办公自动化技巧

时间：2024-10-21 19:45:22 办公自动化我要投稿

办公自动化技巧

　　一、问：怎样快速转换大写金额?

　　答：在Word中输入12345，然后点击“插入→数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”单击“确定”，则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。

　　二、问：怎样去掉自动编号功能?

　　答：点击“工具→自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套用格式”选项卡，找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项，取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。同样也可去除“画布”，方法是:点击“工具→选项”，进入“常规”选项卡，去除“插入 ‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。

　　三、问：怎样画出不打折的直线?

　　答：在Word中如果想画水平、垂直或“15?、30?、45?、75?”角的直线，只须在固定一个端点后，按住Shift键，上下拖动鼠标，将会出现上述几种直线选择，位置调整合适后松开Shift

　　四、问：怎样打造整齐的Word公式?

　　答：使用Word公式编辑器创建公式后，你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式)，那么你可以通过下列方式进行微调:单击该公式，右键进入“设置对象格式”，选择“版式”中任意一种形式，单击“确定”，再选中需要调整的项;按下Ctrl键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调;重复上下左右移动对该项进行微调;重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。

　　五、问：怎么恢复word的默认模板?

　　答：在桌面上选择“开始--运行”输入“winword空格/a”立刻可以可以恢复Excel或Word的默认设置。

　　六、问：怎样在Excel单元格中输入以“0”开头的数字?

　　答：在输入数据前输入一个“’”(单引号)。

　　七、问：如何在多张工作表中输入相同的内容?

　　答：几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。

　　八、问：怎样在不连续单元格内填充同一数据?

　　答：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。

　　九、问：如何正确显示百分数?

　　答：选择该单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”栏中把其类型改为上述类型中的一种即可。

　　十、问：怎样同时对多个单元格执行相同运算?

　　答：假设要对多个单元格执行全部加“1”的相同操作。首先在空白单元格中输入要执行运算的操作数“1”，再利用“复制”按钮将其添加到剪贴板。然后选择所有要进行运算的单元格，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在弹出的对话框中单击选择“运算”选项区域下的“加”单选按钮，最后单击“确定”按钮完成。

　　十一、问：格式刷的作用?

　　答：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可(此方法同样适用于Word)。

　　十二、问：当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，有那种方法?

　　答：选择“工具” →“选项”→“高级”→选中“自动插入小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。

　　十三、问：word里，为什么我点空格键，后面的一个字就会自动删除?

　　答：按下insert键

　　十四、问：如何在Word中插入分页符 ?

　　答：单击要出现在下一页上的行，按Ctrl+Enter”组合键。

　　十五、问：怎样在Word中分割表格?

　　答：单击需要分割的位置，按“Ctrl+Shift+Enter”组合键。

　　十六、问：怎样给数值加上单位，并能计算的方法?

　　答：与在数值前加“0”的方法类似，当“类型”编辑栏中出现“0”时，直接在“0”后面加上单位即可。

　　十七、问：怎样用键盘制作表格?

　　答：利用一个+号开始一行，然后不停输入-号，直至达到合适的列宽度。要想添加一个新列，再次输入+号。在输入最后一个+号后按下回车。Word将把文本转换为表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一个单元格并按下TAB键。

　　十八、问：怎样在Word文档中添加各种水平分隔线?

　　答：要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入三个"-"并按下回车键即可。键入三个"_"将生成一个较粗的线。

　　十九、问：怎样在Word中设置上下标注?

　　答：方案一。首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

　　二十、问：怎样把“文字”与“表格”互相方便地转换?

　　答：请使用“表格”中的“转换”子菜单。在相互转换过程中，必须根据需要选用段落标记(敲回车键时呈现的标记)、制表符(→)或逗号字符等分隔符。将表格转换成文字时，用分隔符标识分隔文字的位置;在将文字转变成表格时，用其标识新行或新列的起始位置。

　　二十一、问：怎样去掉页眉的横线?

　　答：方法一：在页眉中，在“格式”-“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落”;方法二：同上，只是把边框的颜色设置为白色;方法三：在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了。

　　二十二：问:如果不小心把WORD设置乱了，怎样恢复?

　　答：查找normal.dot，直接删除，下次启动WORD会恢复默认值。

　　二十三、问：word中怎样删除空白行?

　　答：硬回车：“编辑”—“替换”—查找内容为“^P^P”，替换成“^P”—然后全部替换!

　　二十四、软回车：“编辑”—“替换”—查找内容为“^l^l”，替换成“^l”—然后全部替换!二十四、问：怎样微调WORD表格线?

　　答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行press "Alt"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。

　　打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。

　　二十五、问：Word里怎么自动生成目录啊?

　　答：用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录

　　二十六、问：怎么给word文档加密?

　　答：打开文档，另存为—工具—常规选项—打开、修改权限密码，保存

　　二十七、问：WORD里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同?

　　答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同

　　二十八、问：word中怎样让每一章用不同的页眉?

　　答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了

　　二十九、问：如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做?

　　答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项

　　三十、问：WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同? 比如：单页浙江大学学位论文，这一个容易设;双页：(每章标题)，这一个有什么技巧啊?

　　答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同

　　三十一、问：怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚?

　　答：页面设置-页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式-边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。

　　三十二、问：如何从第三页起设置页眉?

　　答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了

　　●在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定;

　　●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定;

　　●将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。

　　三十三、问：页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?

　　答：按以下步骤操作去做：●选中页眉的文字，包括最后面的箭头 ; ●格式-边框和底纹;●选线性为双线的;●在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线

　　●确定;▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置

　　三十四、问：Word中的脚注如何删除?把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办?

　　答：步骤如下：1、切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方

　　出现了尾注的编辑栏。2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。4、切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的

　　三十五、问：Word 里面有没有自动断词得功能?

　　答：常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了答：在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的

　　三十六、问：如何将word文档里的繁体字改为简化字?

　　答：工具—语言—中文简繁转换

　　三十七、问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉?

　　答：先在工具——> 选项——> 视图——> 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。

　　三十八、问：Word中下标的大小可以改的吗?

　　答：格式—字体

　　三十九、问：Word的文档结构图能否整个复制? 论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗?

　　答：可以自动生成的，插入索引目录。

　　四十、问：在WORD里的框框里怎么打勾?

　　答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去;或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”

　　四十一、问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理?

　　答：改变图片的属性，就可以了。

　　四十二、问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变?

　　答：右键点击图片->设置对象格式—>版式—>嵌入型

　　四十三、问：如何把在WORD里面图形工具画的图转化为jpg?

　　答：另存为html格式，然后在html文件对应的文件夹里找

　　四十四、问：请问什么格式的图片插入word最清晰?手头持有png和tif格式，复制粘贴到word中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word最清晰?什么方法(插入图片来自文件还是直接复制粘贴)对清晰度有否影响?

　　答：emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp等点阵图就不行了。

　　四十五、问：在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本?

　　答：在分栏的数量为1的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了

　　四十六、问：jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小?jpg格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点?最好能一张软盘放的下。

　　答：●word有强大的压缩功能，把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多。

　　四十七、问：Matlab仿真图片大家一般怎么弄到word里面的?相对横轴和纵轴修改一下的说。

　　答：一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用jpg格式，在word中间导入就好了

　　四十八、问：如何向WORD中的图片添加文本?想在图片上输入一些说明文字?

　　答：插入文本框，将版式设成“悬浮”在WORD的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了。可以移动，大小也可以改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的(这样就看不见文本框了)，然后将文本框和你的括号(或其他符号)组合成一个图形，就万无一失了。

　　四十九、问：AUTOCAD的图拷贝到WORD下如何处理?答：有几种办法：一是可以在WORD中进行CAD编辑的方法：将CAD的背景设为白色，然后将CAD窗口缩小，到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则WORD里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的图形中的线条，右键。到WORD中粘贴。二是，先转为wmf文件，具体先将窗口缩小，如上，然后，按emport，选中线条，存储。WORD中，插入，图形，来自, 文件，找到文件就可以插入了。

　　五十、问：文章用WORD打开时，原有的公式全是红叉，以及WORD中图变成red cross(红叉)怎么办?

　　答：基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉是由于资源不够引起的。也就是说，如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无法调入，从而显示红叉。可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可是还是出现红叉。这就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。这是由WORD的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。所以，你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后，文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的"浮动"去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。

　　五十一、问：如果Word突然定在那里了怎么办?

　　答：重新打开会回复，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重写的不用太多。

　　五十二、问：Word表格怎样自动填充?

　　答：在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后即可。

　　五十三、问：Word中怎样巧输星期?

　　答：单击“格式→项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式，在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。

　　五十四、问：Excel表格，打印多页表时,表头怎样插入到每个表格中?

　　答：打印时，你只要设置好“打印标题”，即可在打印时每页都出现表头。“打印标题”功能，在“文件”菜单，下面有一个“页面设置”，最后一个选项卡里，设置好“打印标题行”的范围后，打印时每页就会以这一行为表头重复打印了。

　　五十五、问：如何在使用Excel制作表格时对同一个单元格输入多行文字?

　　答：在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+回车键”，即可输入第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

　　五十六、问：Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键，它的作用?

　　答：作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。共0条评论...

　　五十七、问：单元格内容的合并根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了?

　　答：解决办法是：在C列后插入一个空列(如果D列没有内容，就直接在D列操作)，在D1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"+"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。

　　五十八、问：怎样输入分数?

答：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。

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