机关文秘的“武功秘籍”

时间:2020-10-10 10:52:15 办公文秘 我要投稿

机关文秘必备的“武功秘籍”

  公文写作水平的提高非一朝一夕之功,不能一蹴而就、一步到位,也不能蹩脚郎中治病——头痛医头、脚痛医脚,就写而写、为练而练。下面给大家介绍机关文秘必备的“武功秘籍”,欢迎阅读!

  机关文秘必备的“武功秘籍”

  劈柴不照纹,累死劈柴人。我们进行公文写作的“纹”,就是所在部门的发展脉络,即所处发展阶段、发展态势、优势特点、存在短板等情况。可以通过查阅上级来文、下级呈文、本部门成文、信息简报、发展规划以及历年工作部署、总结等文件资料来熟悉和掌握。对发展脉络有了宏观性、格局性的把握,起草公文才能更具指导性和针对性。

  2强化语感培养要多“看”

  多浏览党报党刊、上级讲话、条例办法,认真研究领导在各种场合的发言,领会公文的写作要求、写作要领,参悟行文习惯、行文特点,并不断深化理解、咀嚼揣摩。这样起草公文时才能“卖什么吆喝什么”“到哪山唱哪歌”,既不讲外行话,又符合行文习惯。

  3加强逻辑认知要多“学”

  逻辑是思维的体操,学习一些基本的逻辑常识,掌握一些概念关系、性质命题、推理方法等方面的逻辑知识,了解一些常见的逻辑错误、逻辑理念、逻辑方法,不但可以防止写文章过程中出现主次不分、条理不清、概念混乱、逻辑跳跃等多种问题,还可以让思维更加全面、深刻和理性,对矛盾问题的处理更加科学合理,起草公文也会更加得心应手。

  4提高语法水平要多“练”

  词汇是语言的材料,语法是使词汇材料有机组合的规则。学习巩固基本的语法知识,掌握主、谓、宾等成分的概念、位置、作用,学会分析句子成分并经常加以练习。在起草公文时就会比较敏感,对语句不通顺、存在语法问题的病句就能直指要害并加以纠正。

  5积累文学素养要多“读”

  多阅读古今中外的经典著作,揣摩名家感知世界、描述事物、评论说理的功夫和本领,对于一些脍炙人口的经典段落,可以进行摘抄,加深体会。日积月累,才会使文字的使用更精准、更到位。

  6不断推敲研究要多“改”

  一篇相同命题的公文,要看“高手”和前辈们是如何切题、阐述、论证的,再对照自己的文章,看看问题在哪、差距在哪。自己写成的公文要及时“热处理”,多读几遍,看看行文方式、逻辑关系、遣词造句有无问题。如有条件还可以进行“冷处理”,搁置一段时间再拿出来,以旁观者角度查找不足。对于上级修改过的文稿要认真保存、经常翻阅,学习写作思路、写作方法,对自己文稿中出现过的问题要避免再犯,对不理解的问题应及时查阅和请教。

  公文写作三部曲

  酝酿准备阶段:要胸有成竹  

  凡事预则立,不预则废”,就像盖房子一样,公文写作动笔之前,也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否,直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容,也包括形式,要通过充分的酝酿准备,达到对整篇公文胸有成竹。具体来说,公文写作的准备应从以下几方面着手。

  (一)明确“为什么写”——主旨目的要明。

  公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出,都有其特定的作用,也就是公文所要达到的目的。写一篇公文,首先要明确这篇公文是要达到什么样的'目的。比如:是要解决全局问题,还是要解决局部问题;是要对方了解、认识到某些问题,还是要求对方采取行动、措施等等。要根据公文的写作目的和达到这一目的的根据,确定公文所要表明的主要观点、主张,即公文的主题。如果是领导交办的写作任务,起草者应就这些问题向领导进行仔细询问,认真研究,很好地领会个中含义,切不可不懂装懂,自由发挥。

  (二)把握“写什么”——材料搜集要全。

  “巧妇难为无米之炊”,有无丰富的写作材料和参考资料,对于一篇公文的成败,起着十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要运用和参考的有关内容方面的资料。既要有面上的情况,又要有点上的情况;既要有正面的事例,又要有反面的事例;既要有新近的事实,又要有历史的事实;既要有上头的精神,又要有下面的反映。全方位地掌握了解资料后,思想观点就会更加客观,方法步骤就会切实可行,写作起来便游刃有余,写出的公文也就丰满充实。

  (三)确定“怎样写”——谋篇布局要细。

  谋篇布局,就是围绕主题把有关内容组织成篇的过程。公文的成败,往往取决于谋篇布局。主要应该确定三个方面的内容:

  一是定格式。要根据公文的主旨和目的,确定公文的发文对象,选择适当的文种。

  二是定结构。即要为公文建框搭架,即撰写写作提纲。写作提纲至少要解决如下问题:一是要进一步确定中心论点和写作思路;二是要确定总体结构、段落层次,解决好先写什么、后写什么的问题;三是要选择主要材料和骨干事例,根据文章的总体结构进行合理安排;四是要初步拟出文章的大小标题;五是要基本确定文章的开头、结尾和论证方式,即如何开篇,如何收尾,如何转承启合衔接过渡等。一般而言,为确保公文的准确、严肃和写作速度,再简单的公文,写作前都应拟个提纲。

  三是定重点。要根据文章的主旨目的,确定哪一部分应详写,哪一部分应略写。上述三个方面确定之后,剩下的就是文字工作了。

  草拟初稿阶段:要一气呵

  准备工作好比是“十月怀胎”,起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作不顺利,就难以高效率地完成预定的写作任务。从笔者的实践经验看,起草初稿最好是一气呵成。

  (一)身心俱入。撰写公文,也需要一种发自内心的写作欲望。公文写作者应当力求变被动为主动,形成一种“我要写”的心理状态。在还不具备这种写作心理的时候,就不要急于下笔。一般来说,缺乏写作欲望的主要原因还是准备不充分,没有达到呼之欲出的境界,在这种情况下,应该对文章重新进行研究和思考,一旦成竹在胸,就容易激发写作热情。热情调动起来后,就应该专心致志、全力以赴地进行写作。

  (二)一气呵成。初稿只是个“胚胎”,还有待修改,所以初稿写作时不必过于拘谨,应尽可能写得丰厚一些,尽可能把与主题有关的材料写进去,把语言展开一些,不一定求精求简,而应该力求表达到位。较之开始的写作提纲,是多安排几个层次,还是合并某些内容,这时也可放开一些写,根据主题表达的需要,做一些必要的调整。如果初稿写作时过于拘谨,处处苛求,不断地否定自己,那只能是写写停停,文气也可能是断断续续,这种做法是不可取的。写作时遇到难点不要停笔,“跳过”继续往下写。一气呵成的文章,往往能文气贯通,思路畅通。

  (三)不离主旨。当起草者的主观积极性调动起来后,其思想经验的积累也自然会被调动起来,文思泉涌,常常会产生一种角色变化的感觉,俨然觉得自己是一位领导者,容易在写作过程中加入自己的观点和意图。但公文写作毕竟是“代言”而不是“自言”,是代表组织发号施令、指导工作和沟通信息,公文的行文主旨、中心思想、主要观点在写作前早已确定。因而执笔者在写稿时,在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针,不能随心所欲地改变和无限度地发挥,对自己的思想要有所收束,不能让它代替领导和集体的意图。

  修改定稿阶段:要双向审改

  作为执笔者,在修改公文时,既要站在行文者的角度,又要从受文者的角度对公文进行审改。

  (一)要站在行文者的角度检验公文的准确性。

  对公文的修改,要从大处着眼,小处落笔,先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病,然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。

  1. 看主题是否正确,表达是否清楚。首先检查主题是否正确,是否符合党和国家的有关法规、方针政策等等。主旨正确了,再看主旨是否表达清楚,要从三个方面检验:一是要检查公文的大小标题是否概括准确,是否直接、简洁、鲜明地反映主题;二是要检查公文内容表述是否集中,是否紧扣主题,反映主题;三是要看文章的思想性是否与主旨相统一。

  2. 看结构是否合理。修改时应检验结构布局是否完整合理,有无残缺脱漏;段落层次是否分明并合乎逻辑;过渡照应是否恰当;开头结尾是否得体等等。

  3. 看选材是否正确、典型。根据写作目的和公文主旨的需要,对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃;材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨基础坚实。

  4. 看语言是否精当,标点符号是否规范。初稿形成后,要逐字逐句推敲语言,删繁就简,竭力将可有可无的字、句、段删去。同时,用词要准,要考虑公文的语体特色,以使语言达到准确、精炼、规范、明白、朴实、生动的要求。另外,还要检查标点符号使用是否恰当,有无错别字等。这些看似细枝末节,但如果马虎大意,造成疏漏,就会使受文者产生误解或引发歧义,甚至出现重大错误,给工作带来困难或造成损失。

  (二)要站在受文者的角度检验公文的可行性。

  执笔者在修改公文时,还要从受文者的角度出发,对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验。

  一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么,不要做什么,应当怎么做,政策界限必须正确,否则,在执行中必然会产生偏差。

  二要查措施办法是否明确具体。要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件,均须写明情况和自己的要求及意见,并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件,对各级的要求,亦应规定明确。

  三要查措施办法是否可行,各方面有无抵触。文件提出的实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行,否则,就可能成为一纸空文,达不到行文目的。

  因此,要注意查明下列问题:提出措施、方法的理由是否充分,它与客观条件是否符合,在行文范围内是否有普遍指导意义。同时,要检查文件的内容与中央、上级发布的方针、政策、规定等是否保持一致,与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触,与过去本单位制定的有关政策规定是否有矛盾。如有不一致的地方,要根据情况进行修改或适当处理。另外,还要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决,才能有效推动受文者自觉地按公文要求行动,促进公文目标的实现。

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