如何提高秘书工作素质

时间：2023-03-29 15:26:51 松涛办公文秘我要投稿

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如何提高秘书工作素质

　　秘书工作，充满魅力。提升秘书工作的理论和实践水平，永无止境。如何提高秘书工作素质？下面是小编分享的建议，一起来看一下吧。

如何提高秘书工作素质

　　秘书工作是需要智慧的工作，是需要境界的工作，是值得付出和奉献的工作。我想有7个字与大家分享：勤、密、参、快、严、谦、学。

　　勤。即：口勤多问、手勤多记、腿勤多走、脑勤多想。重要工作要及时请示报告，不太明了的事项要了解清楚，领导的指示、重要谈话要随时记录下来，别人没有想到的问题要想到，别人没有考虑到的地方要考虑到。可以说，勤奋是做好秘书工作的保证。

　　密。“秘书”二字，“秘”字当头，“书”字次之。作为秘书，必须做到严守秘密、谨言慎行，时刻注意身份、把握分寸，不该说的不说，不该问的不问。只有时刻绷紧保密这根弦，才能防止密从口出，造成恶劣的影响。可以说，保密是做好秘书工作的基本要求。

　　参。作为秘书，不光是为领导提袋子、端杯子、叫车子，更要为领导出主意、当参谋。要善于站在全局的高度，把注意力集中在牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既了解面上的总体工作，又了解近期的重点工作，为领导决策提供信息，提出意见、建议。可以说，参谋助手作用是秘书工作的创造性服务。

　　快。即讲究效率，好中求快。反应要快，对领导的意图要迅速敏锐地领会，抓住要点，付诸行动。办事要快，工作雷厉风行，不拖拖拉拉。领导布置的事，今日事，今日毕。可以说，优质高效是秘书工作水平的重要体现。

　　严。即严格要求自己。实事求是，客观公正，不掺杂个人感情，祛除私心杂念，言之有物，言之有据，言之有理，言之有信。同时遵章守纪，接受监督，守得住清贫，耐得住寂寞，抗得住诱惑。可以说，严格律己是秘书工作岗位要求的必备品质。

　　谦。即谦虚谨慎，平等待人。“满招损，谦受益”，时刻保持一颗平常心，不以岗位特殊盛气凌人，树立平易、礼貌、诚恳的人格形象。可以说，谦虚是秘书人员应自觉提升的修养。

　　学。即加强学习，提升素质。当今社会，学习力已经成为核心竞争力。联合国教科文组织的一项统计表明，人类知识总量的98.4%是近三十年获得的，可见知识更新速度之快。在我国，一些大学所设的专业，刚上大学所学的知识，大学毕业时可能已经过时。学习不仅是工作需要，也正在逐渐成为我们的生活方式。可以说，良好的素质能力是做好秘书工作的基础条件。

　　如何提高你的工作效率

　　你是否曾有过这种：当你回顾自己度过的一周时感到消沉，因为你未能完成自身所期望的那么多工作。当你在打造一个的生涯或你自己的时，时间或许是你最宝贵的，如何支配你的时间直接决定了你的收入。你无法购买自身拥有之外的时间，而时钟却永不停息地滴答作响。

　　几年前，我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法，在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念，并且你不必为之付出比现在更多的。

　　使用一个详细的日程表

　　更好地管理你的时间的首要任务是找出你现在支配时间的方式。使用一个日程表是完成此步骤最有效的方法。仅需尝试一天，你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞察。该测量的举动通常足以把你的无意识习惯提升到意识层面，如此你才有机会仔细检视并它们。

　　此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来，可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法，或是一整天都用。一天结束时，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽：记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候，可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50—100个日程记录。

　　你可能会惊讶地发现，你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去，及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点，而下午3点半左右就开始懈怠了。

　　分析你的结果

　　我第一次使用日程表时，我一周在办公室花费了约60个小时，却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍，我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了？我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失——过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求、通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等等。

　　计算你的个人效率比

　　当我察觉自己在办公室里耗了60个小时，却只完成了15个小时的实质性工作时，我开始自问一些有趣的问题。我的收入和成就感仅仅来自那15个小时，而不是我在办公室耗费的所有时间。因此我决定开始记录我的每日效率比，也即我在实质性工作上耗费的时间除以我在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25％的时间时这确实令我糟透了。我同时认识到，仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。

　　效率比＝实际工作时间/总的“工作时间”

　　用减少总时间推动效率提升

　　假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情，你的机率很大。这是当我试着约束自己去更地工作时的自然而然的结果。事实上，试图更只会降低我的动力并让我的“效率比”更低。因此我很不情愿地决定尝试相反的方法。第二天我只允许自己在办公室待上5个小时，而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈，有趣的事情发生了，我肯定你能想象得到。我的大脑把工作时间当成了稀罕物，因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90％。我在一周接下来的几天里继续这个实验，于是这周在办公室度过的30个小时当中，我完成了25小时的工作，效率比超过80％。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。假如你的日程表显示你的效率比十分低下，那就试着在一天中严格限制你的工作总时间，看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫，你突然间就会变得极有效率，因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时，你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时，很容易就变得效率低下。

　　保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间

　　在几周的时间里，我能在保持自己的效率超过 80％的同时逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年，一般每周约有40小时用来干实质性工作，同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间，我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时，也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使成效提升了三倍，并且仍有大量时间来追求个人爱好。

　　使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过，日程表必须定期使用，才能产生这些优势。我每3—6个月用一次日程表，多年来它让我有了巨大的，总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表，我的生产率就会逐渐下降——因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。你将如我一样，发觉你对生产率的感受与你完成了多少实质性工作密切相关。当你感到自己的生产率低于想达到的，就利用日程表来提升你的意识和测量你的“效率比”，而后优化你的效率，直至生产率恢复如初。

　　记录日程是一种高效且无需什么就能做到的方法，而它的长期回报是惊人的。

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