对办公自动化的认识

时间：2023-03-18 13:00:42 办公自动化我要投稿

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对办公自动化的认识

　　办公自动化不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面发挥出巨大作用。办公自动化中一个核心的观点，即5C的概念，这就是沟通(Communication)、协作(Cooperation)、控制(Control)、创造(Creation)和方便(Convenience)。1、沟通是员工合作的基础。办公经常是一个决策的过程，决策的基础是对信息的掌握。利用办公自动化系统能够完成信息的收集、整理、分析和传递，实现信息大范围、有控制、高效率而低成本的共享与利用。2、协作是保证工作顺利进行的前提。很多工作需要多个部门的相关人员共同完成。办公自动化系统通过小组协同工作管理帮助管理人员实现资金、人力等企业资源的调配和使用。它是工作成功的重要因。3、控制是指对工作流程实现监督控制，实现对信息流向的控制。对于所作出的决策，我们希望它的进展过程能够按照预定的思路走下去，正确信息能够及时传递给具有权限的人。办公自动化系统通过工作流管理、工作日程安排、权限控制和电子邮件实现上述目标，保证领导全面了解各项工作的进展情况，控制各项工作的进度与质量，保证工作圆满完成。4、企业员工的经验和知识是企业最宝贵的财富，也是企业解决问题的有力保障。发挥员工的主观能动性，利用收集的信息，创造出新的知识，从而更好地把握商机，为企业创造更多的财富。办公自动化能够帮助员工分析所收集的信息，并提供了一个良好的交流平台，为创造新知识打下了坚实的基础。5、方便使用是对软件系统最基本的要求。对于刚开始进行信息化建设的企业，这一点尤其重要。如果一个系统没有人用或没有人能用，那么不管系统的技术多么好，水平多么高，功能多么强大，它也不能解决实际问题，不能带来实际效益，最终它只是一个摆设。

　　办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

　　通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

　　办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

　　人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

　　技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。

　　显然办公自动化这一人机系统，人、机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。改善工作进度，提高公司发展。

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