小公司行政管理制度

时间：2021-08-17 09:45:03 制度我要投稿

小公司行政管理制度

　　在社会一步步向前发展的今天，需要使用制度的场合越来越多，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编为大家整理的小公司行政管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

小公司行政管理制度

　　小公司行政管理制度1

　　一、总则

　　1、为了加强公司管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办公效率，特制定本制度。

　　2、本制度包括公司印鉴管理，办公设施管理，办公车辆管理，文档管理，办公用品管理，劳保用品管理，员工着装管理，办公电脑管理，办公电话管理，卫生管理，宿舍管理等。

　　二、印鉴管理

　　1、公司印鉴由行政办主任负责保管，公司财务印鉴由财务部负责保管。

　　2、公司印鉴的使用一律由副总以上领导许可后方可使用，如违反此项规定造成的后果由当事人负责。

　　3、公司所有需要盖印鉴的介绍信，说明及对外开出的任何公文，应该统一编号登记，以备查询存档。

　　三、办公设施管理

　　1、复印机的使用，应由各部门的办公文员来操作使用，操作前行政部组织培训，操作后按登记表自觉登记，没有文员的部门由行政文员操作，要求双面复印减少单面复印，对印错纸张，要查明原因。

　　2、各部门所需发送的传真，登记后由行政文员操作发送。采购部的传真机由采购文员管理，并做好登记。登记表每月底交行政部备查。

　　四、文档管理

　　1、档案管理应由专人负责。人事档案由人事部负责管理，公文档案由行政文员负责管理。

　　2、所有的档案应分类编号管理。档案存放要注意防火、防虫、防盗。

　　3、借阅档案时，要有主管批准，并办理借阅手续。

　　五、办公用品管理

　　1、每月月底前，各部门将本部所需要的办公用品计划交行政部。

　　2、行政文员根据各部门计划汇总，经审批后购买，按计划登记发放，领用人签字领取。

　　3、对办公用品的采购行政文员要做到品种对路、量足质优、价格合理、开支适当，对超常规计划要严格控制。

　　4、办公用品要建立入库登记、出库登记、个人使用登记表，每月底盘点对帐。

　　六、电脑管理

　　1、各部门的办公电脑要由专人操作管理，工作时间禁止无关人员上电脑操纵，不准读取无关资料。

　　2、电脑发生故障要及时与电脑部联系，不得私自处理。

　　七、电话管理

　　1、各部门的办公电话，是进行业务联系的主要工具，员工要养成长话短说的习惯，避免长时间占线，影响他人使用。

　　2、一次通话时间不超5分钟，超时的通话要使用传真机联系。

　　3、各部门电话为部门专用，反对其他人使用。

　　4、长途电话要严格管理，对超长通话和非业务通话要严格控制，长话要求即打即锁，长话锁码不得泄露。

　　5、将各部电话的电话费按月登记，对话费过高的电话，要查明原因。

　　小公司行政管理制度2

　　（一）总则

　　第一条

　　为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

　　第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

　　（二）档案管理

　　第三条归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

　　第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　第五条档案的借阅与索取：

　　1．总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

　　2．公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

　　3．借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　第六条档案的销毁：

　　1．任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

　　2．若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

　　3．经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　（三）印鉴管理

　　第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。

　　第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

　　第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

　　第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

　　第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

　　（四）公文打印管理

　　第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。

　　第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。

　　第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

　　（五）办公及劳保用品的管理

　　第十五条办公用品的购发：

　　1．每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

　　2．总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

　　3．除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；

　　4．公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

　　5．负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

　　6．负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

　　7．办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

　　第十六条劳保用品的购发：劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

　　（六）库房管理

　　第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

　　第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

　　第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

　　第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

　　第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

　　第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

　　第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

　　（六）报刊及邮发管理

　　第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

　　第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

　　第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

　　（七）附则

　　第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。

　　（一）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

　　（二）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；

　　（三）控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。

　　第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。

　　第二十九条本规定解释权归总经理办公室。

　　第三十条本规定从发布之日起生效。

　　小公司行政管理制度3

　　第一章总则

　　第一条为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效蔬，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定本规定。

　　第二条行政事务管理由集团副总领导，行政办公室执行管理（下文称总办），各企业司设分管职能人员。

　　第二章关于文件收发管理

　　第三条总部各部门和所属各公司的所有报告呈文及外送文件，都必须通过总办登记办理、呈报，不得积压迟误。属于急件的应在接件后及时报送相关部门处理。

　　第四条公司的文件由总办负责起草和审核，公司总经理签发：集团各部门的文件由部门负责起草和审核，部门总监签发。

　　第五条文件签发后，送总办秘书处统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误后方能复印、盖章、发送。

　　第六条文件的原稿应送总办保存备查。

　　第七条属于机密的文件，核稿人应注明"机密"字样，并确定报送范围，由专人印制、报送。

　　第八条文件统一由总办负责发送。送件人应将文件内容报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果，机密文什由专人按核定的范围报送。

　　第三章关于印章管理

　　第九条集团和所属各公司的印章（含公章、财务专用章、合同专用章和业务专用章）必须按规范严格管理，严禁违章使用。

　　第十条印章实施使用前留印鉴、专人保管、使用时领导审批和使用登记制度。

　　第十一条集团的公章、合同专用章、业务专用章由总办专人保管，财务专用章由财务管理部专人保管。所属各企业的公章、合同专用章、业务专用章，由指定专人保管；财务专用章由财务部专人保管。

　　第十二条使用公章，凡会令本公司、企业对外承担法律责任和经济责任的.，必须由集团公司总经理或授权常务副总经理批准，并逐项登记使用情况：不会令本公司、企业对外承担法律责任和经济责任的，但涉及的事项较重要，必须经集团公司主管副总经理或各企业总经理批准，并逐项登记使用情况。

　　第十三条集团或下属公司使用合同专用章，必须凭总经理或主管副总经理批准同意的《经济合同审批表》（见《合同管理制度》附件）才能使用，并逐项登记使用情况。

　　第十四条使用业务专用章，必须经主管业务部门经理以上的领导批准才能使用，并逐项登记使用情况。

　　第十五条公司及所属企业的财务专用章和银行帐户印鉴的保管和使用，按《财务管理制度》的规定执行。

　　第十六条公司及所属企业均设立印章使用登记册，建立完整的印章使用制度。

　　第十七条严格控制开具盖有公章的空白介绍信和盖有合同专用章的空白合同书。因业务或工作特殊需要必须开具者，必须经集团公司总经理或授权常务副总经理批准，并签领备案。领用人返回公司后，必须报告使用情况进行核销。未使用的空白介绍信和合同书一律交回。隐瞒不交回者，一经查实，给予必要的处分。

　　第十八条严禁将印章随意扔放，无人看管；严禁任何员工随身携带各种印章外出办事，遇特殊情况需经集团公司总经理或授权常务副总经理批准方可带出。

　　第十九条对外地销售中心或长期派驻外地之机构的合同专用章，应由公司法定代表人授权委托管理，按集团关于合同管理的有关规定执行，超过公司规定的，应报总经理批准。否则一切后果由主办人员承担。

　　第二十条印章保管人对印章必须妥善保管，防止印章丢失、被盗和被盗用。如发现上述情况必须立即报告主管领导并采取补救措施。

　　第二十一条违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任；触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。

　　第四章关于重大事项请示报告

　　第二十二条所谓重大事项系指：

　　1．公司增加固定资产；

　　2．重大的经济合同签订；

　　3．涉及大额（一般指5000元以上）的对外礼仪行为；

　　4．副总经理级（含）以上人员外地出差达两天（含）以上或请假两天（含）以上；

　　5．公司发生重大事故，如：法律诉讼、人员工伤、经济损失等；

　　6．涉及对外投资项目：对内新产品开发和较大新工艺设计改革事项；

　　7．与合作方或合资方有意见矛盾；

　　8．其他对公司利益有重大影响的各类事项。

　　第二十三条发生重大事项应及时向集团总经理或副总经理口头汇报，事后将详细处理情况用文字报告形式送总办，依文件收发程序办理。

　　第二十四条出差或请假应填写《员工因公出差（郊县、外省市）审核表》（见本《须知》P144表二），并于前两天送总办，依文件收发程序办理。

　　第五章关于办公用品、低耗品领用管理

　　第二十五条关于办公用品开支原则按集团《关于费用开支的规定》第三章条款执行。

　　第二十六条凡职工进出公司涉及领或交还办公用品的，需凭人才资源部调令到总务处办理有关的必要手续。

　　第六章关于公务车辆使用管理

　　第二十七条公务车辆是为服务客户、公司领导和接送员工上下班使用，所以公务车辆的管理甚为重要。使用公务车辆必须依照规定办理，严禁公车私用及无效益使用。

　　第二十八条有关公务车辆申请使用规定如下：

　　1．除交通车早晚各开一班外，其余时间所有公务车辆的使用均需填（车辆使用申请表》（见附件一）申请，经总办秘书处排定后才能用车。

　　2．（车辆使用申请表》应于使用前一日中午十二时以前送达总办秘书处，以利安排及协调公务车辆。

　　3．有关安排的顺序以客户使用为先、总公司领导其次、其他子公司领导再其次。如有特殊情况由主管副总经理协调处理。一般管理人员，在无特急事宜的一般情况下，目的地在本市区内的，不派专车。

　　第二十九条有关公务车辆的行车记录规定如下：

　　1．有关公务车辆的行车需填写（行车记录表，（见附件二）。

　　2．《行车记录表》由司机填写，使用者签认，每月汇总呈送总办，以利统计分析公务车辆的使用情况并向各使用单位结算费用。

　　3．集团内实行有价有偿使用车辆结算制。有关收费标准请参照《公务车辆使用收费标准表》（见附件三）。

　　第三十条有关公务车辆的交通安全与违章事项规定如下：

　　1．公务车辆驾驶员应遵守交通安全法规驾驶，使用者负有监督的责任，严禁为赶时间而违反交通法规。

　　2．遇有交通事故或违章行为，必须立即回报总办，并依照法规处理，切勿私下解决。

　　3．因交通事故或违章行为而造成的金钱损失，由驾驶员自行负责，因此而使公务车辆安排产生困扰者，依情节轻重，给予记过以上的处罚。

　　4．发生交通事故，公务车辆驾驶员经裁定无违章行为，其任何损失均由公司负责。

　　第三十一条有关公务车辆的保养与维修规定如下：

　　1．保养均需在一定里程数内进行，严禁超过规定里程数而未做保养工作。

　　2．驾驶员每日早晨发车前应检查车况，并随时保持车内与车身的清洁、光亮，如发现车况有问题应及时回报总办并速修复。若强行行驶造成的损失，由驾驶员自行负责。

　　3．保养及自然磨损的维修费用由公司负责，发生事故或碰撞的维修费用由驾驶员负责。

　　4．每辆公务车辆的保养及维修均需填写（保养维修记录表》（如附件四），每月汇总送总办，由主管行政副总审批。

　　5．驾驶员应在规定的时间内完成年检工作，若因时间延误所造成的罚款由驾驶员自行负责。

　　第三十二条有关公务车辆的停放与驾驶员休息的规定如下：

　　1．公务车辆进入公司，下客（货）完成时，应立即停放在专属车位上，严禁任意停放。

　　2．驾驶员没有派车任务时，应及时保养或清洁车辆或在驾驶员休息室休息，严禁串岗或外出。

　　3．驾驶员是以服务客户与公司领导为原则，因此其上下班时间应以任务完成为标准。

　　第三十三条有关公务车辆交接的规定如下：

　　1．驾驶员平时应保管好车辆的行驶证、保险卡、年检证、车辆维修手册等证件。

　　2．驾驶员因故离职或调换行驶车辆，应将所有的证件如数清点无误移交给新的驾驶员，若有遗失或破损的情形，公司有权追诉其法律责任。

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