物业档案的管理制度

时间：2022-09-09 01:22:04 制度我要投稿

物业档案的管理制度

　　在当下社会，各种制度频频出现，制度具有合理性和合法性分配功能。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编为大家整理的物业档案的管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

物业档案的管理制度

　　物业档案的管理制度1

　　1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

　　3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的'作泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

　　9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　物业档案的管理制度2

　　1、客户档案的管理工作由客务部负责。

　　2、客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

　　3、每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

　　4、每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

　　5、客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

　　6、客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

　　7、客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

　　8、原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

　　9、客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

　　一、内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

　　二、管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三、适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的`资料：

　　1、收集客户单位资料

　　2、客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3、客户装修工程文件

　　4、客户迁入时填具之资料

　　5、客户资料补充

　　6、客户联络资料

　　7、紧急事故联络人的资料

　　8、客户与管理处往来文件

　　9、客户违规事项与欠费记录

　　10、客户维修记录

　　11、客户投诉记录

　　12、客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

　　四。注意事项

　　1、及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

　　3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　4、接听客户投诉，解决客户投诉；

　　5、接听客户工程报修电话，及时联系修复。

　　物业档案的管理制度3

　　1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;

　　3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

　　4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的`准确性;

　　5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

　　6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

　　7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

　　物业档案的管理制度4

　　加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

　　(一)管理内容：

　　1、工程档案：从接管开始的'所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

　　2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;

　　3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

　　4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

　　5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定档案制度，并严格执行;

　　2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;

　　3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;

　　4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

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