公司合同管理制度15篇
在现实社会中，越来越多地方需要用到制度，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是小编为大家收集的公司合同管理制度，欢迎大家分享。
公司合同管理制度1
一、总则
1、制定目的
使本公司合同编号管理合理化、制度化、规范化。
2、适用范围
本公司合同编号的管理,除另有规定外,依照本办法处理。
3、权责单位
(1)法务部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。
(2)总裁负责本办法制定、修改、废止的核准。
4、合同分类
根据公司实际情况,对合同做下列分类:
(1)销售合同;
(2)采购合同;
(3)担保合同;
(4)委托合同;
(5)租赁合同;
(6)技术合同;
(7)承包合同;
(8)工程合同;
(9)其他合同。
二、文件编号管理
1、编号原则
本公司合同的.编号分为四部分,分别由合同分类代码、合同签订年月日、合同格式分类代码、合同流水号组成。
(1)第一组代码。
第一组代码代表合同分类代码。合同具体分类代码为:
1)销售合同使用“XS”;
2)采购合同使用“CG”;
3)担保合同使用“DB”;
4)委托合同使用“WT”;
5)租赁合同使用“ZL”;
6)技术合同使用“JS”;
7)承包合同使用“CB”;
8)工程合同使用“GC”;
9)其他合同使用“QT”。
(2)第二组代码。
第二组代码代表合同签订年月,以合同实际发生的年份月份为准,示例:200907
(3)第三组代码。
第三组代码代表合同格式分类代码,合同格式分类代码分为:
1)格式合同类使用“H”:公司根据《合同法》制定的标准合同或格式合同;
2)协议类即非格式合同使用“X”:双方达成的标准合同以外的非标准合同。
代表字母外加小括号为准,示例:(H)或(X)
(4)第四组代码。
第四组代码代表合同流水号,采用四位数字,示例:总第0001号。
(5)合同编号组合示范,以销售合同为例:
XS200907(H)总第0001号或者XS200907(X)总第0001号
2、编号管理
督察部收到业务部门的合同编号申请后,对合同进行统一登记编号。
三、附则
本制度自下发之日起施行,其他未尽事宜,参照《集团公司合同管理制度》施行。
公司合同管理制度2
为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据《合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本办法。
第一条公司对外签订的各类合同一律适用本办法。
第二条合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经营活动的开展和经济利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有关人员,都必须严格遵守、认真执行本办法。
第三条合同谈判须由总经理、副总经理或区域经理与相关部门负责人共同参加,不得一个人直接与对方谈判合同。
第四条签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人,法人委托人必须对本企业负责。
第五条签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。
第六条签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
第七条合同一律采用书面格式,并必须采用规范和法律认可的统一合同文本。
第八条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。
第九条签订合同:除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
第十条合同在正式签订前,必须按规定上报总经理审查批准后,方能正式签订。
第十一条合同审批权限如下:
一般情况下合同由董事会授权总经理审批。
标的超过50万元以上(含50万元)的合同由董事会审批,并由法人代表直接签订或授权总经理签订合同。
第十二条合同原则上由综合办公室具体经办,拟订初稿后经各级主管审查并按合同审批权限审批。合同审查的要点是:
1、合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
2、合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
3、合同的`可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第十三条根据法律规定或实际需要,合同可以呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。
第十四条合同依法成立,既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。
第十五条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第十六条总经理、副总经理、区域经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或汇报。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。
第十七条在合同履行过程中,碰到困难的,首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更,解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第十八条对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本公司合法权益出发,从严控制。
第十九条变更、解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关的手续。
第二十条变更、解除合同的手续,应按本办法规定的审批权限和程序执行。
第二十一条变更、解除合同,一律必须采用书面形式,口头形式一律无效。
第二十二条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
第二十三条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第二十四条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本办法规定妥善处理。
第二十五条合同纠纷应由分管副总经理负责处理,经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第二十六条处理合同纠纷的原则是:
1、坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律未作规定的,以国家相关政策或合同条款为准。
2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,分管部门的副总经理及相关部门负责人应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
3、因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
第二十七条在处理纠纷时,分管副总经理及相关部门负责人应加强联系,及时沟通,积极主动地做好应做的工作,不互相推诿,统一意见,统一行动。
第二十八条合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
第二十九条凡由法律顾问处理的合同纠纷,有关部门必须主动提供有关证据材料。
第三十条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第三十一条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
第三十二条对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导汇报。
第三十三条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,可向人民法院申请执行。
第三十四条在向人民法院提交申请执行书之前,有关部门应认真检查对方的执行情况,防止差错。执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。
第三十五条合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备考。
第三十六条本公司合同管理具体是:
由总经理总负责,归口管理部门为综合办公室、财务部。副总经理、总经理助理可以根据工作需要查阅相关合同,合同借阅须
经总经理批准,并保证合同内容不外泄。
第三十七条公司所有合同均由综合办公室统一登记编号,按审批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。
第三十八条综合办公室会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下:
1、建立合同档案;
2、建立合同管理台帐;
3、填写“合同情况月报”。
第三十九条其他
本办法经公司董事会审议通过后执行。
公司合同管理制度3
第一节总则
第一条为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《经济合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条公司各部门及下属公司、企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
第三条经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。
第二节经济合同的签订
第四条签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
第五条对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约，但经总经理特别授权并发给委托证明收的例外。
第六条签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。
第七条签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
第八条签订经济合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。
第九条经济合同除即时清洁者，一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。
第十条合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
合同内容应注意的主要问题是：
1、部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
2、正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等;技术质量要求要明确、具体;数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等;馐、运输方式及运费负责应具体明确;交(提)货期限、地点及验收方法应明确;价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价;违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
3、结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章————公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章;注明合同有效期限。
第十一条签订经济合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。
第十二条签订购货合同应以现货为主，并坚持经销定进原则;付款尽可能采用托收承付，如需预付货款或定金按二百一十九条规定办理。
签订购货合同应以现款为主，不准赊销;确需赊销或代销的，赊销金额在20万元以下的由下属公司、企业经理审批，20万元至50万元的由总会计师和主管副总经理(总经理助理)审批，50万元以上的由总经理审批。
第十三条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
第三节经济合同的审查批准
第十四条经济合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
第十五条经济合同审批权限如下：
1、下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。
2、下列合同由总经理或其授权人审批：
标的.超过100万元的;
预付定金或预付货款超过10万元的;
联营、合资、合作合同;
重大涉外合同。
3、下列合同由董事长审批：
标的超过500万元的;
投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。
4、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
5、法律顾问室负责对下列合同进行审查：董事会、总经理委托审查的合同;内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。
第十六条经济合同审查的要点是：
1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。
2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第十七条根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
第十八条经济合同的审批程序如下：
1、申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”(一式二份)，报本企业的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续)。需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。
2、审核。对送审的经济合同，应按本《制度》第二百一十九条规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判。(应提出谈判的具体要求和注意事项)。
主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。
上述审批程序，一般为1-2天。特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束 。
公司合同管理制度4
第一章总则
第一条目的
为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。
公司各部门及下属企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
第三条公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批。
第四条公司法律顾问室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：
(一)负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同;
(二)负责制定销售、采购合同统一文本;
(三)负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理;
(四)负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审查;
(五)负责经济合同纠纷的处理;
(六)负责经济合同的档案管理;
(七)负责本制度的监督执行。
第二章合同的签订
第五条合同的主体
(一)订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。
(二)订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
(三)公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
第六条合同的形式
订立合同，除即时交割(银货两讫)的简单小额经济业务外，应当采用书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
第三章合同的内容规定
第七条当事人的名称、住所：
合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
第八条合同标的：
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;
对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
第九条数量条款：
合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等)。
第十条质量条款：
有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
第十一条价款或报酬条款：
(一)价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款;
(二)价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确;
(三)价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
第十二条履行期限、地点和方式
(一)履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式;
(二)合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;
(三)买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。
第十三条合同的担保条款
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应经总经理批准、法律顾问室审核后结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
第十四条合同的解释条款
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
第十五条保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
第十六条合同联系制度
履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
第十七条违约责任
根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
第十八条解决争议的方式
解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的'名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民法院管辖。
第四章签订合同的工作程序
第十九条签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度第五条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及其他行政许可证明留存。
第二十条销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
第二十一条除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问室加盖合同专用章。
第二十二条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由法律顾问室依法及时办理。
第二十三条合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司法律顾问室一份备案。
第五章合同的变更、解除
第二十四条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
第二十五条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同
(一)因不可抗力致使不能实现合同目的;
(二)在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;
(三)对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;
(四)对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;
(五)法律规定的其他情形。
第二十六条变更或解除经济的，应当采用书面形式(包括书信、电报);
第二十七条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理;
第六章合同的履行
第二十八条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
第二十九条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
第三十条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司法律顾问室处理，并报总经理。
(一)经营状况严重恶化;
(二)转移财产，抽逃资金，以逃避债务;
(三)丧失商业信誉;
(四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;
第三十一条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认。
(一)在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务;
(二)在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
第七章经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
第三十二条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
第三十三条合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司法律顾问室和总经理。
第三十四条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司法律顾问室。
第八章合同的日常管理
第三十五条本公司实行二级合同管理，公司法律顾问室全面负责公司的合同管理;销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。
第三十六条公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
第三十七条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好;重要资料应将原件交公司法律顾问室随合同保管。
第三十八条合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司法律顾问室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司法律顾问室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
第九章合同审批管理
第三十九条下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。
第四十条下列合同由总经理或其授权人审批：
(一)标的超过100万元的;
(二)预付定金或预付货款超过10万元的;
(三)联营、合资、合作合同;
(四)重大涉外合同。
第四十一条下列合同由董事长审批：
(一)标的超过500万元的;
(二)投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。
第四十二条合同标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
第四十三条法律顾问室负责对下列合同进行审查：
(一)董事会、总经理委托审查的合同;
(二)内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。
第四十四条法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。经济合同审查的要点是：
(一)合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。
(二)合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
(三)合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
(四)根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
第四十五条经济合同的审批程序如下：
(一)申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”(一式二份)，报本企业的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续)。需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。
(二)审核。对送审的经济合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判。(应提出谈判的具体要求和注意事项)。
(三)主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。
上述审批程序，一般为1~2天。特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。
第十章经济合同纠份的处理
第四十六条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第四十七条合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业的，可以协商或由公司确定一个企业为主负责修理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到到底。
第四十八条处理合同纠纷的原则是：
(一)坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
(二)以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
(三)因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
(四)各企业在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第四十九条法律顾问室处理合同纠纷的范围是：
(一)董事会、总经理交办的;
(二)经各企业协商处理解决不了的;
(三)其他应由法律顾问室处理的。
第五十条提请处理合同纠纷的程序是：
(一)承办人填写“对外经济合同纠纷申报表(一式二分)，按本《制度》的规定报批。
(二)审批单位可依据情况，在1天内作出;由上报单位负责处理;由法律顾问室负责处理。
(三)法律顾问室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第五十一条合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内(一般为2年)进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。
第五十二条凡由法律顾问室处理的经济合同纠纷，有关企业必须主动提供下列证据材料(原件或影印件)：
(一)经济合同的文本(包括变更、解除合同的协议)，以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;
(二)关货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;
(三)货款的承付、托收凭证，有关财务财目;
(四)产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;
(五)有关违约的证据材料;
(六)其他与处理纠纷有关的材料。
第五十三条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
第五十四条各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。
第五十五条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问室配合各单位向人民法律申请执行。
第五十六条在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。
执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
第五十七条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
第十一章考核与奖惩
第五十八条公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司法律顾问室负责本制度执行情况的监督考核。
第五十九条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
第六十条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
(一)未经授权批准或超越职权签订合同;
(二)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书;
(三)应当签订书面合同而未签订书面合同。
第六十一条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
(一)因工作过失致使公司被诈骗;
(二)公司履行合同未经对方当事人确认;
(三)遗失重要证据;
(四)发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的;
(五)合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告;
(六)其他违反公司相关制度的。
第六十二条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第十二章附则
第六十三条本制度未尽事宜，均按有关法律法规和本公司补充细则规定办理;本制度的解释、修订和发放由本公司法律顾问室负责。
第六十四条本制度从年月日开始执行。
公司合同管理制度5
合同管理工作需要,实现公司合同管理的`制度化,预防与减少合同遗失的发生,维护公司合法权益,拟定以下制度,自颁发日起执行:
一、领取人(签约人)须熟读理解合同条款,全面准确地填写合同。
二、各区域的合同编号均有分类(例:X村合同编号为x00000、l为LT00000、以此类推)、禁止交叉错乱使用合同。
三、领取合同须登记签名,禁止个人擅自领取合同。已签合同须附上身份证复印件等有效证件。填写合同必须正笔填写、请勿留空。如有文字数字填写不清晰不规范将被拒收。填写注意事项请参考合同样本。交回合同(填写合同交回登记表),待合同专员对合同进行审查签名后证实合同已交回,后由合同专员办理存档工作。
四、已领取合同期限为三个工作日,如合同未能按时上交视为逾期合同,需上报逾期原因同时禁止领取新合同。交齐清零后方可领取;如合同遗失、则罚款100元/份;作废合同需一式二份同时上交,不齐全则罚款50元/份。
五、(房客合同)签合同时提醒住客保管好合同、退房房客需携带合同及押金收据方可退还押金,遗失者概不退还押金。
六、签约人对合同有保密义务。
公司合同管理制度6
第一章法律法规学习制度
1、每季度由信用合同管理机构(公司董事会秘书办公室)组织一次法律法规的系统学习,邀请公司法律顾问出席,作专业的讲解,使公司管理人员切实认识到切实执行各项法律制度的必要性和必然性。
2、每次学习应做好记录,出席人员应在签名表上签到。
3、公司信用(合同)管理人员、销售、供应、财务等部门业务人员应经过合同法规的系统培训。
4、公司信用(合同)管理员应当取得相关培训合格证书。
5、公司信用(合同)管理部门应当定期组织活动,结合实际工作中碰到的问题,学习新法规,解决新问题;组织研讨会、案例分析会等,并做好记录。
第二章信用(合同)管理机构、人员岗位责任制度
公司董事会秘书办公室负责公司信用(合同)管理事务,设专职的信用(合同)管理员。
一、信用(合同)管理事务
1、组织宣传、贯彻合同法律法规条例,培训信用(合同)管理人员和业务人员,依法保护企业合法权益。
2、制订、修订公司信用政策、信用管理制度,组织实施信用管理工作。
3、对客户进行资信调查,建立客户信用档案。
4、与财务部门配合,进行应收账款管理:控制应收账款平均持有水平,日常监督应收账款的账龄,对潜在的不良账款及时采取措施,防范逾期应收账款的发生。
5、与财务部门配合,进行商账处理:建立催账程序,及时制订对逾期应收账款的处理方案,并组织有效的追账。
二、岗位责任制度:
1、法定代表人的主要职责:
(1)重视公司信用管理工作,协助解决信用管理工作中的重
大问题;
(2)定期了解公司合同签订、履行情况。
2、董事会秘书办公室主任的主要职责:
(1)组织合同法律法规的宣传、培训,组织信用管理研讨会、案例评析会;
(2)制订、修订公司信用政策、信用管理制度,组织实施信用管理工作;
(3)对公司或个人利用合同进行违法活动的行为进行监督;
(4)日常监督、分析应收账款的账龄,防范逾期应收账款的发生;
(5)建立标准的催账程序;
(6)协调与供销、财务、技术等部门的关系。
3、信用(合同)管理员的主要职责:
(1)协助合同承办人员依法签订合同,参与重大合同的谈判与签订;
(2)审查合同,防止不完善或不合法的合同出现;
(3)检查合同履行情况,协助合同承办人员处理合同履行中的`问题或纠纷;
(4)发现不符合法律规定的合同,及时向所属领导报告;
(5)参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;
(6)定期向直属领导汇报信用管理情况;
(7)参与商账催收;
(8)配合有关部门共同搞好信用管理工作。
三、信用(合同)管理员考核与奖励
1、考核范围:本公司专职或兼职信用(合同)管理员。
2、考评时间
公司每年年终组织一次考核评审活动,在对各相关部门(信用)管理工作检查基础上进行考核。
3、考核内容序号考核内容
序号考核内容应得分
一1、掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识。
2、认真参加部门或公司举办的业务和有关法律法规学习。
二1、检查所签订合同符合“三性”(合法性、真实性、可行性)。
2、检查所签订合同符合“五审查”(对方主体是否合格,授7权代理是否合法,资信是否有保证,经营范围是否超出,合同结算方法和程序是否符合规定)。
3、检查除即时清结外,是否签订了书面合同。
4、检查使用各类合同文本的正确性和合同内容合法、条款齐全、手续完备。
5、检查签订合同人员的有效代理范围和权限。
6、检查杜绝无效合同的出现。
三1、经常督促合同的履约情况。
2、全面了解本部门的信用管理情况。
四1、检查本部门的合同变更、解除手续的及时办理和手续齐全。
2、协助做好信息反馈和信访工作。
五1、做好相关资料的保管和归档工作。
六1、在信用(合同)管理上有所创新。
合计100
4、考核部门
公司信用(合同)管理员的考核评审工作由公司企业管理办公室在进行公司年度绩效考核时统一进行。
5、奖惩方法
信用(合同)管理员的奖励等级设三等:即先进(95分以上)、优胜(90—95分)和表扬(80—90分);获奖者以精神鼓励为主,并分别给予适当的物质鼓励。
考核总分首次达不到60分者,由部门给予教育或扣发奖金,考核总分两次达不到60分者,取消信用(合同)管理员资格。
第三章法人授权委托及合同签订前的评审制度
一、法人授权委托管理制度
(一)被授予“法人委托书”者的条件
1、必须是公司经营活动中确需签订合同并具有经济工作经验的业务人员。
2、应当经过《合同法》培训。
(二)“法人委托书”的管理
1、凡持有“法人委托书”的对外签订合同者,必须严格遵守公司制订的信用(合同)管理规定及相关配套制度。
2、发生下列情况之一的,必须办理变更或注销手续:
(1)“法人委托书”授权内容变更;
(2)证件有效期届满,不再续展;
(3)持证人因工作变动不再对外签约;
(4)持证人因调离公司、退休或死亡;
(5)持证人违反公司管理制度,情节严重的;
(6)其他
3、“法人委托书”遗失的,持证人应书面向部门领导报告,将部门领导批示意见送信用(合同)管理员,由其作出处理。
(三)责任
1、各部门应加强对持证人的教育和管理,发现严重违反公司有关制度规定签约或利用证件进行违法活动,或失职、渎职等导致公司重大损失的,应依规定追究责任。
2、持证人应当严格按照授权范围和授权期限签订合同,如因超越授权范围或者期限发生纠纷,其经济及法律责任由持证人承担。
第四章合同签订、履行、变更和解除制度
一、合同签订管理
1、合同承办人签订合同前应当对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查。
2、订立合同的主体,必须是法人或者取得营业执照的非法人经济组织。
3、公司对外签订合同,应由法定代表人或其授权的代理人进
行。未经授权,任何人不得以公司名义对外签订合同。
4、除即时清结的,合同应当采用书面形式。
5、合同及其有关书面材料,应当用语规范,字迹清楚,条款完整,内容具体,用语准确无歧义。
6、订立合同,合同条款应当完备。合同条款一般包括当事人的名称或姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。
7、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
8、订立依法应当办理批准、登记、见证、鉴证、公证等程序的合同时,应当依法办理特别手续。
9、合同承办人应当将合同的副本一份及时送交财务部门备案,作为财务部门收付款物的依据。
二、合同履约管理
1、法定代表人全面负责合同的履行。合同承办部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履约能力进行跟踪调查。发现问题的,合同承办人应及时处理。
3、接受标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符标准的标的应在法定期限内及时提出书面异议,依据具体情况作出相应处理。
4、合同结算必须通过财务部门进行。合法有效的合同,财务部门应当在约定期限内结算,未经合法授权或超越权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。
5、信用(合同)管理员负责监督检查合同履行情况。
三、合同的变更和解除
1、合同变更和解除由合同承办人与信用(合同)管理员一同参与进行。
2、对方当事人作为货款接受人而要求变更接受人的,必须有书面变更协议;
3、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合;
4、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同;
5、我方当事人因故变更或解除合同的,应当及时以书;
第五章客户授信与年审评价制度
1、信用(合同)管理机构加强与各业务部门的联系沟通,及时掌握客户的信用信息,对客户实行分级管理,分别制订不同信用等级所对应的信用额度、信用期限、信用折扣。
2、信用(合同)管理机构负责制订客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、回复客户的标准信用函等表格;受理客户信用申请;采用对客户进行走访、调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握客户信息,填写客户调查表,对客户进行信用评级,确定信用等级,并及时回复客户。
3、对客户实行跟踪管理,根据年审报告及时调整客户信用等级与授信额度。
4、各业务人员应及时收集客户信息并向信用(合同)管理机构反馈,信用(合同)管理机构应定期将客户信用状况评价结果反馈给各相关部门。
第六章客户信用档案建立与管理制度
1、信用(管理)机构应当建立完整的合同档案。
2、承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一个月内,应将合同资料移交信用(合同)管理员。
3、完整的客户信用资料,包括客户信用申请表、客户调查
表、客户信用审批表、回复客户的标准信用函、客户信用表单、授信资料、年审评价报告等,并附客户概况、财务状况、商帐追讨记录、往来银行、经营状况等调查资料。
4、配备具有数据库检索服务能力和经验的人员任专职档案管理员。
第七章应收帐款与商帐追收管理制度
1、建立应收帐款帐目,明确应收货款,分期应收帐款和应收票据的数额、期限、应付款人等内容。
2、依照应收帐款帐龄将应收帐款进行分期,制订相应的催收措施。
3、对应收帐款加强日常监督,根据实际情况每周或每月打印出会计帐上全部接近到期的应收帐款记录进行分析,对每笔帐款作出处理意见。
4、制订商帐追收办法,培训催收、追收人员。
5、设计商帐追收工作流程,包括内勤提示、外勤催收、法律诉讼等程序。
第八章失信违法行为责任追究制度
1、对方发生失信违法行为的,可酌情采取下列措施:
(1)取消赊销条件;
(2)停止供货;
(3)取消供货资格;
(4)诉诸法律。
2、本公司发生个人擅自以公司名义对外签订合同并违约或骗取款物、产品合格率未达标、拖欠货款及其他失信违法行为的,可依据具体情形,作出纠正措施:
(1)及时书面告知对方,说明原因;
(2)依法赔偿对方损失;
(3)撤消过错当事人职务、开除直至依法追究法律责任。
3、合同纠纷处理
1、发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导,并通报信用(合同)管理机构,提供材料。
2、为解决合同纠纷所采取的各项措施,应当确保在法定诉讼时效内进行。
3、合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同承办人员应配合好信用(合同)管理机构参加仲裁或诉讼。
4、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向信用合同管理机构负责人报告,向公安机关报案。
公司合同管理制度7
根据国家法律、法规及省市相关规定,按照学校合同管理办法,结合公司实际,特制定本办法。
一、合同管理原则
(一)各类合同的制定、实施和管理必须严格遵守国家法律、法规,认真履行合同法以及省市有关规定,依法办事。
(二)合同是对外经济活动的重要依据,凡参与合同订立、实施和管理的部门及个人必须坚持原则,从严把关,坚决维护学校、公司利益。
(三)合同管理实行的原则是:归口管理、分类实施。合同管理归口部门是行政办公室。各部门要指定专人负责合同管理与实施。
(四)本办法适用于公司各部门。
二、合同签订流程
(一)合同的`起草:合同起草公司(单位)或个人必须严格遵守国家法律、法规及省市有关规定,合同文本应做到条款清晰、标的准确、责任分明。
(二)合同的审核:合同由要约事件的责任部门委派专人初审,并经责任部门负责人审核签字盖章后,报送学校资产管理处合同管理科或公司法律顾问,申请法律顾问进行审核。合同要约责任部门负责协调相关单位按照学校法律顾问意见修改合同,并将修订稿报送行政办公室,由行政办公室报送合同管理科或法律顾问进行复审,经复审通过后,履行会签程序。
(三)合同的会签:合同提交领导审批前,必须实行严格的会签制度,未经会签的合同文件不得提交校领导审批和对外发送。
1.会签程序:合同文件首先由合同要约责任部门进行初审会签,部门负责人确认签字盖章后,报送行政办公室;其次,由行政办公室按照公司领导指示确定应会签的相关部门,由相关部门负责人签字盖章;最后,会签单返回行政办公室,办公室负责人签字盖章后,提交公司领导。
2.合同会签制度是合同管理的重要程序,会签部门应认真审阅合同文本,确保合同的合法性、可行性。合同要约责任部门在收到不同会签意见,认真研究后将研究结果通知会签部门,取得一致意见后报送至行政办公室,由行政办公室将合同报送至合同管理科,进入送审批准程序。
3.部门会签时间一般情况下在三个工作日内完成。
(四)合同的签订:行政办公室负责将公司合同审批单、合同正本(一式四份)、合同会签单提交公司领导,公司领导签字、盖章后,行政办公室将合同审批单、合同正本原件(一份)备案,必要时还需交资产管理处合同管理科备案。
(五)合同发送:合同是公司重要的机密文件,必须严格遵守公司保密规定,控制发送,
非责任部门不得持有合同文本。对外因工作需要发送合同文本时,必须经主管总经理批准后方可办理。
公司合同管理制度8
1.公司采购合同的内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：
(l)商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
(2)商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
(3)商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。
(4)交货期限、地点和发送方式
交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
(5)商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
(6)违约责任
签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;
②不按合同中规定的商品质量标准交货;
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
(7)合同的变更和解除条件
合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。
此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
2.采购合同的签订
(l)签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
(2)签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的.期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3.公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
(l)加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。
(3)处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
(4)信守合同，树立企业良好形象
合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。
公司合同管理制度9
第一章总则
第一条为促进公司对外经济活动的开展,规范公司对外经济行为,提高经济效益,防止不必要的经济损失,根据国家有关法律规定,特制定本管理办法。
第二条凡以公司名义对外发生的经济活动,均应当签订经济合同。
第三条订立经济合同必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同,不包括劳动合同。
第五条经济合同除即时清结者,一律采用书面格式,并必须采用统一的经济合同文本。有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第六条国家规定采用标准合同文本的必须采用标准文本。
第七条公司由法律顾问根据总经理的授权,全面负责合同管理工作,指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。
第二章合同的订立
第八条与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。
第九条订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
第十条除公司法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式,法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式,其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理,需授权人员在办理登记手续,领取、填写授权委托书,经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
第十三条经济合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点、和方式,违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
第十四条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,有合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管。
第十五条合同标的额不满一万元应当订立而不能订立书面合同的,必须事先填写非书面合同代用单,注明本办法所规定的合同主要条款,注明不能订立书面合同的理由,并经总经理批准同意,否则该业务不能成立。
第十六条每一合同文本上保留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须经公司总经理在我方所留的合同上签字同意。
第十七条合同文本拟定完毕,凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
第十八条公司总经理对合同的订立具有最终决定权。
第十九条流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上,合同流转单据作为合同审核过程中的'记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
第二十条对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,严禁我方签字后以传真、::信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。
第二十一条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第二十二条合同盖章生效后,应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
第二十三条合同文本原则上我方应持单份,至少应持二份,合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存,其中原件由财务部门和办公室留存。
第二十四条非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。
第二十五条签订经济合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后签约。
第二十六条签订经济合同,除合同履行地在我主所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。
第三章合同的履行
第二十七条合同依法订立后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行。
第二十八条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
第二十九条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。否则造成经济合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。
第三十条财务部门依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:
1.应当订立书面合同而未订立书面合同,且未采用非书面合同代用单的;
2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第三十一条付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
第三十二条在合同履行
过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。
第三十三条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。
第四章合同的变更和解除
第三十三条在经济合同履行过程中碰到困难的,各企业首先应尽一切努力克服困难尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第三十四条变更、解除经济合同,必须符合《经济合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。
第三十五条变更、解除经济合同,一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律作废。
第三十六条变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
第三十七条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第三十八条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。
第三十九条我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第四十条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。
第四十一条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。
第四十二条合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查考。
第四十三条合同变更后,合同编号不予改变。
第五章其他
第五十一条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。
第五十二条业务部门、::财务部门应当根据所立合同台帐,按公司的要求,定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立或履行情况,由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况,并向总经理汇报。
第五十三条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。
第五十四条公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
第六章责任
第五十五条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。
第五十六条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。
第七章附则
第五十七条本办法适用于浙江思加(中国)房产公司各部门。
第五十八条本办法解释权归公司总经理。
公司合同管理制度10
合同管理是物业管理企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各级管理人员及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以'重合同、守信誉'为核心的合同管理工作。
1.目的:为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据《合同法》及其它有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。
2.适用范围:公司对外签订的各类合同、协议、约定、等合同类文书均适用本制度。补充协议、补充约定、合同附件等原合同的补充类文书是原合同的必要组成部分,从属于原合同,同样适用本制度。
3.职责
3.1董事长负责标的3万以上合同的审批签署;
3.2公司总经理受董事长委托负责标的3万以下合同的审批签署;
3.3公司总经办负责公司各类合同的管理工作,具体职责是:
3.3.1负责在有需要情况下介入各类合同的谈判工作。
3.3.2负责制定销售、采购合同统一文本;
3.3.3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理;
3.3.4负责各职能部门/项目提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查;
3.3.5负责合同纠纷的处理;
3.3.6负责合同的档案日常管理;
3.3.7负责本制度的监督执行。
3.4职能部门/项目负责各类相关业务的合同谈判。
4.合同的签订
4.1所有合同必须由公司签订,任何职能部门、项目、分公司等不得擅自签订合同。
4.2签订合同前须审查的资料:
4.2.1必须审查对方当事人的主体资格,如营业执照、法人机构代码证、身份证明文件等。
4.2.2资信能力、履约能力,如资产证明、信誉纪录、企业规模和状况、相关的资质证明等。
4.3合同的审批
公司签订的合同,必须经公司总经理审批。
4.3.1具体权限如下:
4.3.1.1一般情况下合同由董事长授权总经理审批。
4.3.1.2标的超过3万元的由董事长审批。
4.3.1.3标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
4.3.2合同原则上由经办部门/项目负责人具体经办,拟订初稿后必须经相关职责部门、品质督导部、总办、总经理(董事长)审阅后按合同审批权限签署。
合同审查的要点是:
4.4.1.1合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
4.3.2.2合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
4.3.2.3合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
4.3.3根据法律规定或实际需要,合同还应当视情况是否呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。
4.4不得与没有独立承担民事责任的组织签订合同,也不得签订与法人履约能力明显不相符的经济合同。
4.5公司出具授权委托书委托员工签订合同的,该员工为公司委托人。公司委托人,可以在公司授权范围内代表公司签约。公司委托人必须对本企业公司负责。若公司委托人超出委托权限签约,造成公司损失的,公司将按照有关本制度有关规定处理。
4.6签订合同必须贯彻'平等互利、协商一致、等价有偿'的原则和'价廉物美、择优签约'的原则。任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依本制度有关规定严惩。
4.7合同的形式:除即时结算付清款项的合同外,一律采用书面合同,并必须采用统一合同文本。
4.8合同的内容应符合以下要求:
4.8.1当事人的情况:记载清楚合同当事人的名称(个人的要写姓名和身份证号)、地址、联系方式,合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
4.8.2合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将说明材料如图纸等作为合同的附件。
4.8.3数量:合同应采用国家标准的计量单位,约定标的物数量,无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。
4.8.4质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
4.8.5价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
4.8.6履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;
合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;
买卖合同在合同中应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。
4.8.7合同的担保
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
4.8.8合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
4.8.9保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
4.8.10违约责任
根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。
4.8.11合同纠纷解决的约定:为了方便公司控制诉讼成本,合同纠纷统一约定由公司所在地的法院、仲裁委员会处理。
4.9签订合同的工作程序:
4.9.1签订合同前,经办人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.2条对对方当事人的有关情况进行审查,并复印对方当事人所有的相关资料如法人营业执照及专业资格证书等留存。
4.9.2销售、采购合同,由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款,附合同会签表报审批,由总经公编写合同编号并加盖合同专用章,必要时,由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。
4.10
.3除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈,拟好合同条款,附合同会签表报批,审批程序按照本制度4.3规定执行,合同审批通过后再经公司签章生效。
4.10.4若合同要经过政府有关部门登记才生效的,或者法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同,合同成立后由总经办依法及时办理。
4.10.5合同正式签订后,合同文本及有关材料复印件除经办人自行保管外,应当随合同及相关资料的原件和会审表交存公司总经办备案。
5.合同的履行
5.1公司及所属分公司应当按照合同约定全面履行自己的义务,并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同的经办员工应当负责公司依约履行合同,因工作疏忽导致公司违约的,公司将按照本制度有关规定追究经办人的责任。
5.2在合同履行过程中,对本公司的履行情况应及时做好记录并经必须做好对方确认工作。
其中,履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单,一份留存对方,一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条,公司原则上只开具限制性抬头的'转账支票,不允许以现金形式支付。
5.3在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的,应立即中止履行,同时及时书面上报总经办处理,并报总经理。
5.3.1经营状况严重恶化;
5.3.2转移财产,抽逃资金,以逃避债务;
5.3.3丧失商业信誉;
5.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;
5.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认;
5.4.1在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中,经办人员应定期对帐,确认双方债权债务;
5.4.2在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时,应及时对帐,确认合同效力及双方债权债务。
6.合同纠纷的处理
6.1合同双方在履行过程中发生纠纷时,应首先根据法律和公司规定,按照实事求是的原则,由经办人、有关业务部门与法律顾问,与对方当事人平等协商解决;经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
6.2合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的,经办人员应及时书面报告总经办和总经理,并拟定处理意见,报总经理决定。
对方当事人涉嫌合同诈骗的,应立即报告总经办和总经理。
6.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷,以及对方当事人起诉的,相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经办。
6.4处理合同纠纷的原则:
6.4.1坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。
6.4.2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
6.4.3因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
6.4.4合同纠纷的提出,加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
6.5凡由总办处理的合同纠纷,所有相关职能部门及项目必须主动提供下列证据材料:
6.5.1合同的文本(包括变更、补充、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;
6.5.2送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;
6.5.3货款的承付、托收凭证,有关财务帐目;
6.5.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;
6.5.5有关方违约的证据材料;
6.5.6其他与处理纠纷有关的材料。
6.6对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、上级主管机关的处理意见、仲裁书、判决书、裁定书、调解书等,在正式生效后,应复印若干份,分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执,各职能部门/项目应由专人负责该文书执行的了解或履行。
6.7对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管负责人汇报。
6.8对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,可向人民法院申请执行。申请执行统一由总经办处理。在向人民法院提交申请执行书之前,有关部门应认真检查对方的执行情况,防止差错,并把有关情况及时报告总经办。执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。
6.9合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关职能部门/项目,并将有关资料汇总归档以备考。
7.合同的变更、解除
7.1公司的合同变更、解除,按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的,应依法及时办理。
7.2变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行,经双方一致同意停止履行的除外。
7.3合同的变更、解除的有关规定:
7.3.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的,须经双方协商,重新达成书面协议,新协议未达成前,原合同仍然有效,必须继续履行。公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后,应当在规定的期限内作出书面答复。
7.3.2存在下列情形之一的,公司可以单方解除合同,经办人应当及时向公司合同的审批程序原审批人员报告情况。
7.3.2.1因不可抗力致使不能履行合同的;
7.3.2.2在履行期限届满之前,对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;
7.3.2.3对方迟延履行主要债务,经催告后在合理期限内仍未履行;
7.3.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;
7.3.2.5法律规定的其他情形。
7.4变更或解除合同的,应当采用书面形式(包括书信、电报)。
8.合同档案的日常管理
8.1本公司实行二级合同管理,公司总经理办公室全面负责公司的合同原件管理,相关职能部门/项目留存合同的复印件。总经理办公室会同有关职能部门/项目认真做好合同管理的基础工作。具体如下:
8.1.2.1建立合同档案;
8.1.2.2建立合同管理台帐;
8.1.2.3填写'合同情况月报表'。
8.2公司的公章专人管理,公司的空白合同、授权委托书也由专人管理,公司所有合同、授权委托书均由总办统一登记编号、经办人签名,并记录领取情况,业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出外,特殊情况由总经理批准的除外。
合同专用章、盖章的空白合同、授
权委托书、已签订的合同有遗失的,应及时向当地公安机关报案,并登报声明。
8.3合同有关的送货回单,增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料,职能部门/项目应自行保管好;重要资料应将原件交总经办随合同保管。
8.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕,经总经办和有关部门确认后方可办理有关手续。
合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,总经办应在情况发生当日二周内书面告知各有关单位。
9.考核与奖惩
9.1公司、所属各项目全体职员应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体利益。总经办负责本制度执行情况的监督考核。
9.2对在合同签订、::履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,予以奖励。
9.3合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责任人员追偿损失:
9.3.1未经授权批准或超越职权签订合同;
9.3.2擅自为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书;
9.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同;
9.3.4工作疏忽导致公司违约造成损失的。
9.4合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司酌情向有关人员追偿损失:
9.4.1因工作过失致使公司被诈骗;
9.4.2公司履行合同未经对方当事人确认;
9.4.3遗失重要证据;
9.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻,事发后没有立即报告公司的按隐瞒不报处理;
9.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告;
9.4.6其他违反公司相关制度的。
9.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法,构成犯罪的,将依法移交司法机关处理。
9.6以上未明晰奖罚的行为均通过年度绩效考核体现。
10、附则
10.1本制度由广州xx物业管理有限公司总经办负责解释。
10.2本制度由总经理批准后生效,自颁布之日起执行
公司合同管理制度11
一、目的
为适应社会主义市场经济的需要,规范合同管理工作,避免和减少因合同管理不当造成的损失,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及国家其它有关法律、法规和《XX集团有限公司法律事务管理制度(试行)》、《XX集团有限公司法定代表人授权委托管理办法(试行)》、《XX集团有限公司合同管理办法(试行)》,结合本公司实际情况,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于XX有限责任公司与其它法人、非法人组织及个人签订的、变更、解除、终止各类经济合同、协议、备忘录或其他法律性文件。
三、职责
(一)设备部负责设备、备品备件采购及运输合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(二)基建部负责承揽合同、建设工程施工合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(三)财务部负责借款合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(四)技术部负责技术合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(五)市场部负责原材料采购、产品销售及运输合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(六)综合部是公司合同管理的综合部门,设合同综合管理员和法律事务员,负责本公司的经济、技术等合同和法定代表人授权委托书的管理,参与重大、重要合同的谈判、起草和签订,检查和监督合同专用章的管理及合同的履行情况,制定、修改合同管理方面的规章制度,指导参与办理合同登记、公证、签证工作,参与合同纠纷的调解、仲裁和诉讼,对违反合同管理制度的问题进行调查了解,并负责公司租赁合同、联营合同和承包合同的资信审查、谈判、起草和履行。
(七)法定代表人或授权代理人负责合同的签批。
(八)档案管理人员负责合同的归档保管。
四、合同管理程序
(一)根据公司生产经营实际,将合同分为重大合同、重要合同和一般合同。
1.重大合同包括但不限于月销售、采购额20xx万元以上的供销合同以及其他标的额在500万元以上的合同;对外担保合同(包括抵押、质押、保证担保合同等);财产租赁合同;联营合同;法律关系复杂的合同、涉外合同等。
2.重要合同包括但不限于:月销售、采购额500万元以上、20xx万元以下的供销合同以及其他标的额在100万元以上、500万元以下的合同。
3.一般合同包括:月销售、采购额500万元以下的供销合同以及其他标的额在100万元以下的合同。
(二)合同管理的主要内容
1.建立、健全合同管理制度。
2.保管、使用《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》。
3.监督合同依法、依有关规章制度签订。
4.建立合同档案,对合同进行登录、统计、保管。
5.监督检查合同的履行。
6.处理合同的纠纷。
7.在合同管理过程中,实行承办人制度和合同备案制度。
8.其它合同管理工作。
(三)合同管理实行承办人制度
1.每一项合同应当由法定代表人或职能部门确定至少一名承办人,合同承办人应当具备相应的专业知识和法律常识。
2.合同订立或履行过程中,合同承办人离开工作岗位的,由其原所在的职能部门负责人或法定代表人指定其它人继续履行承办人职责,直至合同履行完毕。
3.合同承办人不得是临时性借用或聘用人员。
4.承办人须依法律、法规以及本办法进行工作。
5.承办人应对合同自谈判起至履行完毕的全过程负责,在此期间合同若出现任何问题,承办人应及时与有关部门及法律事务人员进行协商,并以承办人为主进行解决。
(四)合同的审查与签订
1.在合同签订前,合同承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查:
(1)主体资格合法:具有经工商管理部门年检的营业执照,其核载的内容与实际相符。
(2)合同的标的应符合当事人的经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可、等级、资质证书。
(3)由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代表人身份证明。
(4)具有相应的履约能力:具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
(5)具有履约信用:过去三年重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件。
2.合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不应与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式做出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。
3.合同谈判与管理
(1)重大合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部、集团政策法律室及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前十天将市场调查、资信审查及谈判准备的有关材料提交参与部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书后将相关文件报集团政策法律室复审备案。
(2)重要合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书并备案。
(3)一般合同由合同承办人牵头,有关职能部门、财务部、综合部及公司法定代表人根据需要指定的其他部门和人员共同参与,合同承办人应在合同谈判前五天将有关资料提交有关部门和人员,由公司政策法律室出具法律意见书并备案。
(4)参与合同谈判的各部门应当相互配合、相互协作,对事先达成的内部意见,应当予以保密。
(5)签订并办理完有关手续的合同,由合同承办人在二天内将合同正本一份交综合部存档备查。
4.合同的形式
(1)合同除及时清结者外,一律采用书面形式。虽属及时清结,但合同标的物有专业技术要求,清结当时难以检测产品的内在质量,或应有试用期、保质期要求的交易,也应当订立书面合同。凡国家或行业有标准或示范文本的,应当优先适用。
(2)书面合同是指采用合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形的表现所载内容的合同形式。
(3)当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。
(4)计划单、调拨单、任务单、定货单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分,但不能代替合同。
5.合同应当包括以下内容
(1)合同各方的法定名称、住所、法定代表人的姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式。
(2)签约的目的和依据。
(3)合同标的(包括名称、型号、规格等)。
(4)数量和质量(包括检测标准和方式)。
(5)价款或酬金(包括支付方式)。
(6)履行的地点、期限和方式。
(7)争议解决方法。
(8)违约责任。
(9)变更或解除合同的条件。
(10)根据法律或合同性质必须具备的其它条款以及各方当事人认为有必要约定的其它条款。
(11)合同生效的时间和条件。
(12)合同附件的名称。
(13)合同签订的日期、地点。
(14)合同当事人的开户银行及帐号。
6.合同文本应当做到:条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、表述清楚。
合同中的术语、特有词汇、重要概念等,应当设立定义条款。
合同中涉及数字、日期的,应当注明是否包含本数。
7.合同应加盖签约各方的公章或合同专用章,并由法定代表人或代理人签章。
除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制成。
法定代表人授权委托代理人签订合同时,必须签署授权委托书。
授权委托书是法定代表人授权委托代理人进行业务活动的书面凭证(格式见附件)。凡在合同上代表本公司签字者,必须有法定代表人签发的授权委托书,授权委托书原件由委托人持有,综合部和委托人所在部门分别备案一份复印件。
8.公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同;如因业务需要,必须要以有关职能部门的名义对外签订合同时,应由法定代表人书面授权。
9.承办人应对其提供的'材料的真实性负责。
10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。
11.公司在订立下列合同前,合同承办人应就商谈约定内容草拟合同文本,送交综合部和集团政策法律室,按公司章程规定,需提交股东会或董事会的,提交股东会或董事会讨论决定:
(1)利用外资合同。
(2)资产抵押、转让、出售、租赁合同。
(3)担保合同。
(4)标的较大的借款合同。
(5)企业合并、分立合同。
(6)股份制改制、资产重组、重大投资合同。
(7)具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同。
(8)其它重大合同或集团公司规定报送审查的合同。
12.为保证合同的真实性、合法性和可行性,必要时,由业务主管部门负责报工商行政管理部门鉴证或请公证处公证。
(五)合同的履行
1.合同实行先签订,后履行的原则。合同生效前,不得实际履行。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同。
2.合同虽已签订,如因重大误解订立或发现显示公平,严重损害公司利益的,应及时与对方协商变更或解除合同,必要时请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤销;合同一经签订,但事后发现对方有重大欺诈行为时,应立即采取合法有效的措施,制止危害行为的发生,并及时请求仲裁机关或人民法院确认合同无效。
3.承担履约责任的业务部门,对合同对方当事人不按照合同约定履行义务的,应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议。
合同履行过程中,如收到合同对方当事人发出的履行异议,承担履约责任的业务部门也应在法定或合同约定的期限内以法定或约定的方式予以答复。
异议文件及答复文件须经合同承办人及法律事务人员审查。
4.合同承办人有证据证明对方当事人不履行或不完全履行合同,或存在其它损害本公司合法权益的情形,应及时报告法定代表人,同时通知法律事务人员,并根据具体情况行使抗辩权、代位权、及撤销权等权利,尽可能减少和避免损失,以维护公司的合法权益。
(六)合同的变更和解除
1.已签订并依法生效的合同,确需变更或解除的,由原承办部门写出书面申请报告,由综合部指导或参与按法律规定的方式及程序办理。
2.变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。
3.变更或解除合同的通知和协议,应当采用书面形式。未达成书面协议或作出书面通知前,原合同仍然有效。
4.合同变更或解除应严格按照法定或约定的期限。
因不可抗力或特殊原因不能履行合同的,应当以书面形式及时通知对方当事人;对方当事人要求变更或解除合同的,应当在法定或约定的期限内书面明确回复意见,协商变更或者解除合同,并履行相应的手续。
符合法定解除合同条件的,有权通知对方当事人依法解除合同,因此遭受经济损失的,除依法可予免责外,应向责任方追偿损失。
(七)合同纠纷的处理
1.合同发生纠纷时,应先采用协商方式解决,承办人应及时将有关情况通知法律事务人员和有关业务部门,由他们共同与对方当事人协商,能达成一致意见时,应依合同签订程序签订书面协议。该书面协议作为合同的补充应予以归档保存。
2.通过协商不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。承办人应与法律事务人员协商确定代理人、诉讼方案等,并向法定代表人报告。必要时请集团政策法律室参与,并将纠纷情况及处理结果书面报集团政策法律室。
3.集团政策法律室审查或参与签订的重大合同发生纠纷,承办人在纠纷发生一日内书面报公司政策法律室,公司政策法律室一日内报集团政策法律室,由集团政策法律室指导或参与处理。
4.公司与集团内各子公司、分公司之间发生合同纠纷,由承办部门及时协商解决;当协商达不到一致意见时,及时报集团政策法律室,集团政策法律室会同有关部门协商解决。未经集团政策法律室批准不得就纠纷擅自起诉、申诉仲裁或请公司以外的单位进行调解。
5.合同发生纠纷时,承办人应及时收集下列有关证据:
(1)合同文本,包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。
(2)有关的票据、票证。
(4)证人证言。
(5)其它有关材料。
(6)有关部门应尽可能为承办人收集证据的工作提供协助。
6.对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时,承办人应及时会同法律事务人员并经法定代表人同意后,向人民法院申请强制执行。
(八)合同的监督与检查
1.合同承办部门应按合同履行阶段向综合部进行书面报告。
2.综合部每季度对合同履行情况进行一次检查。
3.重大合同签订后,承办部门每季度向综合部和集团政策法律室书面报告合同履行情况。
(九)合同档案的管理
1.公司对合同建立档案,业务主管部门在合同签订完成后应及时将合同正本送交综合部,承办部门妥善保管好合同文本副本及相关资料,加强合同档案的日常管理和定期归档工作,确保其完整安全。合同执行完成后,除在日常工作中需经常查阅的合同可于隔年3月底前向公司档案室归档外,其它合同全部于次年3月底向公司档案室归档。
2.合同档案的内容
(1)合同文本及份数、各文本存置记录。
(2)承办人登记。
(3)合同附件、审查意见书及其它有关文件。
(4)合同履行情况记载。
(5)纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
3.各种合同档案的管理工作在正式向公司档案室移交之前由业务主管部门和综合部的专兼职档案管理人员负责,正式移交后,由公司档案室档案管理人员负责。档案室档案管理人员应指导和协助各业务主管部门档案管理人员做好合同档案管理工作。
4.各业务主管部门和综合部要建立合同管理台帐,作为执行合同管理的依据。合同管理台帐的主要内容包括:序号、合同号、签订日期、合同名称、合同对方当事人、合同类型、承办人、执行部门、合同金额、备注等。备注栏主要记载合同的变更、解除等事项。合同管理台帐应做到准确、及时。
(十)奖励与惩罚
1.对符合下列条件之一者,应给予表彰或奖励。
(1)在合同签订过程中,发现并纠正重大缺陷使公司免受重大经济损失的。
(2)在合同履行过程中,发现重大问题,积极采取补救措施避免重大经济损失的。
(3)在合同管理工作中认真负责,做出突出贡献的。
2.有下列情形之一,情节严重,造成重大经济损失或扩大经济损失的,对责任人员予以经济处罚或行政处分,构成犯罪的,由司法机关追究刑事责任。
(1)未经授权或超越授权或授权委托期满仍以委托人名义对外签订合同,事后又未经委托人追认的。
(2)代理人在签订履行合同中存在假公济私、损公肥私、谋取私利或未泄私愤而损害公司的各种行为。
(3)代理人对外签订、履行合同过程中不勤勉尽责、马虎大意致使公司遭受损失的。
(4)伪造公章或合同章,伪造法定代表人或法定代表人授权的代理人的签字对外签订合同的。
(5)公章或合同专用章保管人员未经主管领导同意,私自在合同上盖章的。
(6)合同经办人员在签订、履行合同过程中疏忽大意丢失、遗漏、毁损与合同有关的一些重要的材料,致使公司遭受损失的。
(7)发生合同纠纷后,隐瞒不报或不及时采取措施的。
(8)应当或可以追究对方当事人的违约责任而擅自放弃的。
(9)泄露合同意向、商业或技术秘密和其它有关机密的。
公司合同管理制度12
第一章合同管理总则
1、目的和依据 为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司的实际情况，制定本制度。
2、适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、资产转让合同、服务合同、保险合同等。
3、签订书面合同范围 除即时交割银货两清的简单小额经济事务外，应当采用书面合同形式。
4、合同管理原则 合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
5、保守商业秘密 管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
第二章合同运作程序
1、申请。有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度规定的程序办理，其他以公司名义对外进行经济事务应当由经营部提出书面《合同项目申请书》，应写明合同项目目的，项目内容及要求，项目意向及思路和合同金额，报请总经理审批。
2、起草。《合同项目申请书》经审批后，由经营部对业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。
3、审核。合同文本起草拟定好后必须及时报送总经理，由总经理对送审合同文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的，给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的，提出审核意见，按《合同审核规定》的审核意见处理程序办理。
4、签订。经总经理审核后，由办公室负责加盖公司合同专用章或公章。
5、履行。由经营部具体负责其承办合同的履行。合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。
6、监督。由总经办、经营部、生产部、质检部等职能部门和其他相关单位、部门按照公司有关规定负责监督合同质量的履行。严格按照验收或商检程序办理，对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。
7、归档。合同履行完毕，由办公室按本制度规定做好合同文本及相关材料的归档工作。
第三章合同管理职责
1、公司合同管理部门司法办的主要合同管理职责
1) 认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本公司的合法权益。
2) 公司实行二级合同管理，办公室全面负责公司的合同管理，负责制定、修订本公司合同管理制度、办法；负责组织实施公司合同管理监督的工作。
3) 审查合同，对送审合同文本进行合法性审查，防止不完善或不合法的合同出现。
4) 依法处理本公司的合同纠纷。
5) 做好合同统计、归档、保管工作。
6) 负责本制度的监督执行。
2、合同承办部门的主要职责
1) 依法签订、履行、变更、解除本部门的合同，并负责本部门的合同管理。
2) 严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力，并保存相关资料。
3) 经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订合同条款或合同文本，并对合同实质性条款中业务内容的合法性、真实性、准确性负责，防止不完善或不合法的合同出现，确保合同规范和正确。
4) 经营部应统筹安排合同拟签时间，必须按规定给总经理留出合同审核时间，以保证审核质量，防止出现问题合同。
5) 6) 合同签订后，应当及时将合同文本原件办公室存档备案。 经营部对所签合同，认真负责执行，并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，保存履行过程中的有关资料并做好履约记录，发生问题及时向总经办通报。
7) 经营部的业务合同承办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，经营部应把其与合同有关的资料及空白合同、名片、委托书等材料收回，由经营部确认后，办公室方可办理有关手续。
8) 负责本合同的登记、统计、归档工作。
3、办公室的主要职责
1) 严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用，并设专人管理。
2) 严格按照合同审签程序执行，审查合同审核与审批手续是否完备，未经司法办审核和未经公司领导审批的合同，不得加盖合同专用章或公章。符合条件的才可加盖合同专用章或公章。
3) 做好合同专用章和公章的保管和使用工作，遗失的应及时向公安机关报案并登报声明。
4) 不得随带公章、合同专用章或已盖公章或合同专用章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，应按合同审签程序办理《带章外出审批表》和《空白法律文书审批表》审核备案，由总经理批准。由办公室负责监督执行带章外出的使用工作。
5) 做好与合同有关资料的登记归档工作。
6) 做好合同管理工作。
4、监督履行部门职责
1) 公司合同监督履行的部门主要由总经办、质检部、生产部等职能部门和其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要求负责监督合同标的、质量的履行。
2) 监督履行部门应当严格按照验收或商检程序办理，对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。
3) 在合同履行的过程中，合同监督履行部门应及时派员对合同标的、质量进行跟踪监督，确保质量要求达到约定标准，发现问题及时要求合同承办部门纠正，切实履行监督职能，维护公司利益。
4) 在履行合同过程中发现重大问题应及时通报总经办。积极采取补救措施，避免公司经济损失。
5) 做好并保存监督工作记录、履约记录及有关资料存档工作。
第四章合同审签管理
1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。
2、需要委托代理人订立合同的，应当依照法律规定的条件进行委托，并对委托代理人的活动进行监督。洽谈、签订合同的代理人的授权委托书，必须按合同审签程序经司法办对委托事项和具体权限审核备案，报总经理审批后，方可由办公室加盖公章。
3、经营部将合同文本拟定好后必须送交总经理审核，未经审不得加盖公司合同专用章或公章。
4、所有合同都应按顺序由办公室统一编号，若拟用对方当事人格式合同可使用其编号。
5、合同及其有关的'书面材料，应当语言规范，字迹(符号)清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
6、订立合同，必须完备合同必要条款。合同必要条款一般包括对方单位名称，数量和要求，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
7、有国家标准的按国家标准，没有国家标准的按行业标准，没有国家标准也没有行业标准的，按实现合同目的的约定标准。有样品的应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各部门主管负责保管。
8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留臵、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
12、总经办应对公司合同管理工作定期组织检查、抽查等方式，对相关经营部的合同订立程序、合同履行、合同制度执行、有关合同材料归档等工作进行检查，并及时向公司领导反馈检查结果。
第五章合同审签程序
1、签订合同
1) 对法人必须审查原件并保留盖有公司法人公章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。
2) 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。 3) 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、签订合同前，经营部的合同承办人员必须审查对方当事人的代理人的代理身份和代理资格。
1) 代理人职务资格证明及个人身份证;
2) 被代理人签发的授权委托书;
3) 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同前，经营部的合同承办人员必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同前，经营部的合同承办人员应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、签订合同前，由经营部的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，合同文本起草定稿后，由总经理进行合法性审查后统一编写合同编号，由办公室加盖合同专用章或公章，并做好登记存档工作。
6、需外出签订合同的，在签订合同前（商谈拟定阶段），由经营部的合同主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款或者确定拟用合同文本后，附《带章外出审批表》由合同承办部门负责人签字进行合法性审查后统一编写合同编号（若拟用对方当事人格式合同可使用其编号），由合同承办人员报送总经理审批，然后由办公室负责人审核签字加盖部门章，并派专人带章陪同合同承办人员共同外出，并做好登记工作。
7、由办公室负责监督执行带章外出签订合同的合同专用章或公章的使用，《带章外出审批表》上应当注明带章外出期限，带章外出事由、权限、交还时间等内容，并由合同承办人员与行办带章人员签字，办理完毕后，由办公室负责将此表备案。
8、合同文本原件应不少于四份。合同承办人应将签订后的合同文本原件及时送交办公室和财务备案。
9、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。
（1） 名片;
（2）厂家介绍、产品介绍等资料;
（3）各类广告、宣传资料;
（4）各类电话等通讯工具号码;
（5）对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
第六章合同审核规定
1、公司总经办负责公司经济合同的法律审核。合同法律审核坚持依法、及时、准确的审核原则。
2、审核内容。合同审核部门对下列合同事项依法进行审核：
1) 合同形式。合同形式应采用法律、行政法规规定或当事人约定的形式。国家规定采用标准合同文本的，应采用标准合同文本。
2) 合同实质性条款。合同的实质性条款由合同当事人双方约定。根据《中华人民共和国合同法》规定，合同实质性条款包括以下内容：
①单位名称；
②标的；
③数量；
④质量；
⑤价款或者报酬；
⑥履行期限、地点和方式；
⑦违约责任；
⑧解决争议的方法。
3) 合同效力。签订合同应主体适格，意思真实，目的合法，不损害社会公共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定。同时，合同中不得含有无效条款。
3、经营部应严格按照合同法规定的合同实质性条款拟定合同，并对合同实质性条款内容的合法性、真实性、准确性负责。
4、经营部对经审核的合同有实质性条款变动的，应将合同送交对合同形式和内容的合法性进行审查，并制作审查合同笔录，应提出审核初步意见，经本部门负责人复核后，合同的形式和内容符合法律法规规定和公司合同制度的，通知合同承办部门报送总经理审批。
5、审核意见反馈。合同的形式和内容及有关事项不符合法律法规规定和公司合同制度的，由合同审核承办人员提出审核意见并制作《合同审核意见书》，经本部门负责人复核后，送达经营部进行纠正，并将送审合同文本原件及相关材料退回经营部。审核意见正确的，经营部应当纠正。纠正后应当及时报送合同审核部门复核。
6、审核意见审批。经营部对审核意见有异议的，应当与合同审核部门充分沟通协商，力求达成一致意见，不能取得一致意见的，经营部应当自收到《合同审核意见书》之日起3日内提出书面意见，写出不予采纳或者坚持自己意见的理由和依据，报送合同审核部门。由合同审核部门将争议的主要问题、经营部意见、合同审核部门意见及处理意见和理由一并制作《合同审核意见报告》，报请分管领导签批意见，然后提请董事长（法定代表人）决定并作出书面批示。
7、审核意见经公司法定代表人审批后，合同审核部门应及时将审批意见书面反馈至经营部，经营部和合同审核部门应当按审批意见执行。
8、经营部未向合同审核部门提出书面意见，直接向分管领导申请复议协调的，必须提出书面意见，写出不予采纳和坚持自己意见的理由和依据，报请分管领导签批意见，然后提请法定代表人决定并作出书面批示，送交合同审核部门执行。
9、任何影响合同订立的指示和表示都应当对公司和法定代表人负责，必须提出书面意见并提请法定代表人签批意见后，方可送交合同审核部门执行。
10、审核重大经济合同应召开合同审核部门专题会议，实行集体审核制度。
11、审核期限。经营部应及时将拟定合同送交合同审核部门进行审核，统筹安排拟定、审核、签订时间，不得耽误审核时间。严禁在本部门拟定合同时间安排很充足，而报送合同审核部门审核时间紧迫的情况出现，以保证审核质量，防止问题合同出现。合同审核部门应在受理合同之日起三个工作日内完成对送审合同的法律审核。对于重大复杂的合同可延长至五个工作日。应急合同不得少于一个工作日。
12、应急合同应当由公司分管领导直接安排合同审核部门审核，合同审核部门应当在一个工作日内完成审核或提出审核意见。
13、经营部的合同承办人员未按规定给合同审核部门预留审核时间，耽误审核期限不能保证审核质量的，除给予罚款外，由责任人承担不利后果，公司将向经营部负责人和直接责任人追究责任。
14、合同签订后，经营部应当及时将一份合同文本原件分别送交合同审核部门存档备案和财务部门作为收付款物的依据。
15、档案管理。合同审核部门应明确专人负责送审合同的接收、登记备案，并将送审合同及相关材料、审核意见的复制文本予以归档。
16、合同及档案管理实行分类编号管理，按照合同名称分类归档，并按照审核顺序制定编号，做到管理规范。
第七章合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
1) 法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2) 合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。先签订，后履行，能使双方当事人在履行合同的过程中，按照双方权利义务和约定履行合同及承担责任，避免法律风险。特殊情况应经司法办审核备案，报请法定代表人批准。
3) 在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。 4) 相关部门严格按照《关于加强物资管理的实施意见》执行。接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
5) 合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
6) 凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。
2、合同的变更和解除
1) 对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
2) 我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。
3) 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向总经办报告。
4) 我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
第八章合同纠纷处理
1、合同纠纷管理
1) 为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。
2) 发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告，并及时向公司领导汇报，必要时向公安机关报案。
3) 合同承办部门、人员应配合好公司司法办参加仲裁或诉讼。
4) 合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
2、合同纠纷处理程序
1) 发生合同纠纷，合同承办部门负责人应立即报告分管领导，并通报总经办。经营部应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。
2) 合同双方在合同履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则平等协商解决。
3) 合同双方在一定期限内（一般为一个月），无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理。
4) 在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。
5) 合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。
6) 向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。
第九章合同资料管理
1、档案资料内容下列资料可以作为合同档案：
（1）谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;
（2）对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件;
（3）对方当事人履约能力证明资料复印件;
（4）对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件
（5）我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;
（6）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;
（7）双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;
（8）登记、见证、鉴证、公证等文书资料;
（9）合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;
（10） 标的验收记录;
（11）交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
2、合同资料归档、统计与管理
1) 公司所有合同都必须统一编号，由办公室妥善保管。
2) 合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交办公室。
3) 办公室应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由司法办主任确认后交档案管理人员存档，不得随意处臵、销毁、遗失。
公司合同管理制度13
第一章总则
第一条为了加强合同管理，避免经营失误，降低经营风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其它有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条公司对外签订的各类合同，公司统一采购办公用品、维修车辆等与供货方或者维修厂商签订的协议，一律适用本制度。
第三条合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各部门及有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。
第二章合同的签订
第四条合同谈判须由主管部门（或项目部）和公司分管领导或相关部门主要负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。
第五条签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对公司负责。
第六条签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方当事人个人或公司经营活动信誉状况、工作或经营业绩、经济实力、有无违法行为等。
第七条签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
第八条一律采用书面格式，必须由公司职能部门审核后，采用统一合同文本。对于重大合同以及对方草拟的合同，还需公司法律顾问进行审核确认。
第九条合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确，涉及人民币金额的数据必须有大写。
第十条合同内容应注意的主要问题有：
（一）部首部分：要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。
（二）正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量，工程造价，技术资料交付期间的材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质保时间、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等。
（三）结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章（除特殊情况需要使用公章外），严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。
第十一条签订合同地点，除合同履行地在我方所在地外，应力争在我方所在地签署。第十二条在合同协商或谈判过程中，凡合同对方承诺的各种对公司有利的事项必须全部写入合同条款。
第十三条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
第三章合同审查批准
第十四条合同在正式签订前，必须按规定上报法人代表审查批准后，方能正式签订；合同签字盖章前，原则上要求对方应先完成签字盖章，我方才签字盖章。
第十五条合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管相关工作的副总或总会计师总经济师总工程师（以下简称“三总师”）初审，再由公司总经理审阅后，按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查确认。合同审查的要点是：
（一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
（三）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第四章合同的履行
第十六条合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的.部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的权利、义务，确保合同的实际履行或全面履行。
第十七条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第十八条总经理、副总经理或“三总师”、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
第五章合同的变更、解除
第十九条在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内做好维权取证工作，取得对方单位同意变更、解除合同的书面确认文件，并按公司规定的权限上报合同。
第二十条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制；任何部门均不得以个人或部门名义与对方签订协议变更、解除、终止合同，如需签订此类协议必须严格按规定的审批权限和程序执行。
第二十一条变更、解除合同，必须符合《中华人民共和国合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。
第二十二条变更、解除合同的手续，应按本制度所规定的签订合同的审批权限和程序执行。
第二十三条变更、解除合同，必须采用书面形式，口头形式一律无效。给予合同对方补偿、赔偿、奖励或调整合同价格的，必须以合同书形式，严禁采用会议纪要、往来函件、传真等各种非合同书形式。严禁以非合同书形式变相修改合同内容。严禁以变更合作单位名称、名为降价实为增加我方造价成本等形式变相调整合同价格及其包含的内容。严禁以甩项、分包等形式变更原合同，增加我方实际造价成本。
第二十四条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
第二十五条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第二十六条以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
第六章合同纠纷处理
第二十七条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第二十八条合同纠纷由与合同内容相关的部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第二十九条处理合同纠纷的原则：
（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
第三十条在处理纠纷时，应加强联系，及时互通信息，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨。
第三十一条合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
第三十二条凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料：
（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等。
（二）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证。
（三）货款的承付、托收凭证，有关财务帐目。
（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告。
（五）有关方违约的证据材料。
（六）其他与处理纠纷有关的材料。
第三十三条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第三十四条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
第三十五条对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。
第三十六条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。
第三十七条在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
第三十八条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位或部门，并将有关资料汇总、归档，以备考。
第七章合同管理
第三十九条本公司合同管理具体是：
公司由法定代表人指定授权人总负责，归口管理部门为财务部、办公室；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。
第四十条公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后，入档案室统一管理。
第四十一条办公室同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：
（一）建立合同档案。
（二）建立合同管理台帐。
（三）填写“合同签订情况月度统计表”。
第八章附则
第四十二条本制度效力范围包括公司本部、下属企业和控股公司。
第四十三条本制度解释权归总经理办公会。
第四十四条本制度从公布之日起实施。
公司合同管理制度14
1.0目的
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。
2.0适用范围
适用于物业管理公司所有合同的管理工作。
3.0职责
3.1总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。
3.2人事行政部负责本项目合同审核、监管及归档(包括员工劳动合同)。
3.3各部门负责人负责合同的履约执行。
4.0程序要点
4.1合同管理的范围:包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
4.1.1对外提供服务的合同,包括以下几类:
(1)开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同;
(2)投标书;
(3)对外租赁合同;
(4)公司承诺提供的常规服务和管理合同;
(5)顾客(业主、住户或其他委托方)委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;
(6)公司车库、车棚、车位使用或泊车合同;
(7)其他对外提供服务的合同。
4.1.2对外委托服务的合同,包括以下几类:
(1)采购合同;
(2)招标合同;
(3)劳动合同;
(4)公司委托顾客(供应商或其他受委托单位)进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同;
(5)其他须进行对外委托服务的合同。
4.2合同的形式包括以下几种形式。
4.2.1书面的和非书面的。
4.2.2协议或其他法规性文件的规定和要求。
4.2.3规范合同和格式合同。
4.2.4口头承诺。
4.2.5招、投标书。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:
(1)标的;
(2)数量和质量(或工作内容);
(3)价款或酬金;
(4)履约期限、地点方式及其他履约条件;
(5)合同终止条件;
(6)违约责任;
(7)专用合同约定的其他必要条款。
4.3.2各种合同若有合同范本,可依照合同范本填写或修改各项条款。
4.4合同的评审。
4.4.1评审权限:
(1)标的在10万元以下的合同,由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及人事行政部经理进行评审;
(2)标的.在10万~50万元的合同,由总经理组织有关人员进行评审;
(3)标的在50万元以上的合同,由董事会进行评审。
4.4.2评审内容。
(1)对外提供服务合同的评审内容:
公司的履约能力;
顾客提供的价格;
合同的风险;
合同的条款是否明确;
合同是否合法;
合同的社会效益;
其他需要评审的内容。
(2)对外委托服务合同的评审内容:
分供方的履约能力;
分供方提供的价格;
分供方的信誉;
分供方提供服务的售后服务;
合同的条款是否明确;
合同是否违法;
合同的风险;
合同履约监控能力;
其他需要评审的内容。
4.5合同的签署与生效。
4.5.1合同经评审合格,由总经理签署。非书面的合同除外。
4.5.2经总经理签署的合同按印章管理规定办理盖章审批手续。
4.5.3所有书面合同均须加盖公司印章,合同页数在一页以上的必须加盖骑缝章。
4.5.4经签署并加盖公司印章的合同正式生效,须公证的合同,经公证后生效。
4.5.5公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条款的限制。
4.5.6生效的合同原则上一式四份,公司与顾客各两份,需进行公证的须报公证机关一份备案。
4.6合同的编号与归档。
4.6.1书面合同统一进行编号,编号的方法按档案管理的规定办理。
4.6.2一般情况下书面合同由公司人事行政部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外),归档方法按档案管理的有关规定办理。
4.6.3公司归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督顾客履约的,按档案管理的有关规定办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后,须将合同返还公司归档。
4.6.4合同条款涉及保密事项的,有关部门均承担保密责任。
4.7合同的履约。
4.7.1对外提供服务的合同,由提供合同服务的部门负责履约,重要的合同由总经理或人事行政部监督履约。
4.7.2对外委托服务的合同,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由总经理或人事行政部监督履约。
4.7.3合同执行部门须将合同履约阶段性情况向总经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。
4.7.4公司监控所有书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度,对违反合同进度的及时向总经理汇报。
4.7.5合同履约完毕,对重要合同的执行效果再次进行评审。
4.8合同的变更与废止。
合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向人事行政部提出合同变更申请,人事行政部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。
4.9合同的续约。
合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部经理按合同评审程序跟进评审,重要合同由总经理直接组织合同评审。
4.10合同的统计。
每年12月31日前,由人事行政部对书面合同进行清查统计,写出专题报告。专题报告内容
包括:合同清单,履约完成情况,存在或需跟进的问题等报总经理审阅。总经理给出批示意见,由人事行政部按总经理批示意见办理。
5.0相关记录表格
5.1《合同台帐》文件编码:cd/jy/qr/006
5.1《合同评审表》文件编码:cd/jy/qr/007
6.0相关支持性文件
公司合同管理制度15
一、为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，依据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，制定本制度。
二、本制度所称“合同”指本公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的法律文件，包括但不限于合同、合约、协议、契约等。“合同文件”是指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷的处理相关的法律文件、文书。
2、其签订和履行将对公司生产经营活动产生重要影响的合同；
3、关联交易合同、资产重组类合同、对外担保合同、银行借款合同、投资类合同、无形资产转让类合同；
4、《公司章程》规定需要董事会、股东会审议通过的合同。
四、本制度适用于公司及下属分公司。公司及下属分公司所有签订合同的行为（与员工签订劳动合同、劳务合同除外），必须依照本制度规定执行。劳动合同、劳务合同的签订由行政部门负责管理。
五、公司合同管理实行承办人责任制，合同相关执行、审查部门的承办人对其职务行为负责。
财务部和业务经办部门共同对合同负责，财务部负责合同价款、付款方式等财务内容的审查，经办部门负责合同的业务合理性、经济性、技术指标、合同相对方履约能力审查。
1、制定、修改、解释本公司合同管理制度及流程，组织实施合同管理工作的考核；
2、做好合同文本管理，制定公司常用业务合同范本，指导公司各部门使用合同范本；
3、审查合同，提示合同风险；
4、统一办理《法人授权委托书》，并负责《法人授权委托书》的变更、注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作；
5、协助业务经办人依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订；
6、依法处理本公司的合同纠纷，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
七、公司职能部门对外业务中需要提供法人授权委托书的，由业务经办人员填写《法人授权委托书申请单》，详细填写申请的事由、授权事项、授权范围、授权期限等，依次报部门主管、财务审核、总经理审批。
八、财务部负责根据业务性质、风险控制，结合审批通过的授权范围、授权期限等，起草《法人授权委托书》，并负责办理法人签章手续。
《法人授权委托书》分为一般授权、特别授权。一般授权限于进行洽谈、谈判、办理程序业务，不能代表公司涉及实体利益的决定。
特别授权是授权代理人可以代表公司就授权事项做出权利、义务的实体利益决定的授权。办理特别授权《法人授权委托书》的，《法人授权委托书》内容需报财务经理和总经理审批。
签署合同的《法人授权委托书》可简化为见履行完毕审批手续的《合同审批单》即可办理。
九、其他需要报经总经理授权事项的，按照相关规定执行。
十、公司各职能部门根据部门职责、业务需要，指定业务承办人负责业务的谈判，参照合同范本和《合同制定指引》起草合同。
十一、业务承办人根据谈判结果和合同范本或《合同文本制定指引》起草合同，按照合同审批流程办理审批手续，由总经理批准的授权签约人签章，同时加盖合同专用章。合同专用章仅限用于有关合同的签订，不得在其他文件上使用。
1、经办人草拟合同文本，填写“合同审批单”时间、审批单编号、经办部门、项目名称、合同编号、合同相对方、合同金额、合同标的、招标比价总结等。
2、需要提交有关技术部门会签的，交相关技术部门会签意见；
3、部门负责人签署审核意见，财务领导签署复核意见；
4、总经理审批：对重大合同或对公司生产经营有重要影响的合同，总经理认为有必要的，可组织会审。
十二、上述审核承办人审核意见必须明确具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。
十三、印章管理人员核实完成上述审批手续及审批人授权的签约人签章后，方可加盖合同专用章。合同印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记。
单份合同两页以上的，合同各方均应当加盖骑缝章，或逐页签章。合同正式签订后，由业务经办人将合同原件交财务部备案一份。
十四、未履行完毕合同审批手续，不得对外代表公司签订任何合同。
十五、合同专用章由财务部统一刻制，并指定专人保管。未经总经理批准，不得将合同专用章交由他人保管。
印章管理人员因故临时请假，直接由财务负责人临时保管，并做好交接记录。
十六、合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须携带合同专用章到公司外使用的，应经总经理批准，并到印章管理人员处办理借用手续。
十七、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并予以销毁。
合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。
十九、公司与法人、自然人或其他经济组织应当签订书面合同，但日常办公用品的采购根据公司交易习惯，可以不签订书面合同。
二十、具有下列情形之一的，业务经办部门应当申请财务部协助进行资信调查：
2、本次之前的合同履行中，相对方有重大违约行为的；
3、本次之前的合同履行中，相对方虽无重大违约行为，但是违约行为持续到拟合同签订之日的；
1、调查对象的注册资料、历史、股东及行政人员资料、所在地址，经营状况；
2、法律诉讼、抵押记录等影响公司业务状况的记录，以此作为考察其资信状况的重要依据。
资信调查后，由具体负责的调查人员制作调查报告，上报计划财务部和总经理审批。
二十二、对于合同履行有资质要求的，业务经办部门会同相关技术部门要求相对方提供相应的资质证明材料：
1、企业营业执照、税务登记证、组织机构代码、市场准入证、法定代表人身份证明、授权委托书；
3、工程建设企业的施工资质等级证书、单项工程施工许可证；
5、对于大宗原材料、设备采购与大型工程建设项目，需要相对方近三年来的经营业绩材料；
6、审查相对方有关生产规模、技术实力、施工或供货能力的相关资料，以确定其履约能力。
相对方不能提供需要的资质材料的，或者提供的资质材料不符合资质要求的，业务经办部门不得以公司名义与之签订合同。
二十三、对重大合同总经理认为有必要的，可组织会审。合同会审应当遵循下列规定：
1、有特殊资质要求的，由业务经办部门会同相关技术部门审查其资质和履约能力。
2、技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、企业技术标准等进行审查。
3、财务部主要负责合同对方资信情况、违约责任条款、价款支付等的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
4、对于经过会审的合同，应当由业务经办部门制作会审记录由会审部门的负责人签字。
二十四、合同依法成立，即具法律约束力。合同履约部门必须严格履行合同所规定的义务，积极行使合同赋予的权利。
业务经办部门、合同履行有关部门在合同履行过程中，应当做好记载，保存相关会议纪要、验收单、催促函等履约证据，由业务经办部门制作合同台账。
本公司发生需要变更合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。
本公司在接到相对方要求变更合同的通知时，应当立即审查理由是否正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。
合同变更的`审查需由业务经办部门参照合同签订的审批程序进行。
本公司发生需要解除合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。
本公司在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是否正当，如果符合解除条件，同意解除的。因解除合同导致损失的，应当及时相对方提出书面索赔请求。
合同解除的审查需由业务经办部门参照合同签订的审批程序进行。
二十七、合同签订后进入履行阶段，业务经办人应随时跟踪合同的履行情况，发现合同相对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或公司自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告部门负责人处理。
二十八、针对合同相对方违约的情形，可采取以下措施处理。
继续履行合同是违约相对方必须承担的法律义务，也是本公司享有的法定权利。不论违约方意愿，只要存在继续履行的可能性，本公司就有权要求违约相对方继续履行原合同约定的义务。
合同相对方违约的，本公司可按照合同约定要求违约方支付违约金，该措施可以与继续履行一并要求。
合同相对方违约，本公司可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向相对方收取或交付定金作为债权的担保。
合同相对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本公司造成损失的，本公司有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同财务部根据合同约定，与合同相对方协商确定。
二十九、本公司违约的，业务经办部门会同财务部与合同相对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总经理，经批准后承担相应责任、履行有关义务。
三十、合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同相对方协商谈判，并及时报告财务部门和上级领导。
三十一、经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。补充协议的审批，参照合同签订的审批程序。
三十二、合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。协议管辖的，应当优先考虑由本公司所在地法院或邻近的商事仲裁院管辖。
三十三、纠纷处理过程中，公司任何部门或个人未经授权，不得向合同相对方做出实质性答复或承诺。
三十四、合同签订后，业务经办部门应按规定对其经办的合同进行收集、整理、预立卷。
三十五、合同履行过程中形成的各种单据、凭证、会议纪要、函件和其他相关材料都须附于预立卷内。
三十六、预立卷须按公司保密制度有关规定确定合同的密级并采取保密措施，密级标注于合同正本的封面。
三十七、业务经办部门应在合同文件形成后3个工作日内，将合同原件交一份给财务部归档建立清单。
三十八、履行完毕的合同由经办部门将预立卷封卷，交财务部签署封卷意见后交档案室归档。
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