前台岗位职责说明书

岗位名称

行政前台

所属部门

行政人力资源部

文件编号

文件名称

行政前台岗位职责说明书

版本

页数

2

直接上级岗位

行政人力资源部经理

直接下级岗位

无

岗位核心价值

负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户及员工提供前台服务与后台支持

工作职责与结果

一级职责

二级职责

工作内容

前台本职工作及行政相关工作

办公区域卫生及接待工作

1. 保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁，物品存放整齐，阻止无关人员进入前台范围

2. 熟悉电话机的使用，熟记公司电话、传真及各分机号码。使用礼貌用语接听电话，认真记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确；接听解答电话咨询，为需要者安排适合的律师

3. 对来访客人做好接待、引导，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室，来访客人的接待

4. 为前来应聘的求职者提供服务，安排填写《职位申请表》，并及时将相应信息上报到公司行政人事部

办公用品管理工作

1、负责办公用品月盘点、出、入库登记，办公用品及清洁消耗用品的发放及领用，建立办公用品管理台账，保证账、物相符，办公用品预算编写

2、不定时检查用品库存，及时申请采购，做好办公用品预算和后勤保障工作

打印及办理相关手续

1、 律师复印、打印需要的文件，并监督其登记在册

2、为入职者提供入职表格，检查其所填写的是否正确，安排阅读员工手册，通知人力资源办理手续

3、为律师及本所员工印制名片；将需要者的资料提供给名片公司，联系当事人核实名片资料，为其保管印制好的名片

4、 为律师扫描文件，并发其邮箱；为律师保管来访者送来的文件及礼品

5、 .为律师定火车票、飞机票；为律师装订结案档案

6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理；合理的为律师推掉不需要的来访电话及来访者

7、监督公司员工每日考勤签到情况，不允许作假包庇，负责员工外勤、出差登记，资料存档

8、会议通知，临时会议及例会，及时通知各部门参加会议的时间和地点

各种费用统计及报表

1、每个月核对快递费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务

2、 每个季度核对名片的费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务

3、 每个月统计复印、打印。统计每个律师的复印打印费用。做出详细的表格。半年向财务递交一次

4、 废品的收集，将可回收的物品（如废纸）收集，定期的通知收废品的人回收，将钱交给财务

档案及信件的管理

1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作；收发快件及普通信件，并妥善保管做好收、发记录；收到的快件及时通知律师。没有联系上的律师记录下来，随时联系。保留发快递的底单，方便律师跟踪查询

2、到地下一层的收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师

其它

3、 下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门

4、 设施损坏上报，大厦的设施及时通知物业维修

5、 及时订购桶装水，保证会议期间的茶水供应

6、完成上级领导安排的其它工作

岗位职业行为禁区

工作规范

1. 当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用：“您好”、“欢迎您”、“请问。。。”、“请稍后”等文明礼貌用语。耐心倾听来客的来意，并根据来客的需求给予礼貌的帮助

2. 对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心。不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。 

3. 客人离开时，应使用：“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。

4. 在接听来电时，应及时接听，并必须使用“您好，请问有什么需要帮助？”接听电话时必须口齿清晰，语气和蔼，耐心细心解答对方提出的问题。如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。切忌态度生硬死板

5. 在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接

6. 如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释并为对方转接给相关人员

7、必须着装整洁、着职业装，化淡妆，黑色高跟鞋；提前5分钟到岗，不得迟到早退，不得擅自离岗、脱岗、空岗，离岗需告知行政负责人

核心权限

1.对来电来访者具有监督、决策权

2.对考勤情况具有监督、检查、决策权

3.对办公用品具有保管、检查、监督权

任职资格要求

准入学历

文秘、中文等专业大专及以上学历

经    验

1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

培训经历

接受过商务礼仪、文秘相关培训经历

知识和技

能

具有良好的语言、文字表达能力，熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。

接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台接待及商务礼仪标准规范，了解办公室档案管理，办公用品管理方面的知识

职业素养

岗位素质

1. 高度认同公司核心价值观

2. 认同结果导向的工作方法、尊重客户及公司价值的工作取向

3. 具备职业经理人的自律与勤奋，是职业化的榜样

4. 坚持原则，能够独立履行行政职能

个人素质

1. 形象气质良好，性格开朗，待人诚恳；工作认真负责，善于与人沟通，具有较强的应变能力和良好的服务意识

2. 身高160CM以上,外貌端正，声音甜美

3. 沉稳、敬业、细致、耐心

工作条件

工作场所

一般工作环境

职业危险

无

预    防

无

使用工具

计算机，一般办公设备（电话、传真机、打印机、文件柜等）

记录文档

人力资源相关表格，办公用品管理表格，周报表、月报表、应聘人员登记表，来访人员干登记表、各种工作记录表等

协作要求

内部协调

人事行政相关人员

外部协调

办公用品供应商、物业、保洁、绿植等

批准

审核

编制

实施日期