巧妙管理Word文档

巧妙管理Word文档

　　天长日久，用Word编辑的文件多了，查找和检索某特定文件还真是一件麻烦事。建个数据库来管理，或者用记事本随时记录一下，也都很费事。为什么我们不从Word自身去想想办法呢？

　　一、用超级链接调出文档

　　比如刚刚输入了一份课后测试题，文件取名为“第一章.doc”。现在，我们新建一个Word文档，作为检索该文件的索引文件，该索引文件为一个四列表格，各列分别为文件名、文档名、摘要、备注（请见附图）。

      将表中的文件名“第一章.doc”用鼠标拖选，然后单击菜单中的“插入→超级链接”命令，出现“插入超级链接对话框”。在“链接到文件或URL”对话框内输入要链接的真实文件名“第一章.doc”（应保证文件“第一章.doc”存于Word默认的文件夹下，否则应输入该文件所在位置的全路径），然后单击[确定]按钮，链接创建成功。

　　将上述正在编辑的Word索引文件存名为“目录.doc”。今后，若我们要编辑修改已存盘的“第一章.doc”文件，只要打开“目录.doc”索引文件，单击链接，该文件的内容就会自动显示出来。事实上，按照上述操作我们可以创建各种文件类型的超级链接。

　　当然，我们在每次建立了新文件时，都不要忘记到索引文件中去登记哟。

　　二、用摘要功能快速显示

　　我们还是以“第一章.doc”文件为例。在编辑状态下，单击“文件→属性”选项，出现该文件的属性对话框。将标题、主题、作者和备注项填好，保存后进入资源管理器，选“查看→文件夹选项”，单击“查看”选项，在“高级设置”下将“鼠标指向文件夹和桌面项时显示提示信息”一项打上“√”，然后单击[确定]按钮。这样，当我们将鼠标指针在Word上停留片刻，有关的摘要项目就会出现了。

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