合同档案管理制度

时间：2022-06-24 08:07:04 制度我要投稿

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合同档案管理制度

　　现今社会公众的法律意识不断增强，随时随地，各种场景都有可能使用到合同，签订合同也是避免争端的最好方式之一。那么大家知道合同的格式吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

合同档案管理制度

　　合同档案管理制度1

　　第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。

　　第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

　　第三条用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。

　　第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的'安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

　　第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。

　　第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

　　第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

　　第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。

　　第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

　　第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。

　　第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。

　　第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三条本制度从20xx十月一日起执行。

　　合同档案管理制度2

　　第一章总则

　　一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

　　二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

　　第二章合同分类

　　一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

　　二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

　　三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

　　四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

　　五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。

　　六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。

　　七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

　　八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。

　　九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。

　　十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

　　第三章档案管理的责任分配

　　一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

　　经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

　　二、各部门设档案管理员予以协助管理。

　　各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

　　第四章文件合同归档要求

　　一、文件合同编号规则

　　合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

　　文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

　　基本模式：ST-2004－XS－0001－HT

　　1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

　　2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

　　3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。

　　4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。

　　二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

　　三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

　　四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

　　五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

　　六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。

　　七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的`电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

　　第五章合同档案保管期限及销毁

　　一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

　　二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。

　　三、档案销毁：

　　1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

　　3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　　4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

　　第六章档案借阅

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

　　三、借出档案借用期限为一周。

　　借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

　　四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

　　第七章责罚制度

　　一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。

　　二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；

　　三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；

　　四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

　　五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

　　六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

　　第八章附则

　　一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

　　二、本制度自下发之日起执行。

　　合同档案管理制度3

　　公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

　　二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

　　三、合同档案管理原则

　　1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

　　2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

　　四、合同章管理原则

　　1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

　　2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

　　3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的.文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

　　五、合同文档的管理要求

　　1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

　　3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

　　4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

　　六、附则

　　1、本制度自审批通过之日起实施。

　　2、本制度由销售部负责解释。

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