职场中沟通达人的训练秘籍
我跟Bryan都是念工程出身的。
会念工程，就是因为我们都不是极度活泼外向的人。 但离开学校后，我们却都一直在做着跟专案管理相关的工作。 管理跟工程最大的差异，在于各类管理以及人的问题上，通常都没有唯一解。 是不可能有个什么公式加减成除一番就得出最适答案，而必须透过常态的沟通与协调，来说服他人、整合意见、解决质疑、或是赢取共识。
很多书也常在讲，一个专案经理在沟通上可能会占去他超过八成以上的时间。 可是读工程出身的我们，沟通并不是天生的强项。 所以在这样冲击中，我们就只能想办法自我调整，来让工作能顺利推展。
不过，这样的自我调整，却让我们在专案工作十几年下来，对沟通其实有些很不一样的体悟。
很多人讲到沟通，直觉想到的可能是要很会侃侃而谈、把一群人逗得哈哈大笑，或最起码说话要像主播一样声音清楚、抑扬顿挫等。 但我们发现一个对很多人而言可能是好消息的观点：专案上的沟通，甚至整个职场上的沟通，其实不需要你外向、能不断说话、能有一箩筐笑话、能跟所有人瞬间打成一片。 你也不需要像电视主持人一样语调清澈、声音甜美、滔滔不绝。 相反的，就算你是内向沉默的人，把握住几个重点，你一样能在职场上沟通无碍，并促成与他人的合作。
这些重点是什么呢?
1. 任何工作，先想利害关系人是谁，找出他们的关切议题，并主动出击。
专案管理很重视管理「利害关系人」，也就是会因此专案执行后得益或遭于麻烦的那群人。 所以专案经理通常得在专案开始前推敲他们要什么，以此来争取他们的支持。
职场跟专案是完全一样的概念。 我们的工作其实都会影响很多人。 只是大部分人往往只重视老板或是客户的需求。 但实际上，我们周围有同事、上面有主管以及主管的主管、对外有客户、对下有部属。 这些人在工作上面就算跟我没有直接的往来，也可能有间接上的影响。
举例来说，小李想在内部推展一个他觉得不错的电脑系统。 他若只思考老板希望要什么或这系统能对公司有什么好处，然后以此去说服别的部门一起参与，很可能会发现自己沟通了半天别人却要不是没兴趣、不然就是配合得很消极。
但他若愿意从「其他同事」的角度思考一下，就会发现这一切其实很容易理解。 其他同事虽然可能同意这电脑系统很好，可是自己得多花时间输入一些资料，必然也会因为工作量而害怕。 最终当然大家就不会多兴奋的配合这件事。
若小李能一开始就理解这心情，思考这系统对当事人本身能带来什么好处，并以此来做为沟通主干。 大家理解这件事情对自身的价值，自然就会有兴趣想尝试看看了。
所以沟通协调的第一步并不在话语上，而在于情势的分析。 搞清楚周围每个人对自己工作影响力的大小，以及他们要什么、关注什么资讯，后续才能发展出对的沟通策略来。
2. 规划与准备让你的论点有所依据
专案管理训练让我学到的另一个重点，在于老板交代工作后，先不要急着展开，而应该花些时间作思索一下整个情势，并做出一个方便日后沟通用的规划。 尤其在一些可能有争议、误解、或是需要协商之处，我们该尽量让规划详尽——必须把心里想的事情，尽量视觉化的让别人能轻易解读。
这在各类工作上其实都很重要。 因为大部分涉及多人的工作其实没有绝对的单一答案。 我们的作法与看法，必然会有些人无法理解。 他们可能是没想得周全、可能是有所误解、可能把状况想的简单，所以若我们只是口头的去跟别人协调，希望别人照着自己的方案走，那可能两边毫无交集。 但若我们能提供一些书面的东西，并把工作规划背后的原因交代清楚，大家就比较能聚焦，讨论的`进展也会加速的多。
举例而言，小陈的某个工作一定得要隔壁部门派人支援。 小陈绝对不该空着手去找隔壁部门的主管来讨论。 因为对方很可能不认为这工作有这么复杂，或是不觉得这工作有这么急迫。 但若小陈做了一些完整的分析，清楚解释为何这工作非他们支援不可、也说明若无法获得他们的支援状况可能会变成如何、几个对方可能会建议的其他选项又为何不可行。 准备各类的说明情境，并尽量图表化、文字化、或视觉化，就能让别人更容易理解他的论点。
别忘了，职场大部分人都很忙，唯有我们先让别人知道自己有清楚想过这问题，并把各种状况都事先分析过，别人才会认真以对。 而准备充分，并让论述有所本，是沟通成败的另一个起点。
3. 交换与平衡的能力
专案管理教大家另一个重点就是面对各类变化时，我们要从「专案金三角」上思考如何交换与平衡。 一般的工作也是一样。 当碰到问题需要去与他人沟通协调时，我们也该优先想想有什么交换与平衡的方法。
这意思是，解决问题总是要付出代价。 你能付出什么代价? 你又打算付出什么代价? 我们永远不该期待别人「纯粹的好心」。 沟通与协商顺利的关键，在于我们有能力给予别人一些价值。 这有时候是当下的交换，也可能是从长期累积的人际扑满中取得。
举例而言，小王今天临时需要别人加班来协助自己，如果平时他对这些工作伙伴都不理不采或态度恶劣，临时需要别人帮忙时，他不管费多大口舌别人可能都不会答应。 除非小王位阶够高，有权限给他们一些好处(如奖金或是假期)，再不然就是他平时就有跟大家培养好关系。
权限毕竟是可遇不可求的东西，所以一般人最好的做法就是平时多累积「人际朴满」。 这并不是要你常花钱请人家吃饭喝酒、或天天买珍珠奶茶给大家，而是在工作上累积一些对他人的帮忙与让步。
举例而言，你知道你隔壁部门的同事最近在忙一个重要大客户的案子。 他这案子跟自己虽然无关，可是你知道他需要采购某个重要的原料。 他从来没接触过这一块，但刚好自己常往来的几个厂商可能有提供类似的原料。 你某天在茶水间碰到他，就可跟他聊一下。 说自己曾经负责过类似的工作，手上有累积一些厂商资料，方不方便提供给他参考。 若你这分享对他有用，你就存了一些钱在人际扑满中。 就算你是个口舌笨拙的人，以此方法累积人情，下次换你需要帮忙时，你去找他协商事情一定也会容易的多。