会议记录应注意的问题-会议礼仪

会议记录应注意的问题-会议礼仪

　　会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

　　会议记录应注意的问题-会议礼仪

　　笔者在整理、提供利用档案中发现，某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的，具体表现有：

　　一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。

　　二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌。

　　三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本（联席会议例外），给保管和利用带来不便。

　　四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了；更有甚者，每次开会时临时找几张稿低记录，过后就不知去向了。

　　五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。

　　为了提高档案质量，笔者认为做会议记录应该注意以下问题：

　　一、使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚，这样不但查找起来一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保护。

　　二、按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为两个部分：

　　1、会议基本情况。包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。

　　2、会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，　记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。

　　会议记录应注意的问题-会议礼仪

　　一、会议记录内容方面

　　信息完整性

　　要记录会议的基本信息，包括会议名称、会议时间（开始时间和结束时间）、会议地点、与会人员名单等。这些信息看似基础，但对于后续查阅会议记录、明确责任等方面非常重要。例如，在商务合作会议中，明确与会人员名单可以确定各方代表，便于后续沟通和责任划分。

　　完整记录会议讨论的主题和内容。对于每个议题，要记录下提出的观点、建议、意见和相应的理由。特别是在决策性会议中，要清楚记录各项决策是如何形成的，是通过投票、协商一致还是其他方式。例如，在公司的项目规划会议中，记录下关于项目目标、时间表、预算等方面的各种提议和最终决策，为项目的执行提供依据。

　　记录会议中产生的行动方案，包括任务分配、负责人、时间节点等。这是会议记录能够有效推动工作进展的关键部分。比如，会议决定由市场部在下周内完成市场调研方案的初稿，负责人是市场部经理李某，这些细节都要准确记录，以确保任务得到落实。

　　准确性

　　对于会议中的发言，要尽可能逐字逐句地记录，特别是一些关键的观点、承诺和决议。如果无法做到逐字记录，也要保证记录的内容忠实反映发言人的原意。在一些重要的法律会议或者技术研讨会议中，一个词的差异可能会导致严重的误解，所以记录时要谨慎。

　　对于会议中引用的数据、事实和案例，要进行核实。如果不确定，可以在会议过程中询问发言人或者在会议后及时查证。例如，在财务会议中记录财务数据时，一定要确保数据的准确性，以免影响后续的财务决策。

　　重点突出

　　学会辨别会议中的重点内容。一般来说，会议主持人强调的内容、反复讨论的议题、涉及重要决策和资源分配的部分都是重点。可以使用不同的标记方式，如加粗、下划线或者用特殊颜色的笔来突出这些重点内容，方便日后查阅。

　　对重点内容进行适当的总结和提炼。在记录较长的发言或者复杂的讨论时，要抓住核心要点，避免冗长的记录。例如，发言人阐述了一个包含多个要点的市场策略，记录时可以将这些要点归纳为几个主要方面，如目标市场、产品定位、营销渠道等。

　　二、会议记录格式方面

　　结构清晰

　　采用合适的格式来组织会议记录。通常可以按照会议的议程顺序来记录，每个议题作为一个独立的部分，先记录议题名称，然后是讨论内容和结论。也可以采用表格的形式来记录行动方案，将任务、负责人、时间节点等列成表格，使信息更加直观。

　　在记录过程中，要注意段落划分和编号。对于不同的议题或者不同发言人的内容，可以用段落隔开，并且可以对段落进行编号，这样可以增强记录的条理性。

　　字迹工整或录入规范（电子记录）

　　如果是手写记录，要保证字迹清晰、工整，避免潦草的字迹导致后续难以辨认。可以使用标准的笔记本，在记录时注意行间距和字间距，不要过于拥挤。

　　对于电子记录，要注意录入的规范。选择合适的字体和字号，注意段落格式和标点符号的正确使用。并且要及时保存记录，防止数据丢失。

　　三、会议礼仪方面

　　尊重与会者

　　在会议记录过程中，要保持安静，不要因为记录而干扰会议的正常进行。避免在会议中频繁询问发言人，除非是为了澄清关键信息。如果需要提问，要选择合适的时机，并且语气要礼貌、谦逊。

　　尊重每个与会者的发言，不要因为个人观点或者对发言人的偏见而选择性记录。要以客观、公正的态度记录所有有价值的内容。

　　对于发言中的隐私信息或者机密内容，要严格保密。会议记录通常是内部文件，不能随意泄露其中涉及的敏感信息。

　　遵守会议规则

　　按照会议组织者的要求进行记录。有些会议可能对记录的方式、内容范围或者格式有特殊规定，记录者要严格遵守这些规定。

　　在会议过程中，不要随意打断会议进程来整理记录或者进行其他无关操作。

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