印章及介绍信使用的管理规定

时间：2024-03-26 09:34:24 介绍信我要投稿

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印章及介绍信使用的管理规定

　　在生活中，很多地方都会使用到介绍信，介绍信适用于单位与单位之间的工作来往所需，是一种较为正规的具有一定凭证作用的信件。为了让您在写介绍信时更加简单方便，下面是小编整理的印章及介绍信使用的管理规定，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

印章及介绍信使用的管理规定

　介绍信盖章

　　印章、介绍信使用管理规定。为规范公司印章和介绍信使用行为，制定本管理规定。

　　第一条印章的管理

　　公司及与公司业务相关的各类印章（公司章、法人名章等），由总经理办公室负责管理，并指定专人负责保管。

　　因业务部门特殊需要，必须单独保管使用的印信，如财务专用章、合同章等，应登记备案后，由使用部门派专人负责保管使用，并建立使用印章登记薄。总经理办公室予以监督检查。

　　第二条印章保管员的职责

　　（一）妥善保管印章，不得遗失和交他人代管，如有事外出应向经理办主任说明情况，以免影响用印。

　　（二）经经理办主任同意后方可用印。

　　（三）对不按规定用印的，有权拒绝用印。

　　（四）用印时要做到印迹端正清晰，保持用印的严肃性。

　　（五）要做好用印单位、用印人、用印事项、批准人等相关记录。

　　第三条印章的使用范围

　　以公司名义的发文，上报下发的各类计划与总结，各类统计报表、各类专业人员职称证：公司颁发的各类奖状与证书，对外介绍信、证明信、回复函等。不符合规定的，不准用印。

　　第四条印章的使用办法

　　凡需使用公司印章者，需经经理办主任同意或经公司总经理签属意见后，由公司印鉴管理员负责用印，未经批准不得携印章外出和空白用印，使用主要领导个人名章时，需经本人同意。

　　第五条印章使用的注意事项：

　　（一）建立印章保管登记册，载明印章名称、印文、印模和保管人姓名等项。

　　（二）印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。

　　（三）印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁防止被盗，否则要负法律责任。

　　（四）一旦发现保管的印章有异常情况，或丢失应该保护现场，及时报告领导和有关部门，查明情况，迅速处理。

　　（五）印章保管人员要注意保养印章，及时清洗，确保用印时印迹清晰。

　　第六条印章的使用：

　　（一）用印时首先应检查是否有部门负责人批准的用章审批单。

　　（二）审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容，而盲目用印的现象。

　　（三）每次用印都应进行登记。

　　（四）盖印

　　1、以单位名义发出的公文函件必须加盖单位的印章。

　　2、机关的正式文件只在文本落款处盖章。

　　3、带存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在骑缝线上。

　　4、凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年月日中的4-7个字。

　　第七条

　　停用的废旧印章要请示领导和有关部门做出处理决定，分不同处理情况，或上缴颁发单位进行切角封存，或由本单位自行销毁。

　　第八条

　　介绍信的管理介绍信是公司出具的一种证明性文件，公司对介绍信的内容及其印章承担着相应的责任。因此，公司对其使用必须严格管理。开出介绍信或替换介绍信都要履行一定的手续。

　　（一）介绍信的两种形式：一种是办公室秘书掌握的具有一定印刷格式的公司介绍信。有制发单位的名称，使用人的姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。另一种是用公司信笺书写的，为请求或希望证明某种情况而使用的。

　　（二）开具介绍信的手续

　　需要单位介绍信者要先填写单位介绍信签批单，经部门批准后，由办公室秘书据此单填写介绍信，盖章后交给需用人。

　　（三）注意事项：

　　1、办公室给职能部门出具介绍信时要严格履行登记签发手续。

　　2、使用介绍信者的合法身份和事由要严格审核。

　　3、介绍信要有编号和存根，存根和发出的介绍信要一致。

　　4、事后应逐一核查介绍信用途、去向，并予以记录。应收回全部未使用的介绍信。

　　第九条 本规定由经理办负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。

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