投资项目档案管理基本知识

时间：2022-06-20 12:52:35 资料员我要投稿

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投资项目档案管理基本知识

　　目前，我国企业国内档案管理日趋成熟和完善，信息化程度越来越高。档案的收集、管理、利用工作更加科学、规范，有效发挥了档案的信息资源价值，促进了档案信息向企业现实生产力和竞争力的转化。那么，下面是由yjbys小编为大家整理的投资项目档案管理基本知识，欢迎大家阅读浏览。

投资项目档案管理基本知识

　　档案管理现状及分析

　　当前，企业境外基础设施投资项目档案管理普遍存在重视程度不高、管理不规范现象。尤其在非洲、东南亚等不发达国家，由于当地法规不健全，档案管理缺乏明确要求，造成项目档案工作处于“所在国无约束，国内标准不执行”的状态，对企业境外资产管理造成很大隐患。

　　一、对档案管理重视不足

　　企业国内总部和境外机构对海外项目普遍存在“重建设、轻管理”的现象。各级领导普遍重视境外项目建设和运营工作，对档案管理工作认识不足，对项目建设和运营过程中形成的档案资料收集与管理重视不够。加之投资项目一般建设期时间紧、任务重，处于工作末端的档案工作往往被忽视，经常被其他工作任务挤占时间和精力。

　　二、档案管理员缺乏专业知识

　　境外投资项目通常人手有限，档案管理人员均为兼职，甚至身兼数职，人员流动性较大。档案工作本身较为繁琐，工作量大、专业性强、延续性强、人员变动频繁，工作效率及质量很难保证。此外，兼职档案员缺乏工程知识，对工程建设及生产运营了解不够深入，档案管理无法做到科学分类。

　　三、档案管理制度指导性不强

　　企业总部下发档案制度后，由于宣贯培训工作不到位，或是没有充分考虑境内外环境的不同，下发的制度缺乏操作性和指导性，造成执行效果不佳。如移民档案管理，在国内，征地移民工作由政府主导，而在国外一些国家则由企业主导，档案管理工作与国内有很大不同。

　　四、实物档案及声像档案遗失严重

　　境外投资项目奖牌、奖杯、证书及地质取样等各类实物档案散落在不同部门和人员手中，缺乏整理，没有台账，疏于管理，易造成损坏或遗失。此外，投资项目施工建设中，大多忽视对声像资料收集要求，造成完工验收时声像档案缺失，又没有办法弥补。

　　五、没有专门档案室

　　境外投资项目大多数未规划设置专门档案室，仅以普通库房或办公室代替，不能满足档案管理“八防”要求。档案资料的保管缺乏防火防盗、降温除湿等必要设备，安全保管方面存在较大隐患。

　　工作建议

　　一、国内总部

　　1.要高度重视、充分认识境外项目档案管理的重要意义，从上至下，强力推进，明确职责，列入考核，注重奖惩，传递压力，营造全员重视和全员参与档案管理工作的氛围。

　　2.要支持和保证境外投资项目在档案工作方面的资金投入。新建业主永久营地在规划设计时要考虑档案库房的要求。如所在国没有标准或要求，要参照国内规范和标准规划建设档案室，妥善存储境外投资项目在建设期以及未来几十年运营期所形成的档案资料。建立项目档案管理信息系统，借助档案管理系统的信息整合能力和检索能力提升档案信息资源的利用效率。

　　3.要重点加强工程档案管理工作。工程档案在项目档案中所占比重较高，项目一线没有档案专业知识的人做不好档案，没有工程管理知识的人做不了档案，工程档案归档人员要具备工程管理背景。国内总部可以成立档案管理部门、工程部门以及设计、监理人员组成的档案工作协作组，加强境外项目档案业务日常指导、支持和监督检查。

　　4.要加大培训与指导。针对项目档案管理人员多为兼职、缺乏专业知识的现象，国内总部可以定期派出档案专员加大一线档案管理员“一对一、手把手”的指导和交流，必要时可以采取赴项目临时“蹲点”方式，帮助项目快速理清分类、明确标准、做好模板、建好“抽屉”，推行“傻瓜式”和“一站式”服务，缓解档案专业人员制约，确保工作质量。

　　二、境外项目部

　　1.要切实重视档案管理工作，配备档案管理专职人员，加强对参建各方的档案工作过程管理及监督检查力度，以合同为约束强化监理审核责任。要全面贯彻落实企业档案管理制度要求。所在国无明确标准的，要参照国内标准执行。对于制度执行过程中发现的问题，积极反馈，及时解决。

　　2.要在建设期树立前期介入、中期管控和后期审核管理理念。在工程招投标和合同签订阶段，要明确工程文件归档范围、标准、质量要求，并将其纳入合同条款中约束参建各方;在工程建设初期阶段，建立工程档案制度体系，不断完善实施细则;在建设过程中，加强对参建单位归档文件完整性、准确性和组卷工作的指导、监督和检查;在工程建设后期，要及时对参加方移交的归档资料进行审核和抽查。

　　3.要在运营期做到“了解家底、熟悉业务、总体规划、有的放矢”。全面掌握前期已归档文件的类型、来源和内容;熟悉业务，掌握各项业务产生的具有归档价值的文件材料;对归档文件进行合理分类与编号，明确保管期限;制定具有指导性和可操作性的运营期档案管理制度;按计划完成年度的文件资料归档组卷工作。

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