文件管理制度

时间:2021-10-28 20:00:44 制度 我要投稿

2021文件管理制度范本(通用6篇)

  在不断进步的时代,越来越多地方需要用到制度,制度是国家机关、社会团体、企事业单位,为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序,保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。到底应如何拟定制度呢?以下是小编帮大家整理的2021文件管理制度范本(通用6篇),欢迎大家分享。

2021文件管理制度范本(通用6篇)

  文件管理制度1

  一、文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件,具体由办公室负责。

  二、对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

  三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

  四、凡正式文件在经登记后由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

  五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

  文件管理制度2

  1、学校各部门对学校以上文件的收发,传递,阅办,保管,存档要有专人,做到“三勤”:勤催办,勤检查,勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管,并按要求定期交回。

  2、收发文件有登记。收到上级文件后,由专人拆封,认真核对份数,统一编号,及时登记;向下发文时,明确份数,严格履行发文登记(签字)手续。

  3、传阅文件有专夹。做到及时,准确,去向清楚;达到“三不”:批阅不积压,承办不横传,传阅范围不扩大。

  4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批,本人(借阅者)签字手续,阅后及时归还。

  5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件,按规定该存档的存档,该上缴的上缴,该销毁的销毁,无论是存档,上交或是销毁,都必须分类列出清单备查。

  6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件,要设专柜专人分类保管,存放文件的室内要有昼夜值班人员,确保文件管理安全。

  7、秘密文件不准与其它公文混存,更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

  8、上级召开会议由领导带回的文件,一律交文秘人员登记,保管干部调动工作,事先要把文件交清。

  文件管理制度3

  一、总则

  1、技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

  2、为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

  3、适用范围:适用于本厂的技术文件的'管理。

  二、技术文件的编制

  1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

  具体包括:

  1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

  2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

  3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

  4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

  2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

  3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

  三、技术文件的提交

  1、在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

  2、在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

  3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

  4、对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

  四、技术文件的归档

  1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

  2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

  3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

  4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

  5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

  6、归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

  五、技术文件的借阅

  1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法坚持不具权限的文件。

  2、若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

  3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的秘密。

  4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时,须经相关领导批准。

  5、文件阅览之后,须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件,并补充完整《借阅文件记录表》。

  六、职责追究

  各部门应严格遵守上述规定,若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

  文件管理制度4

  1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

  2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识,文件更改幅度较大时,予以换版。换版文件下发后,必须将原文件由行政部收回,以保证使用有效版本。

  3.文件领用者,因文件丢失或者损坏需要领用新文件时,到行政部填写《文件处理单》,经常务副总审核、批准后方可领用。

  4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件,并保持文字清晰,外来借阅者需填写《文件借阅登记表》,经常务总经理批准后方可借阅。

  5.作废文件销毁时,由该部门填写《文件处理单》,由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

  6.质量记录的格式和内容由使用部门设计,行政管理部门审查批准,统一编号控制。质量记录表需要更改时,仍由原审批部门审批。

  7.质量记录填写:要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改,如有失误或者计算错误时,在改动处划改并签名。

  8.质量记录的借阅:外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅,公司人员经行政部部长批准后,办理借阅手续。

  9.质量记录的管理和保存:质量记录由本部门制定专人负责保管,注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

  10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订,行政部负责归档并规定期限保存。

  11.质量记录销毁:对于超过保存期的质量记录,由行政部和使用部门负责签字,包常务副总审核批准后,进行销毁并填写《质量记录销毁清单》,需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

  12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录,填写《监督检查记录》,发现问题及时进行纠正。

  文件管理制度5

  一、总经办设专人负责文件的管理工作,对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批,紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

  二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理;其余文件均应交公司领导批示后,再由总经办专人按批示范围进行送阅,严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文(包括按文件要求报出的详细资料、附件等)应及时主动地退给总经办,以做好文件归档工作。

  三、凡本公司外发的文件,应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出;要求做到一文一事,按级上报,用词及格式规范,严禁多头主送,并由总经办统一进行登记编号。

  四、部门或个人借阅文件,应办理借阅手续,总经办定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年终大清退一次,清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理,装订成册,归档。

  五、严格遵守保密制度,对有密级的文件应严加管理,办理完毕后应立即退回,并核点份数,随时存档。绝密文件,仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

  六、如文件丢失或违反保密制度,发生泄密的,除及时报告组织人事部外,还须向有关领导报告,情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

  文件管理制度6

  机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

  一、办理程序

  (一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。

  (二)按领导签批的范围进行传阅。

  (三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。

  (四)归档,交上级部门。

  二、传阅

  (一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。

  (二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。

  (三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。

  三、保密

  (一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。

  (二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。

  (三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。

  (四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

  (五)涉密文件,不得复制或摘抄。

  四、归档

  (一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,坚持整洁、清洁。

  (二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。

  (三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

  (四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

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