信的格式排版

时间：2020-10-21 15:07:31 推荐信我要投稿

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　　称谓篇：

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　　说到信件的称谓，这个方面是很有学问的。不同身份和学术背景的推荐人，推荐信所用的称谓也不一样。比如我们一般称呼自己的导师为“李老师，张老师”。而我们称呼自己的同学就可以直呼其名。甚至有时候我们会给我们非常要好的朋友一个特殊的称谓或者叫外号，这样显得亲切一些。推荐信的道理类似于此。下面，我们就分别分析几种推荐信常用的称谓以及与之较为符合的推荐人身份。

　　1. Dear Professor，To Whom It May Concern (通用表达方式)

　　这两种称谓使用起来非常得心应手，而且应用的推荐人人群比较广泛。一般来说，无论教授的背景如何，亦或是公司领导及其他社会人士，基本都可以用这种称谓。其中，Dear Professor这种用法是将对方学校录取办的所有老师统一成为教授。(现实中一般也都是教授)所以这种方法比较通用。To whom it may concern这种用法是作为公函的一种相对官方格式。如果我们用Microsoft Word做推荐信的话，我们会发现基本在开头打出“To Whom”这两个单词的时候，后面的 “it may concern”会随之而出。这进一步说明这种方式国外人的信件中也是比较常用的。

　　2. Dear Admission Committee, Dear Admission Office, Dear Committee /Officer

　　一般情况下，对留学申请和对方大学的招生录取机构的构成比较了解的教授作为推荐人的时候，采用较多的是这种方式。比如，你的推荐人本身就是国外大学毕业的，或者说和国外的某些大学经常会有一些学术交流活动的话，是可以考虑用以上三中称谓之一的。反之，如果你的推荐人是你公司的boss，没怎么出过国，从国内大学毕业出来后直接下海经商的那种，在其推荐信开头很官方的写出“尊敬的录取委员会”，是不是感觉有点不靠谱呢?

　　3. Dear colleagues

　　这是一种很不“谦虚”的称谓方式。如果你的推荐人是一名在国内和国外都很知名，享有很高声誉的教授，那我们可以用这种称谓方式。使用这种称谓方式的推荐人首先一定是教授。因为只有教授与教授之间一般才用“同事”相称。其次，用这种方式的推荐人最好是国内外知名教授。从某种意义上说，这种称谓会把推荐人放在一个很高的位置上，即不失谦虚的风度，又能体现出其身份。

　　4. Dear Sir or Madam

　　这是一种比较偏重于社会性的公文称谓。sir和madam一出，其商业气息就已经很明显了。这种称谓方式一般用于公司的领导或者其他社会性质很深的`人做推荐的时候经常使用。

　　总之，不同的称谓多多少少会出现不同的效果。切记，三封推荐信的开头称谓，最好要区分开。因为不同的人写推荐信的时候，大家都用一个称谓会让人感觉很奇怪的。

　　首段篇：

　　推荐信的首段也有其共同和不同之处。共同之处在于从其内容上，一定要表达一个意思：“我很乐意推荐这个学生”。一般来说，第一段只要表达出来这个意思就足够了，所以一般不会太长。也有一些推荐信在第一段同时表达出了推荐人与被推荐人的认识时间，初次认识地点等信息。这也是可以的。这些信息同时也可以放到第二段的开头来表达。

　　其实相同的东西我们是很容易能够做到的。然而不同的东西我们有些时候就不好把握了。推荐信首段，包括后面主体段落的最大不同点是在于语言风格。不同身份的人，说出来的话也不一样。下面我大致从几个方面来说：

　　1. 知名教授推荐信第一段永远不会浓墨重彩的表达其推荐你的决心和热情。编写的时候要冷静客观。

　　一个是推荐方，知名教授，每天参加各种各样的学术活动。现实中他和你待在一起的时间一年也许都不超过一个月(除非他是你的导师)。一个是被推荐方，普通学生。这种情况我们可以将其形容成为“门不当户不对”。这种情况，换成谁，也会冷静客观的对你进行推荐，而不是上演那种激情澎湃版。

　　例如：

　　As the advisor of Zhang San, I am very glad to recommend him for a place into your program. (蜻蜓点水，一带而过。)

　　再例如：

　　I am XXX, associated professor of XXX University as well as Zhang San’s advisor in his graduation period. Taking his good performances into full account, I would like to write this letter of recommendation in a hope that it will be helpful for his application.(冷静，客观充分考虑版，集中体现其教授的‘范儿’)

　　2. 班主任推荐要激情澎湃，因为班主任是一个无论从学习还是从生活上和你的接触比较全面的一个角色。

　　相对于教授来说，班主任可能更了解你。所以，从推荐信首段的用词上面，要更注重激情澎湃。适当的时候可以体现出“她觉得不推荐你都不行”那种感觉。

　　例如：

　　I am the class advisor of Zhang San and I would like to lend my greatest enthusiasm to recommend such an excellent student into your esteemed university. It is just our daily contacts that left me a good impression for his comprehensive abilities and personal qualities, and enable me to write this letter for him without any hesitation. (班主任之“啰嗦”版)

　　3. 公司领导推荐，可以适当夸张，而更重要的是要体现出符合身份的商业气息。

　　公司领导推荐其实已经脱离了学校和学术这个层面。而是你工作能力的集中体现。所以这类人写推荐信的时候一般会比较夸张。同时，丰富的社会阅历以及复杂的社会交往往往教会他们如何谦虚圆滑的对待事情。

　　例如：

　　It is my great honor to recommend Zhang San into your gorgeous learning institute. As the direct leader of Zhang in business, he left me deep impressions for his strong working and organizing abilities. Excellent learning capacity and business performances make him a professional man, while his kind heart makes him a welcomed one. So I sincerely hope for your every consideration on his application. (虽然啰嗦一些，但是不乏商业气息。一个honor完美呈现出推荐人的谦虚，而对学校的高调称呼‘gorgeous learning institute’也体现出其社会性语言特点。)

　　总而言之，推荐信首段所传递的信息其实很简单。我们可以多包含一些信息，也可以处理的很简单。但是，无论从语言还是内容上，针对不同推荐人的不同身份，我们的三封推荐信从风格上都要根据推荐人的不同身份进行必要的区分。

　　核心段落：

　　从语言上说，我想上面对于首段的介绍已经足够说明问题了。从内容上说，核心段落主要体现的是推荐人主要推荐你什么样的能力。这就是我们为什么要找身份不同的推荐人进行推荐的主要原因。一般来说，分为以下几种情况：

　　教授或者导师：主要推荐你的学习能力，研究能力，学习态度，学术研究深度等。

　　班主任或者老师：主要推荐你的学习能力，组织能力，乐于助人的精神，团队精神等。

　　上级领导：主要推荐你的工作能力，工作态度，学以致用的能力，在工作中发现问题和处理问题的能力等。

　　结尾段落：

　　尾段一般来说主要承载的信息点就是进一步说明推荐人对学生的认可。推荐信可以是三段，也可以是四段。但是主要分为三个部分。首段提出推荐这个学生的事实，核心部分进行详细阐述，阐述推荐的原因。尾段是结论段。但是尾段和首段从内容上虽然是相似的，但是语言要发生一定的变化。要不然人家会认为你一碗豆腐豆腐一碗的说一个事情。下面，就举个例子说明吧。

　　例如：

　　Through my integrated observations on Zhang San, I have every reason to believe that he is just the potential individual into your esteemed university and I do hope that my recommendation will be of any help for his application. If any further information needed, please do not hesitate to contact with me directly. Thank you!(总结并相信该生出国是最好的选择，无论对该生还是对贵校都是一笔财富。并且表示如果能录取该生我会非常高兴并非常乐意给予申请后期的任何配合。)

　　落款：

　　有人说，态度决定一切，细节决定成败。虽然推荐信落款很简单，但是如果我们把这个细节做好了，也就离成功更近了一步。还是那句话，三个推荐人所使用的落款，不一定都是一样的。所以，在我们自己写推荐信的时候一定要注意。只有多加注意才能充分保证推荐信的真实感。落款的“款式”有很多，例如：Yours sincerely, Yours Faithfully, Yours truly, Best, Best wishes等等。要注意区分使用。

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