礼、谨致谢忱等。

　　请示：以上请示，妥否，请即批复为盼。

　　……为要……（用与下行文）。……为盼……（用于平行文、上行文），……为荷（感）……（用于平行文）。

　　四、公文的表达方式

　　叙述：求实、概括、夹叙夹议；议论；说明。

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