档案管理制度基础知识

档案管理制度基础知识

　　档案资料的分类依据文书立卷归档管理的有关规定执行。档案资 料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。下面是小编为大家分享档案管理制度基础知识，欢迎大家阅读浏览。

　　一、归档范围。

　　凡是反映本社活动的章程、管理制度、社员情况、规划、年度计划、统计 资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事情况、会议记录、决定、委托书、协 议、合同、项目方案、通知等具有参考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记 录均属归档范围。

　　二、档案管理由档案管理员负责。

　　保证本社的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用 方便。

　　三、资料的收集与整理。

　　归档资料实行“季度收集整理”和“年度归档立卷”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月为季度收集整理期，每年二月份为档案资料归档立卷期。在档 案资料收集整理和归档立卷期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门 应积支持极配合。凡涉及商业机密的文件必须按规定另外归档存放。档案管理员根据有关文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。

　　四、资料的分类与归档。

　　档案资料的分类依据文书立卷归档管理的有关规定执行。档案资 料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　五、档案的借阅。

　　理事会和监事会成员借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手 续。因工作需要，本社的其他人员需借阅档案的，本人提出申请，非密级的由理事会成员审批; 借阅密级档案的由理事长审批，原则上只能在档案室阅览，不准再外借;本社外的人员借阅档 案，一律由理事长审批。借阅者要保持整洁完整，不得涂改遗失;要注意安全保密，未经允许， 不得翻印、抄录、转借、遗失。

　　六、档案的销毁。

　　任何个人或部门未经允许不得销毁档案资料。档案到了销毁期，由档案 管理员进行清理，写出书面销毁报告报理事会批准后执行。经批准销毁的档案，档案管理员须 认真核对，将批准的档案资料销毁审批报告和将要销毁的档案资料做好登记并归档。销毁登记 表永久保存。在销毁档案资料时，必须由监事会成员监督销毁并在销毁登记表上签字。

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