企业无纸化办公室如何构建

时间：2024-06-12 15:13:46 办公自动化我要投稿

企业无纸化办公室如何构建

　　在移动互联时代，企业和个人时刻都在产生海量数据，大数据已经成为企业经营的外部资源和决策依据。那么，企业无纸化办公室如何构建呢?下面跟小编来了解一下吧!

企业无纸化办公室如何构建

　　中国企业办公用纸情况

　　1、每年办公消耗的A4纸约68万张，重约3吨

　　2、纸质资料存档占据公司面积约50平方米

　　3、表单种类繁多：费用报销单、领料单、样品、生产加工单、发货单、采购订单、销售订单等等

　　4、宣传资料量大：产品样本宣传资料、产品说明书等，同样一年需消耗3吨多的纸张

　　构建无纸化办公室的目标和行动

　　1、减少50%的纸张使用，约34万张/年(暂不针对宣传资料部分)

　　2、涵盖公司所有部门，包括每一位员工

　　企业如何构建无纸化办公室

　　(1)使用宇博无纸化OA办公系统

　　使用宇博无纸化OA办公系统网上无纸化办公，“省钱”是一个重要特点。进行网上无纸化办公，以往的纸质文件变成了电子文本，不再进行打印，如此不知不觉中就节约了大量资源，比如纸张、笔墨、复印、订书钉、曲形针、大头针等办公耗材，大大降低了办公经费。

　　此外，时效性高是另一个特点。推行宇博无纸化OA办公，一切公文、信函等文件都在网上流传、处理，避免了上传下达的中间环节，反馈及时，节省了人力、物力，减少了时间浪费，可以说大大提高了效率。

　　(2)提高文档页面利用率

　　在保障基本需要的前提下，尽量将页眉页脚和边距缩小，将段间距和行间距缩小，将字体缩小，力求每张纸都能容纳更多的内容。

　　一般普通文件的上下间距是2.54厘米，左右间距是3.17厘米，行间距大约是3毫米左右，字号一般为小三号或四号。在非正式文件里，可适当缩小页边距和行间距，缩小字号，“上顶天，下连地，两边够齐”。对于字号，以看清为宜，能用五号的不用小四号。

　　(3)减少错误打印

　　将需要打印的文件事先仔细检查，免得出现了错误再需要重新打印。打印时，能不加粗、不用黑体的就尽量不用，也能节省油墨或铅粉。

　　(4)双面打印

　　除了正式的公文外，公司内部流通的文件尽量使用双面打印。很多人用打印纸打字时，只用正面不用反面，其实在非正式文件里，只要对阅读没有影响，就可正反面同时用，这样可节省一半的打印纸。注意打印、复印用纸的再利用(重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录)。

　　(5)控制发文数量，尽量电子传阅

　　准确计算发文数量，严格按发文数量印制文件。能传阅的文件、资料尽量传阅，减少复印数量。大力推行无纸化办公，充分发挥电子政务优势，非涉密文件尽量通过网络传送，减少纸质公文印制数量。

　　(6)尽量在电子媒介上修改文稿，减少因打印带来的纸张消耗。

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