员工人事档案管理制度（精选13篇）
随着社会不断地进步，各种制度频频出现，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。到底应如何拟定制度呢？下面是小编整理的员工人事档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
员工人事档案管理制度 1
一、干部人事档案查（借）阅制度
1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。
3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。
5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。
6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。
7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）
二、干部人事档案计算机管理制度
1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。
2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。
3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。
4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。
5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。
6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。
7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。
三、干部人事档案材料收集补充制度
1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。
2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。
3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。
4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。
7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。
2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。
5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
五、干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。
6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。
7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。
8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。
六、干部人事档案检查核对制度
1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、整理好的.干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
七、干部人事档案保管保密制度
1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。
2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。
3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。
5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。
6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。
7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
八、送交干部人事档案材料制度
1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。
2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。
3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。
5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。
6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。
九、干部人事档案管理人员职责
1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料。
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递。
4、登记干部职务、工资的变动情况。
5、为有关部门提供干部的情况。
6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作。
7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导。
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术。
9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案。
10、办理其他有关事项。
员工人事档案管理制度 2
一、目的：
为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。
二、内容：
1、归档制度
（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。
（2）按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。
（3）将资料放入档案，并输入资料库。
2、核查制度
检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对。
3、保卫制度
（1）、指定专人负责档案保管。
（2）、备齐必要的存档设备。
（3）、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（4）、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
4、统计制度
（1）人事档案的数量。
（2）人事档案材料收集补充情况。
（3）档案整理和保管情况。
（4）档案及设备利用情况。
5、转递制度
档案转递一般由工作调动等原因引起
（1）取出应转走的档案；
（2）填写人事档案转递记录；
（3）按发文要求包装、密封。
6、借档制度
（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的.理由，并加盖公章。
（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。
（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。
员工人事档案管理制度 3
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。
4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的'员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、相关支持文件及记录
第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。
第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。
第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：
1、招聘登记表。
2、聘用通知书。
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
4、身份证复印件。
5、照片。
6、员工转正申请表。
7、聘用合同。
8、奖惩材料。
9、任免、升降、调薪等材料。
10、其它材料。
第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。
第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。
第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
第十条、任何人不得借阅自己本人档案。
第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。
第十三条、离职人员档案保存期为一年。
员工人事档案管理制度 4
一、我国人事档案管理制度的发展现状
我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代，为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入，传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来，人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。
（一）档案内容不够精确。随着我国社会的不断向前发展，各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的，由于在最初的人事档案建设过程中的大意，导致了不少人事档案资料不齐全或千篇一律的结果，人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用，使人事档案管理工作落后于社会的发展，面临着无法落实到个人的尴尬局面。
（二）管理方式的落后。在我国政治经济的改革过程中，许多的机构和单位都进行了重组建设，频繁的人事任免导致了人员流动性较大，人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面，仍然采取的是手工记录方式，这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的，但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷，全面的完善我国的人事管理制度，是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。
二、建设人事档案信息化管理
建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标，是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。
（一）完善我国人事档案管理制度。
人事档案管理是一项严肃的工作，要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德，在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查（借）阅制度》等五个基本规章制度，让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。
（二）不断提高档案工作者的素质水平。人事档案管理工作是一个以人为主的工作，档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平，因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育，提高档案工作者的职业素养，才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感，减少档案工作的失误和差错，积极的去探索科学的工作方法，使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。
（三）信息化的管理手段。信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势，将信息化手段运用到人事档案管理中来，提高人事档案管理的工作效率，实现人事档案信息化的管理。目前，国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理，国内也在不断发展之中，要实现人事档案信息化管理，不仅要使用信息化的手段，还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。
三、人事档案信息化管理存在的问题
人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果，但是新事物的发展过程往往是曲折向上的，在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。
（一）人事档案信息化管理工作缺乏组织性。在我国的人事档案管理工作中，传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖，缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的，这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。
（二）人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。人事档案最基础的工作就是资料的采集，在有些单位中档案工作人员的业务基础差，且没有一个统一的标准和规范，导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题，这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。
（三）人事档案的保密工作受到挑战。
人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现，但是在网络环境的影响下，人事档案信息的安全面临着威胁，其主要因素有两个：一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强，对于档案数据没有严格的审核和管理，缺乏相关的计算机安全知识，没有及时对档案数据采取安全保密工作，是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员，没有在计算机系统中设置有效的防护措施，使得人事档案信息处于危险状态。
（四）信息化人才匮乏。人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中，必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍，不仅要有熟练的档案管理能力，还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中，虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才，但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏，严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。
四、完善人事档案信息化管理制度
在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先，要制定人事档案信息化管理工作的`具体规划。一是要注重各部门间的密切协作，做到合理分工、各司其职，逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾，使整项工作能够有计划的进行。
其次，人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循，这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。
档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发，借鉴国际上人事档案管理的标准和规范，建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范，为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。
再次，由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁，所以档案管理部门要严格要求档案管理人员，对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件，避免受到网络病毒的侵袭，确保人事档案信息的安全。
最后，要推进人事档案信息化的步伐，就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力，又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识，重点掌握自己管理区域内的技术知识，具备良好的理论知识应用能力，以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。
五、结语
人事档案管理是一种以社会信息为依托，服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天，人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理，才能早日实现人事档案信息化的管理，才能为社会主义建设作出更大的贡献。
员工人事档案管理制度 5
第一条人事档案的内容。
员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：
1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；
2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的.鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；
3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；
4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；
5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。
员工人事档案管理制度 6
一、总则
（一）为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。
（二）本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。
二、档案管理人员工作职责
（一）综合办公室安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作，原则上管理人员档案资料终身保存，普通员工档案至少保留两年；
（二）集团人事档案管理人员工作职责：
1.严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作；
2.根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;
3.收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息；
4.积极主动地去发现人事档案工作的新情况、新问题，并定5期向部门领导请示报告工作；积极参加档案管理学习,提高业务水平和工作能力。
（三）未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。
三、纸质资料管理
（一）收集综合办公室档案专管员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。
（二）整理
1.人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基础档案资料、
辅助档案资料、离职档案资料三大类；其中基础档案资料和辅助档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。
（1）基础档案资料入职基本资料资料，包括但不限于姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，工作履历等；
员工入职相关审批文件资料，包括但不限于入职审批表、员工薪酬说明书、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；员工各类证件资料，包括但不限于身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；员工各类在职资料，包括但不限于转正申请书、试用期员工转正定级考核表、每年度工作总结等；
（2）辅助档案资料
①辅助档案资料是指除了基本资料以外的.其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。
②辅助档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的辅助档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中;更新类资料：是指可用新版替代旧版的辅助档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出,新版存入）
③辅助档案资料（累积类）主要包括：培训学习）总结资料、任免类文件、调动交接资料共四类；
④辅助档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议和体检资料共两类。
（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。
四、档案组卷、存放规定
1.设立专用的档案柜。档案存入箱柜时排列系统，重要档案要专柜存放。
2.以部门为单位，分类设置基础档案资料、辅助档案资料及离职档案资料档案盒，将每位员工的人事资料对应存入部门人事）32Cnl6cm档案袋的分类文件盒中，必要时可统一使用（长（宽）x（22Cnl高）x的档案盒存储档案。
3.档案盒背侧应当贴有人事基础档案资料、人事辅助档案资料及人事离职档案资料及档案号。
4.档案盒内首页应当设置档案索引表。
5.归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写。
五、电子档案管理
电子档案管理对应于纸质人事档案，即将员工档案原件用扫描的形式，保存一份完整的电子档案，同样设立人事基础档案资料、人事辅助档案资料及人事离职档案资料文件夹,以部门为单位存入。为后续的查阅与调取提供便捷；也可防止因意外致使原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；
1.电子信息录入：综合办公室档案专管员必须在员工入职（含新入职人员、离职返聘、实习人员）当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一星期之内全部录入公司人事管理系统。
2.电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。
六、监督与处罚
对违反本规定有下列情形的，由综合办公室会同有关部门进行处理：
1、擅自向外公布、泄露档案材料的；
2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
3、利用职务便利调取档案资料谋取私利的。对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节的轻重，给予批评教育或开除处分;触犯法律的，要依法追究责任。
本制度自颁发之日起生效。
员工人事档案管理制度 7
一、目的
本制度的目的是规范公司员工档案的管理，保证员工档案记录的真实、完整、准确，并依法进行保管、使用和保护；同时，明确公司部门之间对员工档案管理的'职责与权利，确保员工个人信息得到严格保护。
二、范围
本制度适用于公司全体员工档案管理，包括员工个人档案、部门档案等，并适用于各部门及公司领导对员工档案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司总经理选派人员组成编写小组。
2、编写小组成员调研与讨论，收集整理相关法律法规、公司内部政策文件等相关资料。
3、编写小组起草初稿。
4、组织有关部门内部审批，并评审集体讨论、修改和完善拟稿。
5、经公司总经理同意后正式印发实施。
四、员工档案的内容
员工档案主要包括以下内容：
1、员工简历：包括姓名、性别、户籍、学历、工作经历、家庭情况、奖惩情况等。
2、招聘/面试材料：包括招聘广告、应聘者应聘材料、面试记录、面试评价、笔试材料、考试成绩等，及入职手续、毕业证书、身份证复印件等材料。
3、工作资料：包括工作性质、职务、职称、工资、奖金、岗位说明书、工作任务分配、考核记录、考勤记录和加班情况等。
4、健康检查：包括体检报告、病历、职业病防护检查记录等。
5、培训记录：包括培训计划、培训记录、培训考核成绩等。
6、辞职/退休/离职手续：包括辞职申请、离职申请、退休申请、离职原因、离职说明、身份证复印件等。
7、其它：包括奖惩证明、个人评优材料、用工合同、个人社保、公积金账户档案、工作交接材料等。
五、员工档案的保密
1、员工档案须严格保密，任何单位和个人未经授权不得查阅、使用或拷贝。
2、员工档案保密责任主体为员工档案保管员和相关部门管理人员。
六、追究责任
违反员工档案管理制度的员工将给予相应处罚，并由公司追究相应责任人的责任。如果因管理不善造成员工个人信息泄露，公司将承担相应法律责任。
七、其他
1、员工离职后，其档案在离职当月内必须整理好并转入离职档案室，经过五年以上后，留存已过时且重要档案，并有计划销毁非必要的档案。
2、员工档案由公司保管，不得私自带离公司；如确需出差、考勤等情况，需填写特殊出入登记表，并经领导同意。
3、员工应当确保其档案中信息的真实性和完整性，如有虚假、失实或遗漏情况，由当事人承担相应责任。
员工人事档案管理制度 8
一、目的
为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。
二、归档范围
全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。
三、档案管理员的职责
由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、档案管理内容
(一)员工入职档案：
1)个人简历；
2)员工入职登记表
3)应聘人员登记表；
4)面试记录及待遇核定事项审批表；
5)笔试结果报告；
6)身份证复印件
7)学历学位、资格证书复印件材料
8)离职证明；
9)试用期员工跟踪表；
10)试用期考核表；
11)各类合同及协议；
12)员工异动履历表。
(二)员工培训档案：
1)培训通知；
2)培训签到表；
3)培训总结报告(或考评结果)；
4)派出培训审批表；
5)员工外派培训合同
6)外出培训反馈表(证书原件)；
7)员工培训统计表。
(三)绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。
(四)员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
五、人事档案管理相关规定
(一)基础管理
1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。
3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》(附件一)、《离职员工人事档案目录》(附件二)，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。
4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等)，应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。
5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的.，应在盖章、字后归档。
7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。
8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。
9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
(二)档案的查、借阅
1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审批表》(附件三)，并经人事行政部经理批准后方可办理。
2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。
3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。
4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。
5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。
6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件四)。
(三)查、借阅档案注意事项
1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；
2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。
3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。
4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
六、档案的销毁
(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
(二)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。
(三)凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
(四)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
(五)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
七、制定、修订、废除与颁布实施
本办法经核准后，由行政部公告实施；修订或废止亦同。
员工人事档案管理制度 9
1.目的
规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。
2.适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
3.职责
公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。
4．程序
4.1员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的'个人档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。
4.2档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。
4.3员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。
4.4档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。
4.5本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。
4.6调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理部经理批准。
4.7所有调阅档案，均需登记备案。
4.8离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以上销毁。
员工人事档案管理制度 10
一、目的
规范公司员工档案管理工作，确保员工档案资料的完整性、真实性和安全性，为公司管理和决策提供依据。
二、范围
适用于公司所有员工档案资料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力资源部制定，经公司领导审批后实施。制定前需进行调研和分析，与公司相关部门进行沟通和协商，确保制度的科学性、有效性和可行性。
四、制度具体内容
1、制度名称：员工档案管理制度。
2、范围：
适用于公司所有员工档案资料的管理工作，包括员工人事档案、考勤档案、培训档案、绩效评价档案等。
3、目的：
规范员工档案的建立、保管、检索和使用工作，确保档案资料的完整性、真实性和安全性，为公司管理和决策提供依据。
4、内容：
（1）员工档案的建立与保管
①新员工入职时，人力资源部门要按照公司规定的要求，建立员工人事档案，并记录员工的基本信息、相关证件、教育背景、工作经历、家庭状况等信息。
②公司应建立完善的员工档案保管制度，统一管理员工档案资料。负责人力资源部门应该对员工档案的管理负责，并责令保管人员妥善保管员工档案资料，保证档案资料的安全和保密。
（2）员工档案的.检索和使用
①员工需提出书面申请，经过人力资源部门审批后，方可查阅其个人档案。未经过人力资源部门审批，任何人员不得查看员工档案。
②员工档案只能由人力资源部门有关管理人员出具证明、报表或备案等审批事项时使用。
（3）员工档案的保存和销毁
①员工档案必须保存至员工离职后的15年。
②员工档案保存期限届满后，如无特殊需要，应予以销毁。销毁过程要求人力资源部门、财务部门、法务部门和保险部门等有关部门进行会同，并制定销毁计划和报告。
5、责任主体：
本制度执行主体为人力资源部门，但其他相关部门应按照职责分工协同配合，确保制度的有效执行。
6、执行程序：
（1）人力资源部门负责制度的宣传教育工作，确保全员掌握档案管理制度的内容和要求。
（2）各部门负责监督和落实制度的执行，及时发现问题并及时解决。
7、责任追究：
倘若违反本员工档案管理制度的规定，构成违法行为的，依法追究相应法律责任；如构成违反企业制度的行为，依照公司规定严肃处理。
员工人事档案管理制度 11
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第6篇：公司员工档案管理制度
1、员工原始档案是指员工的'正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。
2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。
3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。
4、查阅原始人事档案管理规定：
（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。
（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。
（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。
（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。
5、员工业绩、培训档案：
员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。
（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。
（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。
（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。
（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。
（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
员工人事档案管理制度 12
第一章总则
第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。
第二条员工档案建立范围
凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。
第二章员工档案种类及运用
第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。
第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。
第五条公司员工内部档案收集的内容：
1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料
3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。
4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。
第三章员工档案收集程序和归档标准
第六条收集办法：
1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。
2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。
第七条归档标准：
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。
2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。
第四章员工档案的借阅
第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。
第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。
第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。
第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。
第五章档案的转接
第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。
第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。
第六章员工档案的存档期限及销毁要求
第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年(一般员工)—20xx年(中高层管理人员)后酌情销毁。
第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。
第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的.物品保持一致性，以便检索。
第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。
第七章员工档案管理人员的职责
1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。
2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。
3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。
4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。
第十八条本办法自印发之日起执行。
员工人事档案管理制度 13
一、目的
为确保员工档案资料的完整、准确、安全、私密，提高公司的管理效率，促进公司的正常运转和员工的发展，制定本制度。
二、范围
本制度适用于公司所有员工在职期间的档案资料，包括招聘、入职、培训、晋升、薪酬、员工关系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力资源部牵头，经公司领导同意后颁布实施；
2、制定本制度前收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定，充分考虑符合中国法律要求；
3、本制度的.修订由人力资源部根据业务需要及时评估并提出修订意见，经公司领导同意后执行。
四、制度内容
1、员工档案的设置和管理
（1）员工档案包含个人信息、合同协议、考勤记录、绩效考核、培训证书、奖惩记录、离职资料等各种资料。
（2）人力资源部负责整理和归档员工档案，需在入职后一个月内建立员工档案。
（3）员工档案应当按照员工姓名、工号、入职时间等方式进行归档，存放于人力资源部内的安全地方，并采取防火、防水、防盗等措施。
2、员工档案信息的使用和保密
（1）员工档案资料只能在公司相关管理人员指定的人员使用，未经授权不得随意借阅、查看和复制。
（2）员工档案不得随意出借或转移，如有必要，应提前征得本人同意，并办理相关手续。
（3）员工档案涉及到个人隐私问题，应当妥善保密，除法律法规规定允许或经本人授权同意的情况外，不得泄露。
3、员工档案的保存期限及销毁
（1）员工离职或合同到期后，应当保存员工档案六个月以上，以备查阅。
（2）员工档案的保存期限应当根据法律法规规定和公司需求进行制定，且不得少于五年。
（3）员工档案根据涉密性和保密等级的高低进行分类，定期进行清理整理和销毁，销毁应当有凭有据，并经过相关部门审核。
五、责任主体及执行程序
1、人力资源部门负责员工档案的建立、整理、归档，确保员工档案的完整和准确。
2、所有管理人员有义务及时更新员工档案中的各种资料，确保资料的真实和完整。
3、对于档案存放地点和防盗、防火、防水等安全措施的保障，人力资源部门应当进行后续跟进，确保制度的实施。
4、对于泄露个人隐私问题，人力资源部门应当指定专人进行处理，并严肃追究责任人的责任。
六、责任追究
如发现未按照制度规定进行操作、管理失职等情形时，应当按照公司制度的规定和工作流程进行处罚和追究责任。追究责任人的责任，旨在引起同事的警示和反思，从而建立全员责任意识和规范化的办公环境。
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