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市场部文员岗位职责与工作流程
在快速变化和不断变革的今天,岗位职责在生活中的使用越来越广泛,岗位职责主要强调的是在工作范围内所应尽的责任。那么岗位职责怎么制定才能发挥它最大的作用呢?下面是小编整理的市场部文员岗位职责与工作流程,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。
1、目的:
明确跟单文员的作业,避免工作的失误、提高工作效力。
2、适用范围:
本程序适用于市场部各科室的跟单文员。
3、职责:
部门经理:负责审核科室文员的工作。
部门科长:负责监控各科室文员的工作。
文员:负责实施作业程序。
4、程序:
4.1、接收订单:
订单以书面形式为准,尽量避免受理口头订单,口头订单应详细记录,并经经理助理审核后方可下单。
4.2、处理订单:
4.2.1、接单时必须要求客户传真书面订单,如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时,文员需要求该客户所属业务员填写《特请单》或《送样(赠送)申请单》,经经理助理审批后方可下单给计划。
4.2.2、审核订单包括产品的规格、价格、交期等。
4.2.3、审核订单时如发现订单不清楚,首先查阅客户资料本;其次查阅以前《订单确认表》。如以上两项仍查询不到,则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系。
4.2.4、若所接订单与客户以前所用规格不一致,应及时询问客户是否需更改要求。
4.2.5、订单确认ok后须按客户要求下单给物控,同时记录于《订单记录表》上,并及时回传客户订单,若交期不能满足客户需求应立即致电与客户协商,并在订单上注明实际交货期,重新回传订单。
4.2.6、当天下午须将第二天需出货的产品在电脑中输入送货单并统一打印。
4.2.7、将打印完的送货单与派车单夹在一起交由财务审核。
5、合理派车
5.1、合理派用本科室运输车辆,保证正常情况下所派出的货均能送达。
5.2、18:00点前填写区域划分表及派车单由科长审核、交经理助理批准,如果科长出差在外,可致电给科长让其审核派车单,并由文员在审核栏内代签名。
5.3、若要借用其他科室的车辆应在当天下午与该科室的文员联系,若经同意则派车,派车单应由该科室文员签名
6、送货单的整理
6.1、所有送货单必须于第二天早上收回,并整理归档,不可有丢失送货单现象。
6.2、收回送货单时要审核送货单是否有送货人签名及收货人签名、印章。
6.3、收现金或代收货款的送货单,在货送完后立即将财务联及产品出库单交给财务。
7、出库单的整理
前一天所出的所有货的出库单,司机会由第二天早上8:00前交于该科室文员,文员收到出库单后需审核出库单的客户代码、产品名称、出货数量及其签收栏内司机有无签名(无签名需问清楚原因),若出库单有问题而客户代码属于该文员所负责客户,文员必须在送货单背面说明问题并签上名字还给计划退回仓库,如果没有任何问题即将出库单贴于相应送货单财务联后面。
8、订单整理:
所有客户必须设立相关档案,含外省及中间商客户,当订单完结后应于当天存档,做到日清日毕。
9、报价的处理:
报价给客户要以该客户的相关业务员所确定的价格为准,但必须满足《正业产品市场指导价》要求。所有发出报价单必须经经理助理审批。
10、发件产品送货单的管理:
首先必须登记好客户名单,并在估计到达客户处时间致电过去要求其回签送货单,如超出三天未回签,应书面报告经理助理予以解决。
11.相关文件(略)
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