工程项目资料档案管理加强有效途径

工程项目资料档案管理加强有效途径

　　工程项目档案的管理，是对档案的合理利用，是企业收集信息资源的重要工作。下面是小编为大家分享工程项目资料档案管理加强有效途径，欢迎大家阅读浏览。

　　一、工程项目档案管理的重要性

　　(一)工程项目档案是工程项目的有机组成部分。工程项目档案贯穿工程项目始终，是工程项目的有机组成部分，主要体现在施工前、施工中、工程竣工3个阶段。1、施工前形成的档案资料主要有2个方面，一个是工程立项文件，它真实记录了工程项目决策、审批、确立过程，是项目预算编制及招投标的依据。另一个是在项目预算、概要设计、招投标过程中形成的文件资料，是项目勘测和设计的依据。2、在施工中又会产生建筑材料送检的检查报告等文件。3、工程竣工后，在验收过程中会形成一系列验收文件，作为对工程实质考核的依据。

　　(二)工程项目档案管理是质量控制的重要环节。工程项目档案管理作为工程项目的一个动态过程，它的目的是详细记录工程建设全过程，确保信息资源的及时跟进，控制工程质量。总的来说，工程项目档案管理通过对人员、机械、材料、环境及工艺5个方面对质量进行控制。因为在工程项目档案的收集编制范围内，详细记录了工作人员是否通过专业培训持证上岗、工程建设机械是否符合建设需求、建筑材料是否合格、施工与竣工通过影像所反映的场地环境变化、施工日志所反映的各项工艺等。只有做好这些档案资料的管理，才能有效控制质量。

　　(三)工程项目档案是工程项目质量的直接反映。随着量化分析和精细化管理的推动，工程项目质量在适用性、安全性、经济性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精确评价体系。而工程项目档案的详细记录，就是全面评价工程质量的最好依据。比如，在工程竣工后，对隐蔽工程的评价，就必须依靠该隐蔽工程掩盖前的图纸、照片、录像及现场记录等档案资料。

　　二、加强工程项目档案管理的有效途径

　　(一)加强档案管理人员岗位技能培训。由于工程项目的特殊性，所涉及的档案管理范围比较广泛，而档案管理人员又多缺乏系统的档案工作业务技能，这就需要加强档案管理人员的岗位技能培训。在实际情况中，可以定期组织档案管理人员加强学习档案存储知识、档案管理知识、工程基础知识等理论知识，并根据学习情况，组织参加档案管理职称考试，实现持证上岗;针对工程项目档案的制成材料、整编要求、移交时间、竣工档案验收等内容集中组织内部业务培训或者外训。

　　(二)建立健全工程项目档案管理制度。档案管理工作的加强，关键还是要落实到制度上。在《档案法》《建设工程质量监督管理条例》等法规条例的基础上，建立健全相关档案管理制度。1、档案管理登记制度。工程项目档案是项目竣工后运行、管理、维修等工作的关键性依据，要及时掌握重点工程项目档案的工作情况，提高档案的利用率，档案管理部门要做好档案管理登记工作，通过登记明细，及时回访档案利用情况，得到有效的信息反馈。2、档案资料整理、归档制度。档案整理、归档要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行，项目文件的收集、整理、归档和移交要与项目准备、施工和竣工同步进行，在项目完成后根据合同协议要求向项目建设单位档案管理部门移交项目文件。3、各部门档案管理职责制度。档案管理工作不仅是档案管理部门的工作，还是各个部门的职责。各个部门要根据自身部门所涉及的工程内容，登记和报送相关项目文件，参加相关档案验收及工程竣工验收。业主单位更要做好重点工程项目文件材料的形成、整理、归档和保管工作。

　　(三)提高工程项目档案管理信息化水平。工程项目档案的管理应该依靠提高信息化水平来提高档案管理效率。档案管理室除了配备计算机外，还要配备打印机、扫描仪等设备，引进先进的档案管理软件，从而保证档案管理软件系统的安全。

　　(四)进入施工现场增强档案真实性。现代档案管理工作不再是大门不出、二门不迈的闭门工作，相反，更应该是走进施工现场，切实了解档案真实性的工作。这就要求我们的档案管理人员在整理归档档案时，要深入到施工现场，把自己放在专业技术人员的位置上，对档案所涉及到的工程项目进行现场调查分析，有了充足的了解后再进行档案编制工作。

　　工程项目档案的管理，是对档案的合理利用，是企业收集信息资源的重要工作。只有进一步加强对工程档案的管理，采取科学有效的途径，才能使档案价值得到体现，为企业发展提供决策信息。

　　工程档案管理人员具备基本素质：

　　一、高度的责任心

　　工程实际施工过程中，会经常遇到业主、监理、质量监督等部门的常规检查和抽检，还会有行业主管部门以及资金、安全等监管部门的审计和稽查，很多工程文件会被高频率使用。

　　作为参与工程建设的档案管理人员是提供这些资料的责任人，在提供资料前要做好登记，对拿出去的每一份文件，都要记录好文件题名、文件的产生单位、产生时间等可以追溯的基本信息。在被使用完毕拿回来时，还要与提供时登记的信息进行核对，这样在发生丢失等情况时，才能及时发现并有机会找回来。

　　所以，在工程建设过程中，档案管理人员一定要有高度的责任心，才能保管好最原始、最真实的工程文件。

　　二、肯于学习与钻研的精神

　　工程档案管理人员应该具备两项基本业务能力，一是档案管理专业的业务能力，二是工程技术专业的业务能力，把两个专业完美结合起来，才能真正做好工程档案管理工作。

　　在实际工作中，工程档案管理人员大多数是技术专业出身，只需要学习档案管理方面的知识，但是还有很多不是档案管理和技术专业出身，需要学习档案管理和技术专业两项专业技能。

　　工程档案管理人员要想做好本职工作，就一定要有学习的经过，但是，有关工程档案管理方面的培训不太多，而且培训内容也不具有很强的操作性，这就要求工程档案管理人员能够自主学习，并且能够多投入精力主动去研究。

　　工程档案管理人员能否加强学习与研究，取决于对这份工作的热爱程度，而且，越热爱就越喜欢学习与研究，二者相辅相成、共进退。

　　高度的责任心和肯于学习与钻研不仅仅是工程档案管理人员应该具备的基本素质，也是任何一个行业任何一个岗位的工作人员应该具备的吧。

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