采购合同管理制度

时间：2024-06-09 12:19:58 采购合同我要投稿

采购合同管理制度15篇[精品]

　　在不断进步的社会中，制度起到的作用越来越大，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。我们该怎么拟定制度呢？以下是小编精心整理的采购合同管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

采购合同管理制度15篇[精品]

采购合同管理制度1

　　1.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

　　2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。

　　3.职责：

　　3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

　　3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

　　4.档案管理办法：

　　4.1归档内容分类：

　　4.1.1采购内部文件的归档。

　　采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

　　4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

　　公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

　　4.1.3外来或外放文件的归档。

　　供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

　　4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

　　采购部的台账、电子档的.文件记录。

　　4.2档案保存期限：

　　4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

　　4.2归档要求：

　　4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

　　4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

　　4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

　　4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

　　4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

　　4.3档案调阅：

　　4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

　　4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

　　4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

　　4.4档案销毁

　　4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

　　4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

　　4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

采购合同管理制度2

　　一、档案资料

　　招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的'档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

　　二、归档及备案时间

　　总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

　　监管机构资料备案时间：

　　1、电子资料

　　电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

　　2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

　　2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

　　2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

　　2.2.1盒内目录

　　2.2.2备案资料

　　2.2.3招标文件

　　2.2.4投标文件正本

　　2.2.5中标通知书

　　2.2.6资料移交登记表

　　2.2.7客户反馈意见表

　　2.2.8其它资料

　　成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

　　公开招标采购归档盒内目录：

　　邀请招标采购归档盒内目录：

　　项目负责人：ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

采购合同管理制度3

　　经营合同管理制度的重要性不容忽视，它直接影响企业的经营安全和经济效益。有效的合同管理能：

　　1. 防范法律风险：通过严格的合同审批，避免因合同条款不当导致的法律纠纷。

　　2. 提高交易效率：明确的.合同流程能加快交易速度，减少因沟通不畅造成的延误。

　　3. 保护企业利益：通过有效的履行管理，确保企业权益不受损害。

　　4. 增强企业信誉：遵守合同约定，展示企业的诚信形象，有利于建立长期合作关系。

采购合同管理制度4

　　1. 控制成本：有效的采购合同管理能降低采购成本，提高资金利用率。

　　2. 防范风险：预防合同欺诈、违约等风险，保护企业权益不受损害。

　　3. 提升效率：通过标准化流程，减少无效工作，提高采购效率。

　　4. 维护关系：稳定供应商关系，保证供应链的稳定性和连续性。

　　5. 保证质量：通过合同约束，确保供应商提供的.产品或服务达到预期质量标准。

采购合同管理制度5

　　业绩合同管理制度是一种企业内部管理工具，旨在明确员工的工作目标、绩效指标和奖励机制，以提升组织效率和员工积极性。它涵盖了目标设定、考核标准、执行过程、评估反馈以及奖惩措施等多个环节。

　　内容概述：

　　1. 目标设定：明确每个员工的'工作职责和期望达成的目标，确保个人目标与公司战略相一致。

　　2. 考核标准：制定客观、公正的评价指标，如关键绩效指标（kpis）、工作质量、工作效率等。

　　3. 执行过程：记录和跟踪员工的工作进度，提供必要的支持和资源。

　　4. 评估反馈：定期进行绩效评估，及时给予员工反馈，指出优点和改进点。

　　5. 奖惩措施：根据评估结果调整薪酬、晋升机会等激励措施，确保公平公正。

采购合同管理制度6

　　劳动合同管理制度是企业管理中的基石，旨在明确员工与企业间的权利与义务，保障双方利益，促进劳动关系的和谐稳定。它为企业提供了一套规范化的用工标准，通过明确的工作职责、薪酬待遇、工作时间、休假制度等条款，确保劳动者的'权益得到有效保护，同时也为企业运营提供法律依据，防止因合同纠纷导致的不必要损失。

　　内容概述：

　　劳动合同管理制度主要包括以下几个核心方面：

　　1. 合同签订：规定新员工入职时的合同签订流程，包括合同内容的制定、审查、签署等环节。

　　2. 劳动条件：明确员工的工作内容、工作地点、工作时间、休息休假等具体事项。

　　3. 薪酬福利：设定工资结构、支付方式、奖金、福利等，确保公平公正。

　　4. 培训与发展：规定员工培训计划、晋升机制和职业发展路径。

　　5. 劳动保护：涵盖安全健康、劳动防护、职业病防治等内容。

　　6. 终止与变更：规定合同解除、终止的条件及程序，以及合同内容的修改规则。

　　7. 争议解决：设立内部申诉机制，明确劳动争议处理流程。

采购合同管理制度7

　　合同评审管理制度是企业运营中不可或缺的一环，旨在确保合同的合法合规性、经济效益和风险控制。该制度涵盖了从合同起草到签订的全过程，主要包括以下几个方面：

　　1. 合同草案的初步审查

　　2. 法律合规性评估

　　3. 商务条款审核

　　4. 风险评估与防控

　　5. 决策审批流程

　　6. 修订与确认

　　7. 签订与归档

　　内容概述：

　　1. 法律合规性：检查合同是否符合国家法律法规，包括但不限于合同法、税法、劳动法等相关法规。

　　2. 商务条款：审查合同中的价格、付款条件、交付时间、售后服务等关键商务条款，确保符合公司利益。

　　3. 风险识别：识别潜在的法律风险、市场风险、信用风险，制定相应的`应对策略。

　　4. 审批流程：设立明确的审批层级，由相关部门和管理层逐级审核，确保决策的科学性和效率。

　　5. 沟通协调：在评审过程中，各部门间需有效沟通，确保信息准确无误。

　　6. 文档管理：对评审过程的记录和合同文件进行妥善管理，便于后期查询和追溯。

采购合同管理制度8

　　物资设备采购管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涵盖了从需求分析、供应商选择、采购流程、质量控制到验收交付等多个环节，旨在确保企业资源的有效利用和运营效率。

　　内容概述：

　　1. 需求规划与审批：明确物资设备的.采购需求，进行预算编制，并通过审批流程确保采购的合理性。

　　2. 供应商管理：建立供应商评估体系，包括资质审查、价格比较、交货能力等方面的考核。

　　3. 采购流程：规范从询价、比价、合同签订到付款的整个流程，保证透明度和公正性。

　　4. 质量控制：设立质量标准，对采购的物资设备进行检验，确保符合企业要求。

　　5. 库存管理：合理控制库存，防止积压或短缺，优化库存周转。

　　6. 验收与结算：制定详细的验收标准，完成验收后进行财务结算。

　　7. 后期维护：对采购设备的保养、维修和更新提出指导原则。

采购合同管理制度9

　　合同工管理制度对于企业的运营至关重要，它不仅规范了合同工的雇佣行为，保障了企业与员工的合法权益，还通过明确的`职责分配、绩效评估和激励机制，提升了工作效率和团队凝聚力。良好的培训和发展机会可以增强合同工的归属感，降低员工流动率，为企业稳定发展提供人力资源保障。此外，遵守劳动法规，营造安全健康的工作环境，有助于提升企业形象，树立良好的社会声誉。

采购合同管理制度10

　　本制度旨在规范企业材料设备的采购流程，确保采购工作的高效、合规与经济性。内容涵盖以下几个核心方面：

　　1. 采购计划制定

　　2. 供应商选择与管理

　　3. 采购价格与质量控制

　　4. 合同签订与执行

　　5. 库存管理与验收

　　6. 财务审计与绩效评估

　　内容概述：

　　1. 采购计划：明确采购需求，依据生产计划和库存状况制定详细的`采购计划。

　　2. 供应商管理：建立供应商数据库，定期评估供应商的资质、信誉、交货及时性等。

　　3. 价格与质量：通过市场调研确定合理价格，设定质量标准并进行检验。

　　4. 合同条款：详细规定采购合同内容，包括价格、数量、质量、交货期、付款方式等。

　　5. 库存控制：实施合理的库存策略，防止积压和短缺，确保生产顺利进行。

　　6. 财务监控：对采购活动进行财务审计，确保资金使用透明，提升经济效益。

采购合同管理制度11

　　公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

　　二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

　　三、合同档案管理原则

　　1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

　　2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

　　四、合同章管理原则

　　1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

　　2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

　　3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的`文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

　　五、合同文档的管理要求

　　1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

　　3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

　　4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

　　五、附则：

　　1、本制度自审批通过之日起实施。

　　2、本制度由销售部负责解释。

　　六、附件：《合同档案登记表》

采购合同管理制度12

　　酒店采购管理制度是酒店运营的核心组成部分，旨在确保酒店日常运营所需的物资和服务得以高效、经济、合规地获取。通过规范采购流程，可以有效控制成本，提高服务质量，防止浪费，保障食品安全，同时也有利于维护供应商关系，提升酒店的整体运营效率。

　　内容概述：

　　酒店采购管理制度主要包括以下几个方面：

　　1. 采购政策：明确采购的目标、原则和程序，如优先考虑质量、价格、交货时间等因素。

　　2. 供应商管理：包括供应商的选择、评估、合同签订和绩效考核。

　　3. 采购流程：从需求识别、预算编制、询价比价、订单下达、验收付款到后续的'库存管理和质量控制。

　　4. 风险管理：识别和应对采购过程中可能出现的质量、价格、法律等风险。

　　5. 内部控制：设定审批权限，确保采购决策的透明度和公正性。

　　6. 培训与监督：定期培训员工，强化制度执行，确保采购活动符合规定。

采购合同管理制度13

　　采购管理制度旨在规范采购流程，确保资源有效利用，降低风险，提高采购效率。它涵盖从需求分析、供应商选择、合同签订到后期评估的全过程。

　　内容概述：

　　1. 需求管理：明确采购需求，制定预算，进行需求预测。

　　2. 供应商管理：供应商资质审核，建立合格供应商名录，进行定期评估。

　　3. 采购流程：采购申请、审批、招标、谈判、合同签订等环节的.规定。

　　4. 合同管理：合同条款设定，合同执行监控，纠纷处理机制。

　　5. 质量控制：产品或服务的质量标准，验收程序，不合格品处理。

　　6. 风险管理：识别潜在风险，制定预防和应对措施。

　　7. 绩效评估：对采购活动的效果进行定期评估，持续改进。

采购合同管理制度14

　　1.公司采购合同的内容

　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

　　(l)商品的品种、规格和数量

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

　　(2)商品的质量和包装

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

　　(3)商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的.价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。

　　(4)交货期限、地点和发送方式

　　交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

　　(5)商品验收办法

　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

　　(6)违约责任

　　签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

　　①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

　　②不按合同中规定的商品质量标准交货;

　　③逾期发送商品。

　　购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

　　(7)合同的变更和解除条件

　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

　　此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

　　2.采购合同的签订

　　(l)签订采购合同的原则

　　①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

　　②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

　　③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

　　④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

　　⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

　　⑥采购合同应当采用书面形式。

　　(2)签订采购合同的程序

　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

　　①订约提议。

　　订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

　　②接受提议。

　　接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。

　　③填写合同文本。

　　④履行签约手续。

　　⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

　　有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

　　3.公司采购合同的管理

　　采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

　　(l)加强对公司采购合同签订的管理

　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

　　(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

　　(3)处理好合同纠纷

　　当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

　　(4)信守合同，树立企业良好形象

　　合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。