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施工单位项目合同管理办法
合同管理贯穿于工程建设项目全过程，施工合同管理是工程项目管理中的一个重要内容。施工单位合同管理是一个周期长，变动频繁，受外界环境影响大的过程，要保持动态的合同管理理念。
一、施工单位合同管理的内涵
(一)施工单位合同管理定义
施工项目合同管理是指在建设工程项目实施过程中，以建设项目为对象，以实现项目合同目标为目的，对项目合同进行高效率的计划、组织、指导、控制的系统管理方法。项目合同管理主要包括以下几个方面的内容：
1.国家和主管部门颁发的有关的劳动保护、环境保护、生产安全和经济等法律、法规、政策和规定;2.国家有关部门颁发的技术规范(包括施工规范)、技术标准、设计标准、质量标准和施工操作规程等;3.政府建设主管部门批准的建设文件和设计文件;4.依法签订的合同文件;5.项目部与合同相对方之间的信函，通知，各类交底资料，质量、数量证明资料、合同谈判过程的记录等资料。
(二)施工单位合同的类型与基本特性
施工单位的合同关系要主有以下几种：与建设单位签订的建筑工程承包合同;与劳务队伍签订的劳务合同;与材料供应商签订的供货合同;与运输单位签订的运输合同;与专业队伍签订的分包合同;与保险单位签订的保险合同;与加工单位签订的加工安装合同;与租赁单位签订的租赁合同;与当地政府签订的征迁合同以及一些其他的合同协议关系。施工合同的基本特性如下：
1.合同要具有完备性。即形成合同的内容应该齐全，条款完整，不得有大的遗漏项。2.合同要具备准确性。合同应该用词准确，定义清楚。双方的责权界定清楚，不能有可供臆测推敲的词句，不能有含混不清，可左可右的表达。3.合同要具备理性化。一个有效的合同，应该是合作共益，诚实信用，公平合理，责权清晰并分配合理的。4.合同要具备标准性。标准化合同，可以减免合同制定与签约过程中的随意性，对合同的完备、准确、理性的要求更容易满足，能更大程度上保障合同双方的权益与义务的履行。5.合同要具备灵活性。不同的合同，应具有不同的偏重。对不同的作业环境，不同的作业流程，不同的专业领域，就有不同的合同内容，不同的风险防范要求，不同的责权利分配方式。
二、施工单位合同管理的现状及存在的问题
(一)施工项目合同管理中现状
施工单位项目的合同管理是一项新的管理职能，随着人们对合同管理的认识和了解的加深，近年来，施工单位普遍增大了合同管理力度，规范了合同范本，制定了合同管理制度，推行合同管理标准化，明确了合同执行过程中人为失误造成损失的追究制度。然而各个项目的合同管理人员的素质差异，单位领导的重视程度不一，财务对合同管理工作的参与与监督是否到位等因素，造成了各个项目的合同管理效果偏差很大。
(二)项目合同管理中存在的主要问题
1.合同意识淡薄。在现行市场经济条件下，企业的生存与发展是由市场竞争来决定，而大多数施工企业尚处于转型时期，还不能完全适应靠合同来维护企业自身利益这种市场竞争的方式，许多建筑施工企业不设合同管理部门，缺乏可行、有效的合同管理体系和具体的操作流程，不能对合同从签订到履行全过程进行有效地监管。
2.合同管理人才缺乏，无正规的合同管理机构。合同管理和合同索赔是高智力型的涉及全局的，又是专业性、技术性和法律性很强的工作，管理人才的缺乏，极大地影响了合同管理水平的提高。现今，大多数施工企业仍尚未建立正规的合同管理机构，不能对工程进行及时的跟踪和实施有效的动态的合同管理。
3.合同管理体制不完善。一些企业缺乏一套严谨的合同管理制度。对合同的审核、签订、履行、变更、中止或终止、解除及合同的监督考核全过程未能实现系统化、规范化和科学化的管理。有些企业合同管理滞后，未能随着产生的新问题适时更新完善。
4.管理信息化程度不高。目前，部分企业的合同管理工作仍以手工操作为主，信息化程度低。例如，企业办公地点分散或下属单位距企业总部较远时，签订一份合同要从下属单位到企业总部进行审批，往往需要往返多次才能办完合同手续。没有充分利用好计算机和网络资源，既增加了成本，也降低了工作效率。
5.合同执行不严。有些工程合同的签约双方都不认真履行合同，随意修改合同，或违背合同规定。合同违约现象时有发生，如：业主暗中以垫资为条件，违法发包;承包商不按期依法组织施工，不按规范施工，形成延期工程、劣质工程，严重影响工程建设市场;承包单位违法分包;材料供应商以次充好，以假乱真等。
三、加强施工单位合同管理的具体改正建议及措施
(一)施工单位合同管理工作的基本要求
1.认真学习合同法、严格执行单位合同管理文件。作为合同管理专职工作者，学习领会文件精神、法律条文，严格执行单位管理文件要求是一项基本素质。笔者在项目进行财务管理工作中，参与对项目合同制定与签约的审查工作，发现有部分合同管理工作人员，因不懂合同法或不执行单位合同管理文件而导致无效合同产生或在合同管理中出现了不必要的纠纷。它体现了我们在管理过程中，对法律条文的约束性、符合性及规章制度的严肃性有漠视现象。
2.保证制定合同符合其基本特性。(1)要保证合同的基本特性符合，合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本。(2)根据不同的合同内容，对范本的工作细则进行充实和修改，使其尽量符合现有的工作实际。根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人、承包商双方谈判结果来起草。(3)对于不同的合同协议内容，要请归口管理部门进行重点把关，进行修改订正。
3.严把合同签订关。无论是总承包合同还是分包合同，在签订阶段都必须注意以下几个方面：一是合同签订要及时，决不可先干后签或只干不签，或将某些敏感的经济条款放到工程干完再谈，使项目合同谈判处于非常被动状态，甚至引起双方扯皮或发生经济纠纷;二是合同签订前，要执行会审制度，防止越权代理、无效代理等个人行为;三是注意预付款条款，一般小型分包工程不支付预付款，对于大型分包工程，如果分包商不能出具相应保函，也不能支付预付款，否则，将给企业带来较大风险;四是注意违约条款，对于合同双方违约的处理必须要明确;五是注意工程转包及再分包，必须在分包合同中注明“再分包视为违约，应承担违约责任”。
4.加强合同的履约管理。合同重在执行，这是确保合同按时按质完成的关键。项目应对合同实行全程动态管理，重点做好以下几方面：一是跟踪执行，合同管理部门须对合同执行过程进行全程跟踪，及时处理履约中出现的问题;二是建立台账，客观反映项目与承包商之间的合同额、工程形象进度、材料调拨、机械租赁、工程借款、变更索赔、结算支付、质量保证金及其它各项费用。三是关注工程款的结算与支付，避免因时过境迁带来不必要的扯皮现象;四是注意合同总结，合同执行情况的分析总结往往被人们所忽视，它是合同管理不可缺少的环节，对提高工程合同管理水平有很好的指导作用。
5.落实合同从编制到合同终止的全过程控制与管理。从合同意向行成到合同签订直至合同终止，全过程对合同管理，即合同的过程管理。合同执行过程，合同双方均要本着“重合同、守信誉”的原则，严格履行自己合同义务，财务要会同项目管理人员一道，随时关注合同的执行状况，对没有履行约定义务的行为和行为人进行调解与处理，随时保证合同履约完成。
(二)财务对合同管理的参与和督促重点
1.财务要督促合同管理部门执行合同法及单位合同管理制度。落实合同管理制度，严格合同会签制、合同评审制、对不符合规范的合同严格要求整改，力求使签订的合同基本要素齐全。防止项目管理活动中，这些制度流于形式。2.充分利用支付款项这一职能，督促完善合同的编制、签订与相关履约工作。包括对合同清结算相关的计量收方、支付、清结算单的签认，使整个合同相关附件处于受控状态。3.督促进行合同交底工作。合同交底是合同管理的重要工作。合同交底是使管理者了解合同，根据合同进行管理，督促对方履行合同的关键。工程施工项目容易对合同失控的关键，很多时候就是管理者对合同不熟悉，不会正确行使合同权益，没有充分意识合同风险造成的。所以财务工作者要督促合理制定与归口管理部门就逐级进行合同交底工作。4.财务对合同的审核工作。财务要认真学习合同法，对合同的审核，主要集中在审核合同的合法性、严密性，可行性方面，并审核合同签认是否有效，公章、签名等是否符合合同法要求等。在合同履行过程中，财务要严格审查收方结算的计量资料、发票、支付手续上合同相对方签字人员是否合同法。5.财务对项目合同的登记、分类和保管。按财务制度要求，财务需保存项目原始合同一份，是支付款项的凭证和依据。根据这些年来项目经历的审计及项目完成后因后期变更、个别合同纠纷的对项目合同的复查需要，要求财务对合同进行更细致的分类、登记和装订保管。财务需建立合同电子档案，并依据签约日期和合同分类分别建档案，以便随时查找使用。6.财务对合同履行过程中资料的收集和保管。因施工单位项目部是随项目成立而成立、项目完工而撤销的，项目完工后，技术部门的一些资料容易流失，但合同经济纠纷的法律时限并未到期。因此，财务部门需要求技术部门将合同履行过程的一些隐蔽工程收方资料、票据、谈判记录、有关对方违约的材料原件等均作为结算书的附件，在财务归档、保管。7.合同的风险评价报告。财务部门应要求合同部人员在当月计量时，综合或专项提供合同执行情况分析，风险评估。随时关注施工组织与施工进度计划的执行情况，对劳务队伍的资金拨付、合同中存在的风险，形成专业的财务合同风险报告文件，及时送达项目负责人，供其决策与调度。
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