职场电话礼仪
电话是我们日常所用的通讯工具,工作中不可避免会有电话“骚扰”。但是在工作时间可以接电话吗?这就是我们要说,在职场中的电话礼仪。下面和小编一起看看工作中电话礼仪有哪些吧!
提前准备好腹稿
我们在打电话前,应该先想清楚我们要表达什么,如何称呼对方,应该怎么措辞,用什么样的逻辑。如果要交谈的事情比较多,我们应该在笔记本上分条记下来。
打电话的时间,不要太长,最好可以控制在三分钟以内,长话短说,废话不说,没话别说。
最讨厌那种长时间不联系,还一上来就问“你能听出我是谁吗?”你说,答不对大家都尴尬不是!
所以,打电话,一定要先自报家门。
我们应该先问好,然后报上自己的名字,确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”
打电话的时间
打电话要挑一个“对方不烦你的时间”。大家都在休息的时间尽量不要打电话,除非是真的有重要紧急的事情。
晚上九点以后,早上七点之前,没什么特别大的事不要打电话,要是真的有急事,你第一句话要说的是“非常抱歉,事关紧急,打搅您了”。
再一个就是在就餐时间尽量别打电话,工作忙了一个上午了,中午就这么点时间吃个饭,享受下午休时间,你再给我打了个长长的电话,影响我的食欲,你自己说招不招人烦。
一说这个我就来气,我老婆是一家公司的营销总监,最近每天到晚饭时间,他们新来的一个店长就打来电话,不管你方不方便,反正叽里呱啦的就是一通讲啊……等电话结束了,饭菜都凉了,好不容易的一个二人世界被一个电话给搅合了,咋的,你的事就是事,别人都该顺着你呗,这样其实很讨人烦。
电话中,要特别注意的事项
1.要让对方把话说完,不要打断对方的讲话,这是一个对人的最基本的尊重。
2.注意倾听,要及时回复,沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或“嗯,啊”。
接电话的时机
接电话也大有讲究。有没有你电话,刚一打出去,对方马上就接起来了,吓了自己一大跳,所以,我们接电话的最佳时机时,是电话响两三声后接听。
如果,我们有什么事情或原因,打进来的电话长时间没有接到,接听电话后应该首先致歉。
常用的联系人,应该存在通讯录
我就曾经有过这样的尴尬,有们公司一直都是用钉钉打电话,所以,我就疏忽了,没有存我们生产副总的电话号码,有一次副总打电话来,我一接“您好,您是哪位?”是不是很尴尬,给副总留下一个不是很好的印象。
挂电话前,不要忘记总结确认。
在电话沟通中,如果对有些事情达成了什么共识,那么,一定要最后做一下总结确认。
“王总,关于这份订单,我们拟定一大一小两份合同,您看可以吗?”
最后,谁先挂电话,原则上就是尊重为先。哪都有谁是尊者呢?长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。
通话要适时
通话时机的选择看似平常,实际上很重要。有的人只以自己的情况为判断标准,选择自己方便的时候拨打电话,这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地地考虑对方的情况,是选择通话时机的基本原则。
休息时别打电话
严格地讲,晚上10点之后,早上7点之前,没有什么特别的急事不要打电话。万一有急事打电话,最好要先说一句“抱歉,事关紧急,打搅你了!”
就餐时尽量别打电话
现代人工作繁忙,通常中午只有一个小时的吃饭时间,如遇电话,岂不影响食欲?
节假日尽量别打电话
在工作中遇到紧急情况,应该随时与有关部门和人员电话联络,但也要注意把握分寸。
通话要简短
电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话,有多少事就说多长时间,说清楚为止。但是,工作电话通话时间是宜短不宜长,要长话短说,废话少说,没话不说,一定要有时间观念。
通话内容精练有序
正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。接通后要先做自我介绍。要列出通话的事项,先讲重要的事情,后讲次要的事情。
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