在办公室收发即时消息的7个礼仪技巧

时间：2023-05-15 14:50:13 秀雯仪表礼仪我要投稿

在办公室收发即时消息的7个礼仪技巧

　　对很多员工来说，那是日常通讯的一部分，并且能让他们快速的从一个任务转到另一个工作任务之中。以下是一些礼仪专家对这种流行的自动弹出的交流方式的一些建议！

在办公室收发即时消息的7个礼仪技巧

　　在办公室收发即时消息的7个礼仪技巧

　　要注意通讯信息的选项设置

　　在你通过即时消息联系某人之前问问人家喜欢什么样的沟通方式--电话、电子邮件或是即时消息。“有些同事可能会觉得即时消息非常实用，而有些人可能会觉得那会分散注意力而且很烦人，”礼仪专家托马斯·法利说。

　　要非常非常简洁

　　即时消息并不适合铺开叙述深刻的思想。“即时消息的好处在于快速节省时间。而它的劣势则是会让我们的沟通方式变得松懈，”德克萨斯议会学校的所有人戴安娜·古兹曼说。

　　告诉人们你是否有空

　　你完全可以通过设定自己的状态避免因被打扰而生某人的气，或者因为忽略了即时消息而疏远了某人这些情况的发生。“根据你当天的工作安排来设定你的即时消息状态——‘没在座位’或‘忙碌中’的自动消息回复会让发消息的人知道你不能马上进行回复，”法利说。

　　不要使用笑脸

　　要用你在电子邮件中所使用的相同的语法和标点--这是非常重要的。“偶尔使用缩写是可以的，但请不要在工作中使用口语式的方式或傻乎乎的表情，”古兹曼说。

　　永远不要发送任何你不能大声读出来的东西

　　你不会通过工作电话说一些你不希望让同事或老板听到的事情。法利建议说，在使用即时消息的时候也要完全遵照这个原则。其他人能很容易的从你身后看到你正在说的话，而且也很有可能你会不经意的把消息发错人。

　　耐心等待回应

　　即时消息能马上送达，但并不意味着你就能马上收到回复。“如果你没有收到即时消息的回复，不要发送挑衅性的消息，比如‘嘿?’，可能你在发送消息的时候是微笑着的，但对方看不到你的表情，很有可能猜测你的语气是消极的，”古兹曼说。

　　不要使用愤怒的即时消息短语

　　通过即时消息或电子邮件吵架，会留下太多引起误解的可能。“如果你在工作中收到了负面的回复或粗鲁的即时消息，建议你马上进行面对面的沟通(通过skype)或打电话给对方。因为辨别肢体语言和语音语调比较容易，这最终能化解或解决冲突，”古兹曼说。

　　在办公室收发即时消息的礼仪技巧

　　语气助词要慎用

　　微信沟通时，大家经常会带一些语气助词，比如哈哈、嘿嘿、呵呵、HOHO、晕、倒、啊等，但是你有没有想过，手机另一端的人看了这些词汇后，会有什么感觉?

　　有专门机构针对QQ聊天做过两次网络调查，一次为单选调查，一次为多选调查，调查标题为“当你的网友说下面哪个词时，你最想抽他”。

　　结果在单选调查中有64%的人选择了“呵呵”，在多选调查中有40%的人选择了“呵呵”。“呵呵”这个词高票当选，也就是说当你和你的QQ好友不停的说“呵呵”时，有大部分人会不高兴的。

　　同样微信也是通过一种IM工具，如果你频繁的使用“呵呵”，对方也会不高兴的。这个调查意味着什么呢，意味着如果你和客户沟通时如果用错了词汇，让对方有想抽你的冲动，那你是绝对成交不了的。

　　熟悉的朋友之间使用这些词汇还可以理解，如果作为商务沟通，招揽客户则肯定不合适。

　　图片表情要慎发

　　表情是大家在聊天中最喜欢用的元素之一，一个恰当的表情能够起到调节关系，缓和气氛的作用，但同语气助词一样，不适当的使用表情，同样会使别人产生不愉快的心理感受。所以大家在用表情时尽量不要用那些可能会引起别人抵触情绪、让人反感，或是降低自己形象的图片。一些低俗的图片更是不能用。

　　聊天速度要适当

　　在微信上沟通交流时，主要通过打字进行，这就涉及聊天速度的问题。在这个问题上，应该本着“就慢不就快”的原则。

　　比如对方一分钟打20字，而我们一分钟能打120字，这时候就要迁就一下对方，按着对方的节奏交流。否则对方跟不上我们的思路，使沟通产生障碍。

　　而且从心理学的角度来说，对方有话说不出来，只能看着我们滔滔不绝地打字，感觉会非常难受。除了聊天速度外，还要注意回复速度。回复对方的速度要适中，不能过快，也不能过慢，比如对方问了一个他认为很重要的问题，那即使我们知道答案，也不要马上回复。否则对方就有可能会感觉我们对这个问题不够重视，敷衍了事。

　　回复要及时

　　顾客不知道什么时候就发来一条信息，对于他此时来说肯定是希望你最快的速度回复他，解决他的问题。因此我们的工作人员一定要及时回复，这是对他最大的尊重。

　　如果人家等了很长时间都没有接到你的回复，那是什么感觉，肯定认为你对他不够重视，甚至认为你们的公司也就一般，可能直接导致这个客户就失去了。

　　还有些顾客可能会晚上发信息，如果有条件我们需要每天晚上有客服人员值班，如果没有条件也得在关键词回复中告诉顾客我们会及时回复的，让客户知道这是下班时间。

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