公司印章管理制度

时间:2020-06-26 20:06:04 制度 我要投稿

公司印章管理制度(精选3篇)

  在现在社会,很多地方都会使用到制度,制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则,也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。一般制度是怎么制定的呢?下面是小编整理的公司印章管理制度(精选3篇),希望对大家有所帮助。

公司印章管理制度(精选3篇)

  公司印章管理制度1

  一、为保证印章(公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章)使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝不法行为的发生,加强公司印章的管理,特制定本办法。

  二、印章的使用:

  公司印章的使用必须按业务分类不同,经归口管理部门主管(或指定人员)、分管经理或副总以上人员审批办理。

  (1)公文用印:经办人拟稿—部门负责人、分管副总审核—总经理(董事长)签发—交印章管理员用印。

  (2)以公司名义签订、签署的给类经济、法律文书(包括合同、协议书、意向书、委托书、有关往来函等)及在经济上、公司经营管理上有重大影响的业务往来公函。以公司名义上报、下发的正式、非正式文件、函件(包括文件、请示、报告、总结、通知、申请、公函等),经办人填写《用印申请表》由主管部门负责人、分管副总审核—总经理批准—交印章管理员用印。

  (3)各部门日常办公事务用印:各部门负责人或分管副总提出申请用印,批准人对用印产生的一切后果负责。

  (4)各部门印章在其合理的范围内使用,不能超范围使用,各部门负责人对印章的使用负责。财务章须经财务部主管审核后用印;所有与销售业务有关的合同、协议须经市场部经理或分管副总以上领导审批后加盖合同章,特殊情况下需要公章代替的',须经分管副总以上领导批准。

  (5)公司公章原则上一律不得在公司以外使用,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写《用印审批表》,经分管副总以上领导批准后方可使用。

  (6)公司资质文件用印、对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司印章的文本等,须在合缝处加盖印章。为避免复印的文件被再次篡改,在文件上加注“复印无效”字样。

  (7)公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其他特殊情况确需开局时,必须经主管副总经理签字同意后方可办理,持空白介绍信外出工作,归来必须向公司汇报其用途,未使用者必须交回。

  三、印章的管理

  (1)公司公章由办公室负责保管;公司合同专用章由市场部负责保管;财务印章及法人名章由公司财务科负责保管;各部门章由部门主管负责保管,并做好印章使用登记工作。

  (2)各部门制定一名印章管理员,每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁好,妥善保管。

  (3)印章管理员因事、病、休假等原因不在岗位时,应严格办理交接手续,登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量,交接人员签字确认。

  (4)公司因机构变动需刻制新印章时,办公室负责到公安局办理章刻事宜。新印章启用应事先须发启用通知,注明启用日期。

  (5)印章管理员不得擅自用印,一经发现无论结果如何,严肃处理。

  四、公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存档。

  五、公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等,年终由办公室整理后存档备案。

  六、印章管理员必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司领导报告,并依法公告作废。

  七、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用,盖章后出现的意外情况由批准人负责。

  八、本制度由公司综合办制定并解释。

  九、本制度自发布之日起施行。

  公司印章管理制度2

  因大公司的岗位内控管理较严格,现以小公司为例,来分析人员较少的情况下怎样把不能相容的印章分开管理。设想一下,如若是小公司,那么按照以上规定,公章、财务章、法人章、合同章、发票章均在财务部,如果任意大股东要求财务部员工加盖,会产生什么样的效果,抑或是财务部员工内部勾结又会有什么后果。因此,小公司应该灵活处理,把不能相容的印章分开管理,需要注意的如下:

  1.票据的开具

  开具票据需要财务章、法人章以及票据。因此,财务章应交于管理法人章外另一关键管理人员持有,票据第三人管理。

  2.合同效力

  合同力需要合同章与法人章。因此合同章交于管理法人章外另一关键管理人员持有。

  3.公章的效力

  是否应该与法人章持有人分开管理?在公章代替合同章时,应该分开管理,合同法规定,公章与合同章有同等法律效力。如一个公司即有合同章又有公章时,盖具了公章的合同是否生效?为防范法人滥用权利,应该分开管理,并且在合同条款中严格规定合同的效力在加盖了合同章或公章及法人章后生效,这样即有法人及合同章或公章持有者双重确认后加盖。因此,公章除外部事务处理外也具有合同效力行为,因此,应视同合同专用章管理。

  4.失职责任

  公司重要的事务无非是人,财,物。在印章的使用时,应慎重考虑是否加盖印章,是否导致公司的人财物流失。其中更重要的环节是企业管理的流程,例如合同的审批流程,票据的使用流程等,严格公司的管理流程,加盖印鉴的流程,减少公司的权益损失。

  公司印章管理制度3

  1.挑选印章管理人应遵守原则性强,办事稳妥,诚实可信,无过往不良记录的准则。

  2.财务专用章和法定代表人印章必须分人保管。

  3.印章管理部门应该设立专门的印章保管台账,并定期对于印章的情况汇报给相关领导。

  4.严格审核用印流程,详细记录用印人、用印文件、用印时间等,确保每一步都有记录有迹可循。

  5.确保印章的刻制到销毁整个生命流程的跟踪与记录,不给不法分子任何钻空子的机会。

  6.印章遗失或者发现被偷刻,应立刻上报有关部门并登报声明。

  7.建立完善的信息化印章管理流程,珠海智能印章管理系统,利用物联网技术与智能硬件相结合,为企业建立起完善的信息化智能印章管理系统,把实体印章保管者智能设备里,盖章需要指纹/账号登录申请授权,管理人可远程查看需要盖印文件的内容,申请授权,盖印实时监控拍照上传云服务器,可随时在app上查看用章的历史记录,让每一次盖章都尽在掌握之中。

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