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秘书工作目前发展的形势和任务
办公意思是处理公事，处理公务。语出《二十年目睹之怪现状》第十回：“他的意思，还以为那包探、巡捕是办公的人，一定公正的呢。”以下是小编收集整理的秘书工作目前发展的形势和任务，希望对大家有所帮助。
在社会发展中，秘书一直是一个重要的职业，也是具有悠久历史的传统职业。秘书在领导和员工中发挥着桥梁和纽带的作用，在正确领会上级意图的同时，还要能够将这样的意图布置到基层中。现代信息技术手段的应用可以提高秘书的工作效率，减少工作负担。
目前我国的市场经济体制改革不断深化，随之各行业也在不断深化，秘书行业更是先行一步。新时期我国的秘书工作发生了很大的变化，不管是工作范围和工作内容都发生了很大的变化。尤其是工作手段更是日新月异，为领导工作的服务和参谋功能越发增强。探讨目前秘书工作的形势和发展趋势，对于做好秘书工作具有极大的促进作用。
一、明确秘书工作的领域
在社会发展中，秘书一直是一个重要的职业，也是具有悠久历史的传统职业。秘书的工作领域包括负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作等范畴。接听电话、处理文案、撰写会议通知、记录会议纪要、处理日常信函、负责工作报告的撰写、商务会谈的安排、商务旅行的安排、存档资料、备份文件等等，还包括接待访客等。秘书工作的领域是很大的，内容也是浩繁的。在这些领域中，秘书的核心工作就是围绕领导和本部门的核心工作开展自己的工作。由此可见秘书的工作既有管理的内容也有服务的内容，既是管理者也是服务者和被管理者，秘书岗位的重要性由此可见一般。这一重要性也决定了对秘书自身素质的要求很高，具有中文基础，具有本科以上学历，具有一定的文字整理能力、归档梳理资料的能力，除此之外还有综合协调能力、财务知识的掌握能力、一定的外语基础，思维能力强、反应能力强、语言能力强、文字能力强、沟通能力强、能够利用现代化的办公手段提高工作效率。对工作内容和工作的发展趋势有一定的预见性和判断性，有掌控工作全面的能力，能够和各种类型的上司和谐相处，具有办事细致、处事谨慎的特点，善于自我管理、自我约束，日常工作能克服困难保持工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。
二、秘书工作的现状分析
秘书工作是一个很庞大的群体，在各行各业中占有一定的比例，是市场需求旺盛的一类人群。随着经济的发展和繁荣，社会上对秘书职业的需求会更高，对秘书素质的要求也会更高，秘书会受到越来越高的重视。如今的秘书工作早已经改变了传统意义上的端茶倒水的功能和形式，取而代之的是为领导做好参谋做好助手的内容。秘书的素质也提高了很多，在信息技术的手段应用上、语言交际上、政策水平上、外语能力上都较之以前有了很大的改变，所以新时期的秘书工作不管是形式、内容等都发生了很大的变化，也使秘书工作发生了根本的变化。对于工作中的判断能力和管理能力要求更高。但是内容改变了，领域拓宽了，责任和风险也变大了。秘书的工作时间不固定，工作内容事无巨细都要亲历亲为，浩繁的工作内容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽会酿成大问题，这个风险是很大的。秘书在领导和员工中发挥着桥梁和纽带的作用，在正确领会上级意图的同时，还要能够将这样的意图布置到基层中。并且要时刻保持紧张的神经替领导过滤日常的重要工作。辅助领导工作而不是替代领导做决策。工资不高、工作压力却很大，这是目前秘书工作的主要现状。
三、秘书工作的发展趋势
好的秘书可以影响领导的工作效果。世界首富比尔盖茨的秘书露比就在其秘书生涯中发挥了及其重要的作用，成为影响盖茨和微软企业发展的重要一员。秘书是躲在领导身后工作的人，默默无闻。但是优秀的秘书在工作中发挥的作用是无形而巨大的，不可低估的影响着领导的工作效率。因此新时期秘书工作的发展具有三大趋势。
（一）工作责任更大
秘书的工作是处理文件等文档资料，在文件的传阅中，要提醒领导工作内容的轻重缓急，帮助领导掌握工作的内容、日程、控制时间等。所以这样的结构是秘书的工作责任变大，一些文件的处理过程中，如果不能及时和有效，那么可能会导致严重的后果。秘书要提醒领导哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放缓，这都是秘书要做的工作，因此责任变大是必须的。秘书要做好承担一定责任的心理准备，必要的时候还有要替领导承担责任。
（二）参谋职能的强化
目前的秘书行业是需求很大的一个领域，并且秘书的工作也专门化了。在国外秘书要有职业资格，接受专门的培训。在我国对秘书人员综合素质的要求也在逐步提高，并且秘书的工作分工会越来越细化，公文写作以及文书处理，会务工作以及档案管理，接待信访具有保密意识等，都需要秘书具有较强的专业化能力。
（三）办公现代化趋势
计算机技术已经深入人们生活的各个角落，彻底改变了人们日常的工作和生活。秘书工作作为最前沿的工作领域，对现代化办公手段、信息技术的应用等，都具有很高的要求。复印打印、传真缩微、文档利用邮件收发、微博管理，微信平台的构建，电脑速记机应用等能力，都需要秘书做到炉火纯青。现代信息技术手段的应用可以提高秘书的工作效率，减少工作负担。所以未来的秘书工作对信息技术的依赖性会更高，对秘书应用信息技术手段的素质要求也会更高。
秘书的工作重要而隐蔽，处在幕后却要付出实际努力。综合素质的提高和工作能力的提高是做好秘书工作的前提。新时期的科学技术发展和工作内容的变化等，都发生了极大的变化。秘书要正确认知自己，摆正自己的位置，守规矩、不越权，保持高度紧张维护部门和领导的利益。具有全局意识，能高屋建瓴地对待工作问题和处理办法，这是一个好秘书必备的素质。
有关秘书工作的认识
现代文秘人员是一个很大的群体，通俗地说，他们是工薪族中的白领阶层，可以胜任经理助理、秘书、统计员、推销员、文书、资料员、档案员等职位的工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼还可以成为各行各业带文职性质的技术人才或基层领导人。那么，文秘人员应该具备哪些能力，才能适应新时期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?
一.表达能力
文秘人员种.种职能的实现，都离不开语言文字的表述，有人说文秘人员的工作是“写出来，说出来”的，这是有一定道理的。良好的表达能力是对文秘人员的特殊要求，而文字表达和口头表达是表达能力的基本体现。文字表达能力被看作是文秘人员的“看家本领”和基本功。文秘写作的涉及面很广，小到一个电话记录、一个通知、一个情况汇报，大到年度工作总结、任期工作报告等。因此它要求文秘人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各种文体的写作技巧，努力把自己锻炼成公文写作的高手。口头表达能力是文秘人员的“口功”。文秘人员人员对上级汇报工作，请示问题，提出建议;对下传达指令，沟通情况，组织协调;对外开展公关，公务交往，社会应酬。都对其口头表达能力提出了很高的要求。文秘人员的口头表达要用精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”、“言简而理周”。要了解交流对象的特征，准确把握对方的意图和要求，充分认识语言表达的环境，研究表达的时机和方式。
二.办事能力
文秘人员每天都要面对大量的事务性工作，如文书事务、接待事务、电话事务、会议事务、领导者交办的事项等，办事成了文秘人员的一项基本职能。要提高自己的办事能力，文秘人员首先要熟悉办事渠道，了解有关部门的职权范围，知晓办理各项事务的方式和途径。其次，掌握办事程序。如公文的管理，介绍信的开具，会议的组织，来宾的接待等事务的办理，都具有程序化的特点。遵循既定程序办事，可以少走弯路，提高效率。最后，要善于交往和应变。办理事务的过程，其实就是人与人交往的过程，因此，要了解人事关系，长于接人待物，善于交际艺术。同时，文秘人员要具备较强的应变能力，能根据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理，尤其是对于突发事件，更要机敏应对，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动的处理。
三.协调能力
在现代社会中，协调是一种广泛性的社会活动。协调能力已成为一种主要的公共关系能力，这种能力是现代人生活和生存之必需。对文秘工作而言尤其需要具备协调能力。具体表现在以下几个方面：首先是与主管领导的协调。文秘人员要及时向领导报告工作，请求对某一问题的指示，以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。其次是与主管领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉的工作，由多个领导分管，需要多个领导协商解决，而领导之间的碰面需要一定的程序，有时要靠文秘人员做好先期的沟通和协调。再次是同事之间的协调。文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才能完成，这是内部职能分工的要求。第四是与服务对象的协调。文秘人员应认真对待每一位服务对象，对他们的不满要做好说服解释工作，争取他们的理解和支持，对他们不合理的要求和不正确的意见要进行合理疏导，使他们放弃自己的想法，力求给每个服务对象一个满意。
四.合作能力
信息时代的社会分工越来越细，某项工作或者某件事务通常需要若干人通力协作才能完成，因此在这个团结协作的过程中，需要发挥团队精神。同样，文秘部门的许多工作也要靠集体协作才能完成，如遇到重要任务、紧急情况、重大活动、大型会议，只有集中人员，团结协作打歼灭战，才能保证按时完成任务。因此，文秘人员要树立整体观念、团结观念、互助观念。经常通气，加强联系，主动交流信息，面对面商量解决问题;遇到难题，要主动请教别人，主动帮助别人，主动想办法解决;遇到共同办理的事项，彼此都竭智尽力，相互支持，通力合作，争挑重担，在工作中大力发扬团结互助的合作精神。
五.操作能力
随着新技术革命对社会各领域的冲击，文秘人员仅靠两只手、两条腿、一只笔、一张嘴的工作方法，已难以适应时代的需求。目前，文秘人员实行办公手段现代化的条件已经具备，办公自动化浪潮对我国的文秘工作产生了深刻的影响。因此，对现代办公设备的熟练操作能力，是高效率完成文秘工作所必须具备的。这种能力主要包括：中(英)文打字机、电话机、电传机、复印机、录音录像机、照相机、文字处理机和电子计算机等设备的使用、保养和初步维修的本领，对于书法、速记、编辑、校对、档案管理、信息处理等技术的掌握和运用的本领，对网络资源的搜集利用和上传下载本领以及轿车、摩托车等交通工具驾驶的本领等。
新时期对文秘人员的能力要求不是单一的。只有具备各种能力都较强的综合素质，才能适应社会的发展和时代的脉搏，才能成为日益竞争的文秘行业的佼佼者，才能在职场的大海中尽情畅游。
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