记录管理制度

记录管理制度

　　在生活中，制度起到的作用越来越大，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编收集整理的记录管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

记录管理制度1

　　1 目的

　　确保安全记录完整、准确、清晰，以证明安全体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正、预防措施提供客观证据。

　　2 范围

　　1 本程序适用于酒店安全管理体系所涉及的所有安全记录的管理。

　　2 本程序规定了安全记录的分类、形式、编制、审核、编号、格式修改、填写、收集、存档、贮存、借阅、销毁的要求。

　　3 职责

　　1 保卫部是安全记录的归口管理部门，负责制定、修订本程序，并负责监督执行。

　　2 各单位负责人负责批准本单位的安全记录清单与记录归档管理。

　　4 管理要求

　　1 质量记录的标识、编号、填写、保存、保护、借阅、复制和销毁执行质量体系的记录控制程序。

　　2 各专业职能部门下发的记录，必须制定填写标准和要求的规定，使记录填写标准统一化。

　　3 记录管理工作程序见图一。

　　4 安全记录的分类

　　安全记录的分类见表一。

　　表一 安全记录分类表

　　5 安全记录的形式

　　5.1 书面、照片。

　　5.2 电子媒体、磁带、磁盘。

　　6 安全记录的编制、审核及批准

　　6.1 各单位根据安全活动的需要建立安全记录表格时，由使用单位编制后送交本单位领导审核及批准并报主管部门备案。

　　6.2 安全记录的使用单位在送审安全记录表格时，应由本单位领导在会审单上确定其保管地点和保存期限，并将保管地点和保存期限通知各使用单位。

　　6.3 安全记录保存期限一般应遵循下列原则：

　　一、具有永久性保存价值的记录，应整理成档案，长期保管;

　　二、有保管时间要求的安全记录，则按要求时间保存;

　　三、无保管时间要求的安全记录，一般保存期限一年。

　　7 安全记录的编号

　　7.1 为保证安全记录有唯一的标识，每一种安全记录表格应有唯一的编号，编号由安全记录所在部门的主管领导指定专人进行，方法如下：

　　7.2 记录分类

　　将记录统分为四类，对照的字母分类为：

　　档案类记录：DA 管理类(审批、备案、登记的表格)：GL

　　检查类：JC 记录类(包括值班、生产等的格式记录)：JL

　　7.3 专业

　　按主管部门分为：

　　安全：AQ 办公：BG 保卫：BW 工程：GC 企管：QG 安全标准化：AQB

　　7.4 单位编号

　　7.5 顺序号

　　由组织编写的部门按照单一的记录分类、专业分类、部门排序，给记录表赋予一个单独的号码，组织编写的部门同时建立一个记录清单，明确记录使用的范围、对象、频率，防止一号多表或一表多号。

　　7.6 年代号

　　年代号由一个四位数字组成，代表记录的编制年代，如“20xx”代表20xx年编制。

　　7.7 记录编号位于记录的首页右上角，距页边不小于1厘米，新时期罗马四号字体。

　　8 安全记录格式的修改或换版

　　8.1 安全记录格式有修改需求时，由提出部门按《变更管理程序》填写“变更申请审批表”，并附修改后的格式样品，在申请单中陈述修改的理由和依据，经安全记录所在部门的主管领导审核批准后编号、印刷、使用，并报主管部门备案。

　　8.2 使用新格式的安全记录取代原旧的记录表格，各使用单位应在新表格投用时，立即收回旧表格，并自行销毁。不允许在使用场所出现新旧记录交替使用的现象。

　　8.3 安全记录的格式修改由各单位在“安全记录清单”备注栏上记录格式修改时间。

　　9 安全记录的填写

　　9.1 所有安全记录都应用钢笔或签字笔填写，填写要求字迹清楚，填写正确、完整和及时。

　　9.2 安全记录上应写明年、月、日及记录人签名，签名时要写全名，必须是记录人本人签字。

　　9.3 安全记录表格的填写应遵循下列要求：

　　一、对有要求的记录栏目，做到字迹清晰、持久，内容完整，具有真实性、准确性、及时性;

　　二、对于记录空格，用“以下空白”章或用“——”符号注销;

　　三、当遇到缺项时，填写“缺项”;当问题记录结果为无问题，填写“无”;

　　四、技术性安全记录数据不变，须重新抄上，管理性安全记录竖向整格内容相同，可用“同上”或“〃”表示;

　　五、从某行开始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符号填满;

　　六、安全记录不能随便更改，若确因笔误需更改时，用“—”(文字可用“0”)符号注销，在符号上方由本人更正重新记录。对外发送的文件内容更改除用上述规定的符号更改外，还需有更改人的签名与更改日期。

　　10 安全记录的'收集与归档

　　10.1 各单位负责对本单位主管的(自己编号的)安全记录和所有安全记录列出总的“安全记录清单”。

　　10.2 每年12月份各单位安全记录人员负责收集主管范围内各“安全记录清单”中自己主管的部分与主管部门进行核对，主管部门将年度核对清单报安全管理部备案。

　　10.3 各单位将使用完的安全记录按“安全记录清单”上的保存地点、保存期限按编号、时间顺序进行装订、编目、归档。

　　10.4 保卫部依据各部门上报的“安全记录清单”编制酒店年度“安全记录总览表”，以便各单位部门查询。

　　11 安全记录的保存

　　11.1 各单位应按照相关档案管理要求，指定专人管理，保存环境符合要求，防止因日晒、雨淋、受潮、霉变、鼠咬、虫蛀、火灾而损坏。

　　11.2 所有安全记录的保存应便于存取和检查。

　　11.3 电子媒体安全记录由使用单位自行妥善保存。

　　11.4 记录的保存时间在记录清单中逐个注明。

　　12 安全记录的借阅

　　12.1 借阅安全记录须办理借阅手续，各单位在借阅安全记录时应填写“记录借阅登记表”，并要求借阅人签名。

　　12.2 若需外借，需经归档单位领导批准。保密安全记录外借必须经文件主管部门领导同意。

　　12.3 合同有要求时，在商定期内安全记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。

　　13 安全记录的销毁

　　根据安全记录的保存期限，各归档单位对到期安全记录由保管人员填写“安全记录销毁登记表”由主管领导批准进行销毁。

　　5 附则

　　1 本办法由标准办公室起草，并负责解释。

　　2 本办法自发布之日起施行。

记录管理制度2

　　1、质量检验室负责的样品分析检验的全过程必须填写相应的原始记录，记录应准确、完整、及时；

　　2、记录应字迹清晰、工整，当有笔误发生时，不得随意涂改，不允许使用修正液，应在写错处划一条横线，横线划过后，原笔误依然清晰可辨，在横线上方填写正确的数据或字迹，然后签上更正人姓名和更正日期；

　　3、检验原始记录应包括样品名称、批号，检验项目、质量标准依据、样品外观现象、计算公式，化学结果、现象（如果采用标准品应注明其重量、纯度和其它必要信息）、化验员的结论和签名，计算审核人的签名；

　　4、各种数据的准确度的确定

　　4.1 样品重量的有效数字应与称量时使用的天平的精度保持一致；

　　4.2 滴定液消耗的毫升数读到0.01ml；

　　4.3 在数据处理过程中，对有效位数之后的数字的修约采用“四舍六入五留双”的规则，详见《有效数字的修约管理制度》；

　　4.4 最后报告检测结果的'有效位数应与方法要求相一致。在运算过程中，其有效位数可适当保留，而在运算结束后根据有效数字的修约规则对结果进行修约。

　　5、含量分析的相对偏差的要求

　　5.1 平行样的取样量相对偏差不超过5%

　　5.2 取样量不超过规定量±10%

　　5.3 仪器分析法不超过3%

　　6、记录复核

　　检验记录完成后，应由化测室负责人对记录内容、计算结果进行复核并签字；复核后的记录，如属于内容和计算错误，复核人要负责，如属于检验错误，则复核人没有责任；

　　7、检验原始记录应整理成批检验记录，至少要保存至成品有效期后一年，无有效期的产品应保存三年；批检验记录的保存由质量部质量保证室负责；

　　8、需将检验报告单从档案中取走，取走人需经质量保证室主管同意并在记录保管人处签字，写明取走和归还的日期。

记录管理制度3

　　为进一步加强对生产、交通、消防、社会治安等方面事故与伤害的监测和统计分析，及时准确掌握社区内事故与伤害情况，积极落实预防和干预措施，持续改进的实现社区安全，特制定社区事故与伤害记录管理制度如下：

　　1、各安全促进项目小组应及时掌握事故与伤害发生的.情况，做好记录和统计。

　　2、事故与伤害记录应内容清晰具体，便于查询和分析。

　　3、事故与伤害记录应真实有效，不得随意篡改或销毁。

　　4、各类事故与伤害记录应由专人或专门部门负责管理。

　　5、在记录管理中发生问题及时与街道安全社区创建办公室联系。

记录管理制度4

　　为规范食品采购索证索票、进货查验和采购记录行为，保障公众餐饮安全，依据相关法律、法规及规章，制定本管理制度。

　　一、指定经培训合格的专(兼)职人员负责食品、食品添加剂及食品相关产品(一次性餐用具等食品容器、包装材料和食品用工具、一次性餐巾纸、洗涤剂、消毒剂等)采购索证索票、进货查验和采购记录。专(兼)职人员应当掌握餐饮服务食品安全法律知识、餐饮服务食品安全基本知识以及食品感官鉴别常识。

　　二、采购食品、食品添加剂及食品相关产品，应当到证照齐全的食品生产经营单位或批发市场采购，并应当索取、留存有供货方盖章(或签字)的购物凭证。购物凭证应当包括供应者名称、供应日期和产品名称、数量、送货购买日期等内容。长期定点采购的，与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。

　　三、从生产加工单位或生产基地直接采购时，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件;留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　四、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)批量或长期采购时，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品流通许可证等复印件;留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　五、从流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)少量或临时采购时，应当确认其是否有营业执照和食品流通许可证，留存盖有供货方公章(或签字)的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　六、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章(或签字)的购物凭证;从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章(或签字)的许可证、营业执照或复印件、购物凭证和每笔供应清单。

　　七、从食品流通经营单位(商场、超市、批发零售市场等)和农贸市场采购畜禽肉类的，应当查验动物产品检疫合格证明原件;从屠宰企业直接采购的，应当索取并留存供货方盖章(或签字)的'许可证、营业执照复印件和动物产品检疫合格证明原件。

　　八、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。

　　九、实行统一配送的，由企业总部统一查验、索取并留存供货方盖章(或签字)的许可证、营业执照、产品合格证明文件，建立采购记录;各门店应当建立并留存日常采购记录;门店自行采购的产品，应当严格落实索证索票、进货查验和采购记录制度。

　　十、批量采购进口食品、食品添加剂的，应当索取口岸进口食品法定检验机构出具的与所购食品、食品添加剂相同批次的食品检验合格证明的复印件。

　　十一、采购集中消毒企业供应的餐饮具的，应当查验、索取并留存集中消毒企业盖章(或签字)的营业执照复印件、盖章的批次出厂检验报告(或复印件)。

　　十二、食品、食品添加剂及食品相关产品采购入库前，餐饮服务提供者应当查验所购产品外包装、包装标识是否符合规定，与购物凭证是否相符，并建立采购记录。采购记录应当如实记录产品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供应单位名称及联系方式、进货日期等。

　　十三、按产品类别或供应商、进货时间顺序整理、妥善保管索取的相关证照、产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其保存期限不得少于2年。

　　十四、不得采购《食品安全法》第二十八条规定禁止生产经营的食品和《农产品质量安全法》第三十三条规定不得销售的食用农产品。

记录管理制度5

　　为规范食品采购索证索票、进货查验和采购记录行为，保障公众餐饮安全，根据《食品安全法》、《食品安全法实施条例》、《浙江省食品经营许可实施细则（实行）》等法律、法规及规章，制定本管理制度。

　　一、指定经培训合格的专（兼）职人员负责食品、食品添加剂及食品相关产品采购索证索票、进货查验和采购记录。专（兼）职人员应当掌握餐饮服务食品安全法律知识、餐饮服务食品安全基本知识以及食品感官鉴别常识。

　　二、采购食品、食品添加剂及食品相关产品，应当到证照齐全的食品生产经营单位或批发市场采购，并应当索取、留存有供货方盖章（或签字）的购物凭证。购物凭证应当包括供货方名称、产品名称、产品数量、送货或购买日期等内容。长期定点采购的，与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。鼓励餐饮单位到建立电子监管一票通的食品批发企业采购食品、食品添加剂及食品相关产品。

　　三、从生产加工单位或生产基地直接采购时，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件；留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　四、从食品经营单位（商场、超市、批发零售市场等）批量或长期采购时，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品经营许可证等复印件；留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　五、从食品经营单位（商场、超市、批发零售市场等）少量或临时采购时，应当确认其是否有营业执照和食品经营许可证，留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。

　　六、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章（或签字）的购物凭证；从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章（或签字）的许可证、营业执照或复印件、购物凭证和每笔供应清单。

　　七、从食品经营单位（商场、超市、批发零售市场等）和农贸市场采购畜禽肉类的，应当查验动物产品检疫合格证明原件；从屠宰企业直接采购的，应当索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照复印件和动物产品检疫合格证明原件。

　　八、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。

　　九、批量采购进口食品、食品添加剂的，应当索取口岸进口食品法定检验机构出具的与所购食品、食品添加剂相同批次的`食品检验合格证明的复印件。

　　十、采购集中消毒企业供应的餐饮具的，应当查验、索取并留存集中消毒企业盖章（或签字）的营业执照复印件、盖章的批次出厂检验报告（或复印件）。

　　十一、食品、食品添加剂及食品相关产品采购入库前，餐饮服务提供者应当查验所购产品外包装、包装标识是否符合规定，与购物凭证是否相符，并建立采购记录。采购记录应当如实记录产品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供应单位名称及联系方式、进货日期等。

　　十二、按产品类别或供应商、进货时间顺序整理、妥善保管索取的相关证照、产品合格证明文件和进货记录，不得涂改、伪造，其保存期限不得少于2年。

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