什么是合同管理制度
合 同 管 理 制 度
第一条 为了加强公司合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，预防合同纠纷，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规，制定本制度。
第二条 本制度所称的合同，是指公司与其他合同法律关系主体签订的各类合同。
公司与员工所签订的劳动合同适用公司劳动管理规章制度;公司劳动管理规章制度没有规定的，适用本制度。
第三条 本制度所称的合同管理，是指公司对合同各环节进行审查、监督、管理，包括对意向接触、资信调查、商务谈判、合同签订、履行与变更、解除以及纠纷处理等合同全过程的管理和合同档案管理。
第四条 公司对合同实行总经理主管、合同承办部门分管的合同管理体制。合同承办部门内部实行部门领导负责制。
第五条 总经理为公司合同管理的行政主管、负责对公司各部门的合同工作进行安排、协调和检查、监督，依照公司章程规定的程序和权限审批合同，并履行以下职责：
一、制定、完善公司合同管理规章制度;
二、进行员工培训，总结推广合同管理工作经验，通报合同管理中出现的问题和规避方法;
三、监督、指导、协助合同承办部门及人员依法洽谈或完善合同，参与公司重大合同的可行性调查、询价、比价、谈判、签约;
六、检查合同履行情况，协助合同承办部门及人员解决合同履行中出现的问题;对外处理合同纠纷事宜。
第六条 公司各职能部门在自己的业务范围内或按照总经理的安排，具体实施合同的签订、履行时为合同承办部门。合同承办部门的具体职责是：
一、具体实施合同的可行性调查、询价、比价、谈判;
二、依法完成拟签订合同的规范文本，对已签订的合同提出变更、解除意见;
三、保证合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善和不合法的合同出现;
四、针求合同所涉有关职能部门及人员的意见，并交总经理审批;
五、负责执行所签订的合同和总经理交办的其他合同，及时掌握和检查合同履行情况，及时向总经理通报合同履行情况;
六、及时向总经理通报合同签订和履行中发生的问题，并提出纠正意见和解决方案;
七、参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼;
八、制止公司各部门及人员和个人利用合同进行违法和损害公司利益的活动;
九、完成总经理交办的其他工作。
第七条 除合同承办部门以外的公司各职能部门及人员在自己的业务范围内，对合同承办部门承办的合同及时提出意见，积极配合合同承办部门签订、履行合同，及时出具有关凭证、材料，并完成总经理交办的其他工作。
第八条 合同档案管理员负责对合同建档、保管，负责合同档案文件的调用、借阅。
第九条 签订合同必须遵守国家法律、法规，认真贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用”的原则。
第十条 凡属于本制度规定的合同，除及时清结者外，都必须签订书面合同。严禁口头协议和非正式书面协议。严禁合同履行在先，签订在后的现象发生。
第十一条 在合同签订前，合同承办部门及人员应对合同对方当事人的营业执照、资质证书、资信状况等进行调查、验证，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查对方当事人的资信状况及履约能力，审查合同对方主办人员是否有代理权及其范围、有效期和真实性，审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效，并保存有关资料。
对方当事人是自然人的，应要求其签名和按指印，拒绝其在合同上使用印章。
第十二条 合同须由公司法定代表人或其委托人的方可签订。由委托代理人签订的，不得超越代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。无法定代表人的授权委托，任何人不得对外签订合同。
禁止利用合同为本人或本人亲属、朋友谋取私利。
禁止利用合同损害公司利益。
第十三条 公司实行重大合同的洽谈准备会制度，由承办部门报请总经理招集各有关部门和人员，根据公司经营的策略和意图制定谈判原则和方案，指定谈判人员与对方谈判。
其他合同由承办部门及人员制定谈判的主要内容，报总经理批准后与对方谈判;必要时总经理可参与谈判或指定其他部门和人员参与谈判。
第十四条 合同主要条款商定后，由承办部门及人员负责起草合同文本，并将合同文本草稿及相关资料一并报请总经理审批。
第十五条 合同文本应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。签订的合同应由双方当事人加盖骑缝印章。
第十六条 合同依法签订后即具有法律效力。各有关部门和人员必须认真履行合同，严格执行，确保公司信誉。
第十七条 有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同承办部门及人员应及时、积极地收集整理、保存，及时审阅并制定对策，及时向总经理报告。
第十八条 财务部门及人员收付合同款项时，对时间、金额和收付方式等均应有准确的记录，并及时通知合同承办部门和报告总经理。
第十九条 合同承办部门及其他职能部门，对合同履行过程中发现的问题应及时向总经理报告 ，及时采取措施，减少或避免经济损失。
第二十条 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事由，合同承办部门及人员应及时查明原因，认真收集调取和保存证据，并及时、合理、准确地向对方提出索赔报告;
公司各职能部门及人员接到对方的索赔报告后应及时报告总经理并及时与对方协商。
第二十一条 重大合同纠纷，由合同承办部门及人员制定解决方案，报总经理审批后执行。
第二十二条 合同签订后，经双方协商一致或遇到法律、法规规定的情况和合同约定的情况，可以变更、解除合同。变更、解除合同的程序，与合同签订的程序相同。
在合同签订后如发现对方有预期违约、根本违约、或其履行能力明显下降等情况的，合同承办部门及人员须报告总经理，以及时决定是否解除合同，维护公司利益。
第二十三条 公司各部门和人员接到对方要求变更或解除合同以及索赔的文件、信函、电报后，必须及时报告总经理处理。禁止各部门及人员签收与自己业务范围无关的上述文件。
第二十四条 所有合同均由档案管理员建档管理。
第二十五条 合同签订后，合同文本原件和与签订、履行、变更、解除合同有关的信函、电报、电话记录，视听资料、图表、传真资料、数据电文以及相关凭证的原件、复印件等所有资料，都必须及时交由合同档案管理员归档管理。合同承办部门及人员和人员不得私自保管合同文本及相关资料原件。
第二十六条 合同档案管理员应对合同进行统一编号管理，合同文本及相关资料应完备、整齐。每一份合同档案均应填写备考表一份，记载合同名称、当事人情况、签约时间、地点、档案内材料目录、档案内材料借阅、调用情况登记以及合同履行情况等事项。备考表的填写应字迹清楚、准确及时。
第二十七条 合同档案内材料，均须由行政部负责人签字批准方可借阅、调用和复制。调用档案资料原件的，必须制作复制件，并由调用人签名后存档备查。合同档案管理员必须做好登记、检查工作，严防档案资料丢失和篡改。
第二十八条 合同档案管理员应建立合同档案管理台帐，记载合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的、履行情况等事项，以能准确、方便的查阅合同档案资料，及时快捷的统计有关合同信息。
合同台账的填写应字迹清楚、准确、及时。
第二十九条 合同档案资料必须在合同履行完毕后或纠纷解决完毕后，系统整理，装订归档，并按以下期限保管。
1、短期(15年)：购销、加工承揽、货物运输、租赁借款、财产保险、供用电等合同档案。
2、长期(30年)：联营、承包经营、租货经营、科技、建筑安装等合同档案。
3、永久：公司重大项目勘察、设计、安装、建设合同以及特别重大的其他合同。
合同档案的保管期限由行政部负责人以上述条件确定后签署意见，由档案管理员按签署的保管期限保管。
第三十条 合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法。严禁借工作之便收受贿赂、假公济私。严禁签订违法合同、无效合同和执行后不利于公司的合同。
第三十一条 任何部门和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法活动和损害公司利益活动的行为。对于检举揭发的有功人员，依国家规定和公司有关奖惩制度予以奖励并负责保密。
第三十二条 公司各部门及人员应将合同的管理作为日常工作的重要内容之一，并列入考核范围。
第三十三条 公司对具备下列条件之一的部门和人员应给予奖励：
一、在合同履行过程中，发现重大问题并积极采取补救措施，免遭重大损失的;
二、在合同履行过程中，发现重大缺陷使公司利益免遭重大损失的;
三、揭发、抵制利用合同进行违章、违法、犯罪行为和利用合同损害公司利益行为的;
四、在合同管理工作中认真负责，做出突出贡献的;
五、其他应予奖励的。
第三十四条 有下列情形之一者，应根据情况追究有关人员的行政、经济责任直至法律责任：
一、签订的合同条款不全，造成经济损失的;
二、在合同签订过程中，违反本制度规定，玩忽职守，给公司造成损失的;
三、未经授权或超越代理权限，不依规定程序滥签合同，签订无效合同，给公司造成损失的;
四、在合同履行过程中不负责任，致使合同不能正常履行，或发生合同纠纷不及时报告和采取措施，给公司造成损失的;
五、因管理不善，丢失、毁损合同文本及资料，给公司造成损失的;
六、在签订、履行合同过程中，利用职权和工作之便，索贿受贿、徇私舞弊，致使公司利益受到损害的;
七、故意签订损害公司利益合同的;
八、其他失职行为造成重大经济损失的。
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