做好秘书工作的四个基本功

时间：2022-08-04 10:16:06 办公文秘我要投稿

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做好秘书工作的四个基本功

　　秘书是各级领导人的智囊和助手，辅助领导人从事各项管理工作，肩负参谋助手、协调综合、督促检查、拾遗补缺、宣传策划等重大责任。下面是小编为大家整理的做好秘书工作的四个基本功，仅供参考，希望能够帮助到大家。

做好秘书工作的四个基本功

　　在新的形势下，秘书如何强化“三服务”（为领导工作服务、为上下级和同级机关工作服务、为人民群众服务），落实“三细化”（办文严细化、办会精细化、办事明细化），实现“三满意”（领导满意、部门满意、基层群众满意），笔者认为离不开意识、效率、能力、作风这四个基本要素。

　　意识是做好秘书工作的前提

　　超前。超前源于对情况的了解和把握。所谓“知情早、晓事快、见事深、谋事准”，是对秘书工作的基本要求。当前正处于信息时代，各种情况层出不穷又瞬息万变，无形中对秘书工作提出了新的更高的要求。如果秘书不去适应，或是对外部情况不作调查研究，不掌握了解，就不可能对事物的发展趋势作出科学的预测和判断，认知水平和思维方式就无法及时跟进，服务工作也就无从谈起，参谋和助手等作用更是无从发挥。因此，秘书必须顺应形势发展，做一个遇事留心、工作用心、办事细心的有心人，自觉培养超前服务意识，努力做到知上情、熟下情、悉内情、明外情。

　　主动。有行动才能有作为。主动性是发挥积极性和创造性的基础。凡事都要主动些，尤其要在事前将各方面因素考虑周到，多问一些为什么，多一些角度看问题，多提供一些方案，多预测一些结果，借助经验和缜密思考推动工作。

　　尽责。责任心既是思想认识问题，更是一种态度，是一个人的思想素质、精神境界、职业道德的综合体现。有了责任心，才会有积极主动的态度、深入扎实的作风、认真负责的精神，才会有做好工作的信心、决心和恒心，才会出思路、出办法、出成效。办公室同志一定要有“服务工作无小事”，“做好的每件大事都是小事，做错的每件小事都是大事”的意识，凡事从“小”、从“细”、从“微”做起。如此，才能把简单的事做得不简单，把平凡的事做得不平凡。

　　效率是做好秘书工作的核心

　　把握节奏。节奏慢了误事，节奏乱了坏事，节奏太快又无济于事。如何把握？唯在一个“度”字。其核心是三个观念。一是适度观念。任何事物都是与别的事物相对存在的，比如“质量”与“效率”就是一个问题的两个方面，“程序”与“效率”更是一对矛盾。在难以两全的情况下，就要善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求使服务质量与工作效率达到有机的统一。二是灵活观念。原则性和灵活性相结合，办事既要有依据，遵循基本的政策、制度、规律，又坚持实事求是，讲求灵活性和机动性。不要死抠“本本”，死抱“框框”，死背“条条”。三是辩证观念。辩证地看待和处理大与小、轻与重、缓与急的关系，不搞绝对化和极端化，确保“三办”等服务工作有序进行。

　　强化质量。质量是服务工作的一把重要标尺，与效率相辅相成。要保质保量完成各项工作任务，就必须在“快、准、严、细、实”上下功夫。“快”就是快速，“准”就是准确，“严”就是严谨，“细”就是细致。唯细才能落实，唯细才能运作到位。无论办文、办会、办事，都要有不厌其烦的精神，一丝不苟的态度。“实”就是务实。

　　团结协作。团结出成绩，出形象，更出效率。办公室的大多数工作都是“集体项目”，与“窗口、服务、形象”相关，与“大局、全局、中心相系。因此，办公室工作应“分工不分家”，“补台不拆台”，“站准位”，不“越位”，和衷共济，相互沟通，相互支持配合，各项服务工作才能有条不紊、扎实有效。

　　能力是做好秘书工作的关键

　　谋大事。所谓谋大事，就是围绕中心、服务大局、谋划全局，知关节、得要领，当大参谋、出大主意。就秘书而言，凡事要从大局、全局出发，经常思考研究事关改革、发展、稳定的大事，及时了解本单位、本部门、本行业的要事，以及周围的新事，做到“身在兵位，胸为帅谋;不在其位，学谋其政;突出重点，统筹兼顾;大处着眼，小处入手”，这样，才有可能当好大参谋、出好大主意。

　　善协调。综合协调是一门管理艺术，也是一种综合能力。对上协调时要树立全局意识。要紧紧围绕一个时期的中心工作或所承办的任务，坚持原则性和灵活性相结合，既注重把握上级的决策意图，又及时掌握有关部门的最新动态，力求准确全面地向领导反馈工作进展情况，供领导决策参考。部门协调时要树立协商意识。日常工作要注重先预告、早通气，特别是重要文件的起草、重大会议与活动的组织安排等，在酝酿、处理、提供决策之前，要及时与有关部门沟通协商;遇有不同意见时，要反复协调，取得共识后再逐级呈送领导审批。对下协调时要树立服务意识。要自觉摆正位置，掌握分寸，注意尺度，不能颐指气使，拿领导的话压人。要善于倾听各方面的意见和建议，缩小分歧点，发现共同点，把协调工作做深、做细、做到位。

　　强素质。首先，政治思想要强。办公室工作的政治性、政策性、机要性等特点，决定了秘书必须具备一定的政治理论素质。因此，要自觉把加强思想政治建设摆上重要位置，把理论学习和提高修养贯穿于工作之中，切实提高政治敏感度、政治鉴别力和政治觉悟性。其次，业务能力要精。要立足本职岗位，通过勤学苦练，努力使自己成为“张口能讲、提笔能写、无事能思、有事能办”，精通各项业务的行家里手。再次，综合素质要硬。办公室的参谋助手作用直观地体现在起草文稿、提供信息、调查研究等工作中。起草文稿要出思路、出观点;提供信息要及时、准确、适用;调查研究要“文当其时，谋当其用”，做到研究在领导决策之前，参谋在领导思考之中，不放“马后炮”。最后，服务形象要好。

　　作风是做好秘书工作的保证

　　保持良好精神状态。良好的精神状态是做好工作的保证。有人曾把秘书形容为“幕后一身汗，台前靠边站”，“默默无闻做着轰轰烈烈的事，辛辛苦苦做着风风光光的人”。因此，秘书工作特别需要爱岗敬业、埋头苦干、无私奉献、不计名利和甘当无名英雄的“三平精神”（平凡之中的伟大追求、平静之中的满腔热血、平常之中的强烈责任感）。只有认识到这一点，才能保持良好的精神状态，兢兢业业做好本职工作。

　　保持务实工作作风。为政之要，贵在落实。服务工作，尤应如此。要坚持说实话、办实事、求实效，不投机取巧;要吃得起苦，受得了“气”，耐得住寂寞;要凭真抓实干，靠真才实学，求真功实绩。文字工作要经得起推敲，会务工作要经得起检验，事务工作要经得起端详。领导交办的事要快办、办好;群众反映的问题要分析、汇报;上级下达的指示要记录、传达。总之，要勤勉尽责，忠于本职，脚踏实地，扎实服务。

　　保持健康身心状态。身体和心理的健康状态能左右一个人的思想，影响一个人的行为，决定一个人的工作成败。身体健康，心态良好，就会宁静而安详，就会迸发出活力与干劲，而且无论工作多么辛苦，怎么繁忙，都能够忍耐承受。秘书岗位不仅需要秘书具备方方面面的能力，而且需要付出比别人更多的努力。这种岗位的特殊性，容易对人的身心健康造成损害。因此，从事秘书工作的同志要特别注重劳逸结合，保持身心健康，培养从容淡定的心态，这样才能在平凡的岗位上沉得下心、稳得住神、静得下气，在日常工作和突发性事务面前“拉得出、用得上、干得好、信得过”。

　　拓展：做好秘书工作需要具备哪些素质

　　基本素质

　　身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

　　心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

　　业务素质

　　理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

　　实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

　　办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

　　文化素质

　　社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

　　外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

　　此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

　　俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

　　但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个 “重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

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