职场策略：Super秘书的7大武器

时间：2024-05-28 07:50:08 综合指导我要投稿

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职场策略：Super秘书的7大武器

　　专业秘书在我国发展的时间并不是很长，但到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。据不完全统计，目前我国秘书从业人员约达2300万人。

　　6月初，2004年上海首届专业秘书研讨会在浦东举行，来自国内外的众多专家参加了这次会议。对于国内秘书职业的发展前景，一些专家指出，欲问：秘书的天空有多高？先要回答：秘书的能耐有多大。

　　秘书：有时就是二把手

　　秘书(Secretary)一词缘于拉丁文secretar-ius，意即“可靠的职员”。而现在秘书被冠以除“Secretary”以外的其它头衔：OfficeCo-ordi-nators(办公室协调员)、Confidential Secre-tary(机要秘书)、Executive Secretary(执行秘书)等等。在很多国家，高级秘书有时甚至就是公司里的二把手。

　　据介绍，在世界范围内，从初等的职业地位开始，秘书走过了很长的发展道路。早期的秘书只是进行听写工作的文书，写得一手好字；慢慢发展下来，随着教育程度的提高，秘书开始承担更多的职责，他们开始撰写公函、规划会议、与客户沟通、培训员工等等；而在最近10年间，秘书的变化更是天翻地覆，现代秘书要学会使用计算机、互联网及其它多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者”的角色。

　　扁平化时代：秘书更重要

　　在过去几十年中，秘书们通过不断增强他们的技能满足不断变化的工作需要，从而表现出专业程度，使得秘书职业地位不断上升。有关人士预计，这种趋势将一直持续下去。这主要缘于很多企业组织结构扁平化的趋势。

　　Shirley Taylor女士从事秘书专业培训多年、曾任英国伦敦工商会考试局(LCCIEB)首席考试官。她表示，随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能。然而，这并不是说一些高级职位的人员不再需要其他人来协助他们的生活和工作了。如果缺少秘书，许多成功的执行官可能就无法完成工作了，因为，秘书会告诉老板“今天你要做这个”、“这个可以明天处理”、“别忘了打电话给某人”……曾任美林证券集团亚太区行政副总裁的何冰仪女士表示，在老板无法顾及时，秘书往往是老板的形象代言人，将事情处理妥帖。

　　当然，他们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。

　　中国秘书：未达国际标准

　　1998年5月，国家劳动部(现劳动和社会保障部)在其颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

　　但在这次研讨会上，很多国际人士不约而同指出，中国秘书距离国际标准差距不小。

　　曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。

　　马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，中国秘书的薪资待遇不如人意，地位有待提高，但要实现这个过程，中国秘书的职业水平需要很大提升。

　　据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。

　　Super秘书的7种武器

　　如何在不断变化的工作环境中保持领先地位？如何成为一名Super Secretary?国际行政管理职业人员协会(IAAP)给从业者提供了7个诀窍：

　　1.成为计算机专家展示运用办公室管理软件的熟练技能，这些软件通常包括文字处理、电子表格、数据库和日程安排软件；学习浏览万维网收集信息以满足公司目标或满足客户的需求，成为老板的“网络能手”或是“网络内容提供者”。

　　2.积极深造参加商业/业务相关的培训和研讨会，或者继续大学学位的深造；不断提高写作和口头交流技能。

　　3.学习如何规划会议积极妥善地组织会议，使会议从房间、场地选择、会议安排和视听设备各方面都能适合与会者的需要；了解音频或视频会议的召开方式；熟练地掌握演示稿软件，比如PPT文件。

　　4.成为好老师和领导者如果有机会培训和管理其他员工，要抓紧这样的机会。

　　5.成为工作场所中的沟通者客户和供应商经常根据公司行政管理支持员工的素质和效率来判定公司的好坏，客户服务技能特重要，另外，交际技能(应答、外交、谈判)同样十分重要。

　　6.成为熟练的组织者和“信息管理员”利用计算机数据和办公室书面记录为经理们提供所需的信息，在进程中，配合他们的项目管理工作。

　　7.参与选择和维护办公室设备熟悉各种办公室设备，并判断哪些最适合组织，寻找最适当的供应商；学习监督设备采购，评估办公室供应需求并安排维护。

来源：MINI女性网

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