物业档案室上墙制度

物业档案室上墙制度范本

　　现如今，人们运用到制度的场合不断增多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编帮大家整理的物业档案室上墙制度范本，希望对大家有所帮助。

　　物业档案室上墙制度1

　　一、归档要求

　　归档文件的总要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

　　3、文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。档案盒编号原则取部门汉语拼音首字母；如公司为“LDWY-01”；仙林学生公寓为“XLGY-01”；东区公用房“DQGF-01”；以此类推。

　　5、按各类档案资料的保密级别、保存期限，必须以规定的格式逐件填写文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的.文件材料要考证清楚，填入有关项内；文件目录放在卷首。

　　6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　二、归档范围

　　1、各类具有查考利用价值的文件材料：公文、传真、图表、电子版资料、图片、PPT、报刊、录音、录像等；

　　2、各项会议形成的文件材料；包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

　　3、报刊、杂志及发表的稿件、理论性文章；

　　4、有效证照、证件、印章；资金、业务往来方面的文件材料：含合同、特约服务协议、重要报表等；

　　5、规章制度体系（含部门）、内部发文：包含总经理批示后的各项决议、公司决定等；

　　6、工作总结、计划；楼宇接管数据、流程，与相关部门的交接资料；

　　7、具有法律效力及保存价值的文件；

　　8、办公电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

　　9、获得的社会荣誉资料；

　　10、其他有必要归档管理的资料：包括声像形式记录下来的对公司物业管理与服务产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　三、档案保管期限

　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期、短期、临时四种。长期为十至五十年左右；短期为十年以下，三年以上；临时为半年至三年。

　　2、确定公司档案保管期限的原则

　　（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　（4）凡是需要“持续改进”，每半年或每年度均要修订的文件材料，列为临时保管。

　　四、档案级别

　　1、档案分受控档案和非受控档案两类。档案的受控由部门提议，品质技术部、经理办核定受控和非受控。

　　2、受控档案需加盖受控章，只许在特定场所翻阅或特定人保管，不许外借或外传；确有工作需要时，需经公司总经理批准。

　　3、对已到保存期限的档案要请相关部门根椐保存期限的要求，填写《报废申请单》报品质技术部经总工程师批准后，进行销毁。

　　五、档案的借阅

　　1、借阅档案必须严格履行登记手续，借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　2、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准；借阅非本部门的业务档案须经档案分管副总批准。

　　3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理批准。

　　4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关规定办理。

　　六、电子、纸质档案的存储

　　1、公司所有区域办公电脑必须按要求存放公司相关的文件、资料，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

　　2、各物管处主任即为电脑档案管理责任人。须定时对本部门的电脑按照公司要求进行检查；经理办将对各部门电脑档案的管理进行检查。

　　3、各部门电脑档案管理责任人每学期，将部门电脑档案拷入指定的移动硬盘进行备份，同时过往文件不许删除、覆盖，并标注拷贝日期。

　　4、所有归档的文件标题不宜过于简要，标题中需注明“关于××通知、报告、申请”等，并标注具体日期。

　　5、重要的文件（会议诀议、电子考勤记录）等不仅要电子备份，还要求纸质备份；防止丢失。

　　七、罚则

　　1、凡违反本制度，公司人事变动交接时造成文件资料不全或丢失的，一经发现，根椐《兰达物业奖惩办法》规定，给予部门文件管理人二级处罚；部门负责人二级处罚，在全公司通报批评。

　　2、未经总经理批准转借、复印或携带受控文件或档案外出的，视具体情况，对部门负责人和当事人书面检查，在全公司通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。借阅后凡不按期限归还的需限期归还，并根椐《兰达物业奖惩办法》相关规定，视拖延期限的长短给予借阅人一级或二级处罚。

　　3、在外借过程中造成档案遗失的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司秘密，造成恶劣后果者，椐《兰达物业奖惩办法》相关规定，给予当事人三级处罚。

　　4、凡违反本制度第六条，无故不归档的备份文件材料的，不按规定存放电子、纸质档案，不按规定接受检查，根椐《兰达物业奖惩办法》相关规定，视情节给予相应级别的处罚。

　　八、附则

　　1、本制度自20xx年5月1日生效。

　　2、本制度由xxx物业经理办负责解释。

　　物业档案室上墙制度2

　　第一章总则

　　档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

　　第二章档案分类

　　一、综合类

　　(一)公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等;永久

　　(二)公司编文号的全部文件;永久

　　(三)公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件;长期

　　(四)公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复;永久

　　(五)公司的各种请示报告及上级部门的批复;永久或长期

　　(六)集团内各单位主送我司有关重要问题的文件;长期或永久

　　(七)政府各级部门发送的文件;长期

　　(八)公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录;长期

　　(九)介绍信、信函存根、电报底稿;短期

　　(十)公司档案的交接清册和销毁清册;长期(十一)各职能部门、综合类档案目录。永久

　　二、经营管理类

　　(一)各职能部门管理文件、重要资料目录;永久

　　(二)公司下达的年度考核经济指标及完成情况;永久

　　(三)公司各部经济考核指标;短期

　　(四)公司和业务部门对外签订的协议、合同;永久或长期

　　(五)上级部门制定的政策、规定等指导性文件。长期

　　三、财务类

　　(一)年度审计报告;永久

　　(二)年初预算报告;长期

　　(三)财务分析报告;长期

　　(四)财务存档资料、文件目录。永久

　　四、人事类

　　(一)公司领导成员的任免申报及上级批复;永久

　　(二)公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册永久

　　(三)职工奖惩情况记录;永久

　　(四)职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料;永久

　　(五)劳动工资报表(年报);永久

　　(六)有关奖励基金和福利基金的开支情况资料短期

　　五、行政类

　　(一)固定资产登记，产权移交、清册报表和资料;永久

　　(二)基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料(包括水、电、气在内);永久

　　(三)购买固定资产计划、资料。永久

　　六、工程类

　　接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

　　备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5-10年，短期指5年以下。

　　第三章档案保管

　　一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的`要求整理归档。

　　二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

　　三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

　　四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

　　五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

　　六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

　　第四章档案借阅

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

　　四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

　　第五章立卷归档

　　一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料(包括照片、声像)整理后交档案管理人员归档。

　　二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录(包括上级下发的承办和阅存的文件)，于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

　　三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

　　第六章其他

　　一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

　　二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。