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秘书怎样做好大型会议的组织安排工作
会议,是领导机关实行领导的重要方式,是执行党的民主集中制原则、实行科学民主决策的有效途径。地方各级党政机关组织的大型会议,在社会政治经济生活中发挥着非常重要的作用。要做好会议特别是大型会议的组织安排工作,可从以下几个方面努力。
一要在超前筹划、科学安排上下功夫
所谓“超前筹划”,就是在准确把握领导意图的基础上,想领导所想,急领导所急,积极主动、周密细致地做好会前的各项组织和准备工作。
会前的筹备工作关键要抓住两点:一是抓总体安排方案的起草。一旦确定开会,应立即着手拟制详细的会议安排方案。在方案中,大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论(或乘车)编组、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工,小到会场布置,包括会标尾标、座次安排、席卡摆放、灯光音响、进场引导、会间服务,还有会议用车安排等等,都应有明确而又具体的意见。在安排方案中,要把各种可能性、复杂性、多变性估计充分,并制定出相应的对策、措施和预案,有时还要提供两种以上方案,供领导选择。
二是按照会议安排方案确定的职责分工抓落实。会议安排方案经领导审定后,应由会议秘书处负责人召集各组负责人会议,分解落实各项工作任务,并按倒计时的办法,逐日督促检查各项工作的落实和完成情况。会前筹备工作非常重要,筹备工作搞好了,就为会议的顺利召开打下了好的基础,等于会议成功了一半。所以,在会议筹备工作中要求考虑周全,分工周密,安排周到。
所谓“科学安排”,就是要熟练掌握和运用会议的内在规律,对会议的每一个细节作出精心部署和科学安排,以最大限度地体现领导意图、提高会议效率、完成会议确定的各项任务。如在党代会和人代会的日程安排上,大体可分工作报告和人事选举两个阶段。要使与会代表在讨论工作报告时达到最佳效果,就得向代表充分展示经济和社会发展成就,以鼓舞士气,增强信心,为大会的圆满成功提供强有力的思想和舆论支持。
为此,应做好三个方面的工作:一是在讨论工作报告期间,安排领导同志到各代表团(组)参加讨论,了解、掌握思想动态,解答代表提出的问题,并作导向性、结论性的发言。二是发挥新闻媒体的作用,从正面报道本地改革开放和社会主义现代化建设成就,形成浓厚的舆论氛围,发挥正确的舆论导向作用。三是组织一些成果展览和现场参观活动。这些活动,生动直观,真实可信,具有较强的说服力和感染力。在人事酝酿和选举阶段的日程安排上,要一改讨论工作报告时那种从容不迫的节奏,既要严格按照法律程序让代表了解候选人的情况,并充分发表意见,又要对酝酿讨论的时间作出合理安排,对前后程序之间的过渡时间应尽量压缩和减少,使之高效紧凑,一气呵成。切忌拖沓和松散。
二要在精心组织、规范管理上上台阶
在做好筹备工作的基础上,要对会议期间的每一项工作、每一个环节精心组织、严密实施、规范操作、科学管理,把会议的各项工作纳入严谨、规范、有序的管理轨道,使之繁忙而有秩序、紧张而有条理。要做到这一点,除了严格按会务规范程序操作外,还应重点抓好三个“关键”:
(一)抓关键环节。一是抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的,也最容易忙中出错。因此,要做好报到工作,必须力量要足,分工要细,思路要清,工作要实。二是抓每天一次的协调会。会议期间的很多矛盾和问题都可以在协调会上得到及时、有效的处理,使会议有条不紊地进行。三是抓大会值班工作。要求值班人员认真接洽和处理好各项事宜,并做好值班记录和交接班工作。
(二)抓关键人员。所谓“关键人员”是指主要领导和会议各组(团)工作人员。一般来说,只要把主要领导在会议期间的活动及相关服务工作做好,会议就不会出大的乱子;只要把各组(团)工作人员的积极性调动好、把作用发挥好,再复杂的会也能开好。在会议开幕之前,大会秘书处负责人应召开各组(团)工作人员和大会秘书处各组负责人会议,就会议的活动安排、文件分发、简报快报、生活服务、安全保密及注意事项等方面的工作作出具体部署,并提出明确要求,会议期间还应视工作需要,随时召开各组(团)工作人员会议。
(三)抓关键场次。所谓“关键场次”,是指会议期间的全体会议,即大会。要把大会作为整个会议的重中之重,高度重视,精心准备,组织精干力量,逐项检查,逐项落实。一般在每次大会的前一天,会务组(或会议秘书处)有关负责人要对大会的各项准备工作全面检查落实一遍,包括参加会议的主要领导同志是否通知落实,主席台及会场座次安排是否准确,主持词是否起草并送审,大会文件、材料是否送印并分发,验证、保卫工作是否部署和安排等等。特别是会场布置情况要作为重点进行检查。
三要在加强协作、高效运转上出实效
做好大型会议的组织安排工作,光有严格的程序和科学的规范是不够的,还要在操作和实施过程中,进一步加强协调、密切协作,实现高效运转、优质服务。
一要加强协调,密切协作。一次大型会议涉及方方面面,参与会议组织工作的单位少则几个、多则十几个甚至几十个。怎样把方方面面工作人员的思想和行动统一到会议的要求上来,使整个会议机器在同一个节拍上高效运转,成为步调一致、协作和谐的整体,这就必须加大协调和协作的力度,把协调和协作贯穿于会议的始终。实践证明,大型会议期间,一天一次协调会非常必要,而且行之有效。对于及时发现和解决可能出现的矛盾和问题,确保会议健康、有序地进行,具有十分重要的作用。如遇紧急情况,还可随时召开协调会。这就要求全体会议工作人员发扬大协作、大团结的精神,密切配合,相互补台,发现问题,及时解决。
二要高效运转,优质服务。会议组织工作的好坏,不仅关系到领导机关工作意图能否实现,而且直接反映出工作人员政治素质、业务水平、行政效率的高低及精神风貌、工作作风的好坏。一次大型会议,既是一次严格的考验,也是一次难得的锻炼。作为会议工作人员应时时刻刻、事事处处有一种如履薄冰、谨慎小心的精神状态,既要“静如处子”——严谨细致,踏实苦干;又要“动如脱兔”——雷厉风行、高效运转,优质高效地做好会议的服务工作。
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