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电子档案借阅制度范本(通用11篇)
在学习、工作、生活中,各种制度频频出现,制度就是在人类社会当中人们行为的准则。那么制度的格式,你掌握了吗?以下是小编为大家收集的电子档案借阅制度范本,欢迎大家分享。
电子档案借阅制度 1
一、根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《武汉理工大学档案管理办法》等规定,制定本制度。
二、凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,可以利用本馆已开放的档案。
三、境外组织或者个人利用本馆已开放的档案,须经学校外事部门介绍以及档案馆负责人同意。
四、利用本馆未开放的`档案,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,须经档案形成部门或者本人同意,必要时报请校长审查批准。涉密档案资料按《武汉理工大学秘密资料管理办法》查阅利用。
五、档案利用者须履行登记手续,填写利用者姓名、单位、利用目的和内容等。
六、档案利用者须自觉遵守保密制度,不得翻阅其他与所查内容无关的档案,严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。
七、本馆档案原则上限馆内查阅,一般不外借。校内有关部门确需借出档案时,须持有二级单位负责人签字并加盖公章的借阅申请,经档案馆负责人签字后方可借出。档案借出时间不得超出两周,不得转借。需要续借应持档案到档案馆办理续借手续。借出档案者须对档案的安全、完整和保密负责。
八、档案利用者需要复制档案的,由档案馆负责办理。加盖本馆档案证明章的档案复制件,与原件具有同等效力。
九、查阅利用档案用于公益目的的,本馆不收取费用;用于个人或者商业目的的,本馆按照有关规定收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,本馆无偿和优先提供。
电子档案借阅制度 2
为了加强本单位档案管理,搞好各门类档案的提供利用工作,特制定以下制度:
1、本单位各部门借阅档案,必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的',需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
电子档案借阅制度 3
一、各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料,查阅有密级档案,须持签有单位负责人明确意见的条据,方可查阅;
二、各单位借阅本单位一般档案,必须办理借阅手续,必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案,须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准,方可借阅;
三、如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。若催还未果,档案管理员要向部门负责人反映。
四、如情况特殊,外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信,可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用,一般不外借。
五、珍贵的实物档案、重要的`照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出;
六、档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失,应及时联系档案管理人员。
七、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者,严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
电子档案借阅制度 4
档案是我校各项工作活动的历史记录,是当前和今后工作查考的重要依据,也是学校宝贵的文化财富。因此,爱护档案资料,人人有责,借阅档案资料必须履行借阅手续,切实保证其完整与安全。
一、档案员负责档案资料管理和提供利用工作,经手查找调卷,督促借阅者履行手续,无关人员非经有关领导批准,不准入档案室开箱取阅材料。
二、凡借阅档案资料者,均要按照《查阅档案资料登记卡》的栏目进行登记,本校人员调阅其业务范围的档案材料,可直接由档案员提供,借阅非隶属业务范围的'材料,需经办公室主任或校领导批准才能调阅。
三、外单位借阅档案资料,必须持借阅单位的介绍信,经本校有关领导批准,方可借阅,但一般不外借。
四、借阅者要确保档案材料的机密与安全,不得折绉、污损、拆散、私取或裁剪档案材料或在文件上划线、圈点、打叉、涂改等,违者依法追究责任。
五、借阅者未经本校领导或档案室同意,不得摘录翻印、复制或公布档案材料。
六、借阅者均要在档案室内阅读,严禁带到公共场所阅读,如有违反或遗失,要追究责任。
电子档案借阅制度 5
档案借阅是档案管理工作的主要形式之一。为充分发挥档案的作用,既方便档案利用,又确保档案的安全完整,特制订本制度。
(一)借阅档案,必须办理借阅手续。档案原则上不能外借,特殊情况下只借复制件,外借原件需办理特批手续,并严格限制借出时间。
(二)学校内部各单位借阅本单位档案,须持有本单位介绍信,以证明其身份和查阅目的;跨部门借阅重要的档案资料,须持有原归档文件整理单位同意的证明;院外利用者须持有本单位的'介绍信和本人的身份证。借阅者要认真填写《档案借阅登记簿》。利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》
(三)查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,并经综合档案馆(室)主任批准后,按规定办理借阅手续。借阅属于控制使用范围的机密档案,须经学校分管领导、综合档案馆(室)主任及有关部门负责人批准。利用档案的单位和个人未经档案主管单位的同意,不得擅自公布档案内容。
(四)借阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告他人。利用者未经有关部门或综合档案馆(室)的同意,不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料,因泄密造成不良影响的,要追查责任,根据情节轻重依法处理。
(五)档案借出以后,阅览室要定期催还;归还档案时,要当面检查清点,检查无误后:注销外借手续,按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象,应写出书面报告,根据不同情况,上报学校严肃处理。
(六)综合档案馆(室)同意摘录或复制的档案、资料,经校对、盖章以后生效。
(七)根据《档案法实施办法》第二十六条,凡利用属收费范围内的档案,按有关部门核定的收费标准收费。
(八)凡向综合档案馆(室)移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见,档案馆将维护他们的合法权益。
电子档案借阅制度 6
为了加强电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档和管理规范》等有关文件规定,结合本单位实际,特作如下规定:
1、电子档案是一种独立的档案门类和载体,它和其它档案一样,应列入规范管理的范围。电子文件从形成到归档的管理过程由各相关处室和档案部门负责。
2、电子档案应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。
3、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行归档。
4、归档的电子文件要编制简要检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、密级、日期、目录(类别)号、保管期限、操作者、背景信息、元数据、硬件和软件环境等著录内容。
5、电子档案实行集中统一管理。档案室负责归档前的监督、指导工作以及归档检查验收,做到外观完好、整洁无损、记录的内容、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率;
6、档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的.作用。
7、在每年上半年将上年度应归档的电子文件向档案室归档,移交时做到数据完整、内容准确、编目规范、账物一致、手续清楚、移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。
8、归档的电子文件应一式三份,一份用于查阅,一份存于档案库,一份异地保存。
9、入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时进行补救。
10、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案要进行同步更新复制新版本,旧版本或有问题的载体仍需保存三年。
11、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体功能,库房温度控制在17℃-20℃,相对湿度控制在35%-45%。
12、封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
13、销毁电子档案,需经单位档案鉴定小组鉴定,编制销毁清册,由主要领导批准,监毁人、销毁人签字盖章。
电子档案借阅制度 7
第一条为加强企业档案工作,促进档案工作为企业各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规,制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的'企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定,确定档案保管期限,划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管,并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册,按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展,不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,努力开发档案信息资源,为企业提供及时、有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条企业提供利用、公布档案,不得损害国家、社会和其他组织的利益,不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动,应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。国有企业破产,破产淸算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立,档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自xx年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的,以本规定为准。
电子档案借阅制度 8
一、本校各业务部门人员,因工作需要,可查阅与本部门工作有关的档案:其它部门需要查阅档案的,经校领导批准后,方可查阅;
二、外单位人员查阅档案,须持县、团级以上单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅;
三、查阅档案一律在阅档室,事先填写查(借)阅档案登记册;外部位借阅档案,必须持有借阅单位的'公函,经学公管领导批准,并办理借阅手续后,方可借出,借阅时间不超过一周,确因需要,必须延期的,需办理续借手续;
四、查阅档案单位和个人,不得拆散、抽取、涂改、勾画和改变档案原貌,对丢失和损坏者要追究责任;
五、阅档时,应保持安静,自觉遵守查阅秩序,严禁吸烟,确保安全;
六、因工作需要调离本单位的人员,如有在本校档案室借阅档案的,必须办结归还手续后,方可办理调动手续。
电子档案借阅制度 9
一、本局人员借阅档案,必须办理借阅手续。外单位查阅档案或要求出具审计档案证明的,必须持单位介绍信,并经局主管领导审批,进行登记后,方可查阅。
二、借阅人员未经允许,不得抄录、复印和拍照,因工作需要时,须经档案工作人员审核,相关业务科室和办公室主任批准。
三、借阅档案时间一般不得超过半月,并按时归还。如确需继续使用者,应重新办理借阅手续。机密和声响档案一律不得借阅。
四、借阅人员要爱护档案,确保档案的安全,严禁在案卷上勾画、涂改,不得污损、抽页、拆卷、转借及遗失,并应对所借案卷内容注意保密,如违反上述规定将依照《档案法》追究责任。
五、归还档案时借阅人员应向档案工作人员反馈利用效果。
电子档案借阅制度 10
一、档案工作人员必须认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及审计工作保密规定,带头遵纪守法、严守国家机密,确保档案保密安全。
二、坚持原则,忠于职守,不随意摘抄、传播密级档案内容,不私自复制档案材料。
三、借阅档案的人员要自觉遵守保密制度,不得向无关人员泄露查阅案卷的内容。
四、确应需要查阅机密档案,必须由分管领导和主管领导批准,在档案工作人员陪同下查阅。
五、机密档案要妥善保管,加强保密措施,发现丢失、泄密等问题,要立即报告,迅速采取补救措施。
电子档案借阅制度 11
一、认真学习贯彻国家档案工作法律、法规,建立健全机关档案工作制度。
二、收集、整理和保管本机关在工作中形成的各门类档案、资料,监督和指导机关各科室的立卷、归档工作。
三、熟悉所保管档案情况,编制适用的检索工具,及时准确的`提供档案、资料,为领导决策和审计工作服务。
四、维护档案的完整和安全,负责档案资料的保护和修复工作。
五、对档案的收集、移交、保管、利用情况进行统计,准确编制档案工作情况统计表,及时上报档案部门。
六、按照有关规定对保管的档案定期鉴定和销毁,并向县档案馆做好档案移交工作。
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