总经办秘书岗位职责

时间：2023-04-28 15:40:22 岗位职责我要投稿

总经办秘书岗位职责5篇

　　在我们平凡的日常里，很多地方都会使用到岗位职责，制定岗位职责可以有效规范操作行为。我们该怎么制定岗位职责呢？以下是小编精心整理的总经办秘书岗位职责，希望对大家有所帮助。

总经办秘书岗位职责5篇

总经办秘书岗位职责1

　　1、负责董事长的办公服务工作。

　　2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的.文字材料负责组织起草董事长会议材料。

　　3、负责公司文秘业务指导。

　　4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。

　　5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。

　　6、负责办理人代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

　　7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

　　8、负责纪录、整理董事长办公会会议纪要。记好事记。

　　9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责工作。

　　10、负责群众来信、来的接待、办复工作。

　　11、完成领导交办的其他工作。

总经办秘书岗位职责2

　　1、指导学生会做好学生思想教育工作，使广青年学生拥护党的领导，服务党和国家发展建设需要

　　2、指导学生会组织开展素质教育、成才教育、文明教育、纪律教育等活动，严格学生管理教育，创建优良学风、校风

　　3、指导学生会组织发挥自身作用，做好学生的.“自我教育，自我管理，自我服务”工作

　　4、发挥学生会组织的“桥梁纽带”作用，做好学校与学生的“上情下达、下情上传”沟通工作

　　5、依照《山西综职院机械工程分院学生会章程》，负责指导学生会组织按期召开学生代表会及学生员会会议

　　6、指导学生会开展维护学生权益工作，做好与相关部门的联系沟通工作

　　7、指导学生会开展各类学风建设、宣传外联、女生民族、勤工助学、志愿服务活动

　　8、指导学生会组织开展各类文体活动，负责对活动主题、内容、筹备、开展等环节进行指导

　　9、定期组织召开主席团例会，研究部署学生会工作

　　10、负责做好学生会干部教育管理工作，培养高素质学生干部队伍

　　11、指导学生会组织做好服务同学成长成才其他需求工作

　　12、培养、考察、管理和选拔学生会干部，对学生会干部的任免进行监督管理

　　13、完成主席交办的其他任务。和成长我会再接再厉，不辜负家的期望。

总经办秘书岗位职责3

　　1、协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；

　　2、参加由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；

　　3、协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理；

　　4、负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；

　　5、负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作；

　　6、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作；

　　7、负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；

　　8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；

　　9、负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）；

　　10、完成总经理临时交给的其它工作。

　　总经理秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质：

　　1、应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力；

　　2、熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的'协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；

　　3、熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；

　　4、具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；

　　5、能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。

　　总经理秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响总经理的工作，甚至影响酒店企业的形象与运营等等。那么如何做好总经理秘书的工作并搞其效率呢？专家指出有五种方法，值得借鉴：

　　1、工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

　　2、在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。

　　3、重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。

　　4、预测。总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点总经理要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录

　　以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

　　5、平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，总经理秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作，而此时，总经理需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。

　　有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。常见的错误有：

　　1、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不及时呈送或报告给总经理，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

　　2、由于工作的性质等原因，总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。

　　3、在总经理的日常工作安排中，事前不征得总经理的同意，代替总经理作出某些工作约会的决定等，这些都严重影响了总经理的工作，给总经理造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己的协助而不是代替总经理工作。

　　作为酒店总经理秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己的组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。