客户档案管理制度（通用15篇）
随着社会不断地进步，很多场合都离不了制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编帮大家整理的客户档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
客户档案管理制度 篇1
1.服从市场部经理领导，按要求完成下达任务。
2.根据业务员反馈的客户资料经市场监察人员核实后，据《客户档案管理制度》建立客户桂案。
3.严格保守商业秘密。
4.根据信息反馈管理人员及市场监察人员、业务员提供的资料及时更新客户档案。
5.客户档案评估，及时、准确向市场部经理提供依据(或:非现款交易方式应经历“签字”程序)。
6.其他临时性相关工作。
客户档案管理制度 篇2
1.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的.公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
客户档案管理制度 篇3
一、制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。
二、管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三、适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料：
1. 收集客户单位资料
2. 客户缴费记录包括各样应付之押金
3. 客户装修工程文件
4. 客户迁入时填具之资料
5. 客户资料补充
6. 客户联络资料
7. 紧急事故联络人的.资料
8. 客户与管理处往来文件
9. 客户违规事项与欠费记录
10. 客户维修记录
11. 客户投诉记录
12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序
四、注意事项
1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；
3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；
4. 接听客户投诉，解决客户投诉；
5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。
客户档案管理制度 篇4
1、目的
对客户资料进行有效管理，及时对顾客需求与信息进行沟通，确保顾客满意。
2、范围
适用于顾客的信息管理、产品质量跟踪、顾客投诉、顾客满意度管理等。
3、职责
3.1营销总公司负责客户档案管理、产品质量跟踪、顾客投诉处理、顾客满意度调查等组织工作；
3.2各部门、各矿负责协助销售部完成各项顾客相关的工作。
4、客户档案的管理
4.1.1客户信息资料的`收集整理
销售部通过市场信息的收集、顾客拜访销售人员统计，过程中收集客户的资料，并汇总
4.1.2客户档案的建立与管理
a)销售部、人事部联营办负责建立各自客户档案，客户档案应包括以下内容：
1.客户联系方式，包括电话、联系人、网址等；
2.客户信用状况描述；
3.客户以往交易记录等。
b)客户档案设专人管理，并根据客户的交易情况对档案内容进行及时更新；
c)客户档案由销售总监进行审批确认。
5.1.3客户档案的使用与保密
a)客户档案是公司市场管理重要参考内容，尤其是在与顾客签定合作关系是，相关人员应查阅客户的档案资料；
b)客户档案资料公司的重要保密资料，未经公司总经理授权，任何人不得查阅及外传，否则公司按《保密管理制度》进行责任追究。
5、客户关系维护管理
5.1.1公司办公室负责客户关系维护管理；
5.1.2客户关系维护管理的方式包括：
a)定期（节日或其他重要活动）与不定期（日常）的客户拜访与沟通；
b)客户产品使用情况的意见与建议调查；
c)顾客满意度调查等。
5.1.3相关业务部门负责客户关系维护的具体管理实施；
5.1.4客户关系维护管理应形成记录，并作为客户档案内容进行保管。
6、售后服务管理
a)营销总公司每年至少进行一次全面的顾客满意度调查；
b)公司办公室向顾客发放〈顾客满意度调查表〉，满意度调查的内容应包括、服务质量、套餐价格价格、公司评价等；
c)公司对反馈回来的调查表进行汇总、分类，并进行统计分析，编制“顾客满意度调查分析报告”，经总经理审批后发放到相关部门；
d)当顾客满意度未能达到公司规定要求时，由办公室组织，针对顾客满意度较低方面提出纠正预防措施进行改进。
7、客户投诉管理
7.1.1相关业务部门是客户投诉的接收部门；
7.1.2客户对服务质量的不达标投诉，由相关业务部门组织，报请公司生产处协同处理，处理结果公司总经理审批后，由办公室反馈到客户；
7.1.3客户对服务过程中的不满意投诉，由相关业务部门负责组织处理，处理结果经公司总经理审批后，由办公室反馈到客户。
客户档案管理制度 篇5
1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立，交直接上级审核，专人负责保管。
2、与公司有长期合作关系的.主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善，填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。
3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管，分类整理。
4、档案的保管应严格执行档案借阅制度，不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。
5、客户档案是公司的重要财产，任何人不得据为己有。
客户档案管理制度 篇6
作为公司的市场与客户主管，我的其中一个重要职责是与客户保持良好的关系，并及时整理好客户资料，向公司提供客户最真实和准确的资料，使公司的经营顺利进行，更好地追求最大利润。而为了使我的工作有条不紊地展开，我设计了以下的客户档案管理办法:
第一条目的:
本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高国内和国际营销效率，扩大国内和国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。
第二条适用范围:
企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。
第三条内容:
1.客户基础资料
客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。
客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。
2.客户特征
服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。
3.业务状况
主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4.交易活动现状
主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的'优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。
第四条 方法
1.建立客户档案系统
本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行:
(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。
(2)向客户派发客户资料表，请客户填写。
(3)委托专业调查机构进行专项调查。
2.客户分类
利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。
客户分类的主要内容包括:
(1)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。
(2)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。
3.客户构成分析
利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。
客户构成分析的主要内容包括:
(1)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。
(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。
(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。
4.客户信用分析
在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。
第五条 客户档案管理应注意的问题:
在客户档案管理过程中，需注意下列问题:
1.客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。
2.客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的国际市场提供资料。
3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。
4.客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。
客户档案管理制度 篇7
一、总则
一、目的
为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。
二、范围
与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。
三、职责
公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。
二、档案的内容和建档方法
一、客户档案的内容包括以下四项资料：
1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。
2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。
3、业务状况。主要包括目前及以往的`销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。
二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。
三、建档方法
销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。
四、保密规定
一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。
二、档案的保存
公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。
三、客户档案的查阅
1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。
2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。
客户档案管理制度 篇8
一、客史档案应该包含以下基本内容：
1、客户的常规档案。包括单位客户档案和散客档案。单位客户档案主要有双方协议签订时所提供的单位名称、性质、经营内容、地址、负责人姓名、联系人姓名、联系方式、主要消费需求、认定的房价、消费折扣率、付款方式等信息。散客档案则是指客人在办理预定和人住登记时所留下的第一手资料，主要包括客人姓名、性别、出生年月日、所属单位、常住地、有效身份证件类别、号码、联系方式、到达原因、人住房价、人住时间、付款方式等要素。
2、酒店有意识收集的顾客消费个性化档案。这主要是指在酒店各服务区域，通过不同渠道、方式，饭店有意识、主动去收集的顾客消费需求特点、行为特征、个人嗜好等信息，包括顾客家庭状况、学历、职称、职务;对客房房型的要求;洗浴用品的品牌追求;枕头高低、床垫软硬度选择;阅读习惯;电视节目、娱乐喜好;饮食习惯、口味特征，茶叶、咖啡、酒类爱好;灯光、空调温度、洗澡水热度要求;卫生标准;个人其它嗜好;对酒店产品与服务的评价等。
3、客户信息分析档案。客史档案是客户信息的总汇，是客史档案价值的真正体现。客户信息分析主要从以下几方面进行：
(1)客户概况分析，包括客户层次、经济风险、爱好、习惯等;
(2)客户忠诚度分析，主要指客户对酒店各项服务产品的认同度和购买热情;
(3)客户利润分析，主要指客户消费不同产品的附加利润、总利润额、净利润等;
(4)客户未来分析，包括客户数量、类别、潜在消费能力等未来发展趋势、争取客户的手段、方法等;
(5)客户促销分析，包括广告、宣传、情感沟通计划等。
(6)客户维护服务，客户的店庆、婚庆、厂庆、生日、客户特俗意义纪念节日、儿女升学等。
只有上述三项内容有机组成的客史档案才能形成一个完善的体系，构筑起酒店客户关系管理系统和客户忠诚系统的组合平台，实现客史档案为经营决策提供依据。
二、客史档案的建立与实施
在错综复杂、千头万绪的客户信息中提取出有效的信息，形成科学的客史档案是一项十分困难的工作。因此，客史档案的建立必须做到以下几点：
1、 树立全店的档案意识
客史档案信息来源于日常的对客服务细节中，需要饭店全体员工高度重视，在对客服务的同时有意识地去收集，因此酒店在日常管理、培训中应向员工不断宣传客史档案的重要性，培养员工的档案意识，形成人人关注，人人参与收集客户信息的良好氛围。
2、建立科学的客户信息制度
把客户信息的收集、分析做为酒店日常工作的重要内容，在服务程序中将客户信息的收集、分析工作予以制度化、规范化。要求各部门各级管理者及对客服务的`员工每天在接触顾客的过程中，必须将客户信息及需求填写到宾客意见表中，在日常服务中应给员工提示观察客人消费情况的要点。客房部员工在整理客房时应留意客人枕头使用的个数、茶杯中茶叶的类别、电视停留的频道、空调调节的温度数、客房配备物品的利用情况等。餐饮部员工可注意客人菜品选择的种类、味别，酒水的品牌。遗留菜品的数量，就餐过程中对酱油、醋、咸菜等的要求等，从这些细节中能够捕捉到客人的许多消费信息。同时应以班组为单位建立客户信息分析会议制度，每个员工参与，根据自身观察到的情况，对客人的消费习惯、爱好做出评价，形成有用的客史档案，在客人再次来店时可以针对性的实施。
3、形成计算机化管理
客史档案的管理必须纳入酒店计算机管理系统中。计算机管理系统中的客史档案应且备以下特点：第一：信息共享功能，通过酒店计算机管理系统达到客史档案的资源共享功能是客史管理的基本要求，对客各部门能够相互传递信息，才能发挥相应做用。第二：检索功能，便于随时补充、更改和查询。第三：及时显示功能，在酒店每个服务终端，输入客户基础数据，系统能够立即自动显示客人的相关信息资料，并做为对客接待提供依据。
4、利用客史档案进行常规化的经营服务
酒店营销部门、公关部门应根据客史档案所提供的资料，加强与VIP客户、回头客、长期协作单位之间的沟通和联系，使之成为一项日常性的常规工作;可以通过经常性的回访、入住后征询意见、客户生日时赠送鲜花、节日期间邮寄贺卡、酒店主题活动、新的菜式产品推出时给予推荐等方式来拉近酒店与客户之间的关系，让客人感到亲切和尊重。
总之，酒店客史档案的管理和应用是一项系统性工程，需要酒店高度重视，积极挖掘，形成严密完整的体系，并对宾客日积月累的消费记录中进行各方面的分析，从而提供有利的决策依据，才能使之成为酒店经营决策的基石。
客户档案管理制度 篇9
为加强档案管理制度，规范日常档案管理，有效利用客户档案信息开发销售和服务市场，巩固和提高用户满意度，根据上海大众斯柯达厂方档案管理要求及数据管理规定，特制定《客户档案管理制度》作为标准，遵照执行。
一、用户档案的范围
包括由本公司销售的整车用户档案和到本公司维修的售后用户档案，其中维修的售后用户档案包括由本公司销售的新车用户后期转到维修服务部门的车辆用户档案和非本公司售车的它店用户到店维修的车辆用户档案。
二、用户档案的要求
1、所有销售的整车用户档案以及售后维修的车辆用户档案，均分为书面形式的纸质档案和电子信息形式的电子档案。
2、按照上海大众厂家要求，客户关爱部设立档案管理人员管理本公司的用户档案。
3、所有车辆用户档案实行一车一档，使用统一标准的用户档案袋。
4、客户关爱部应配置保存用户档案的档案柜等专用设施，书面用户档案必须存放于专用档案柜中，严格按照《档案保密制度》进行管理；电子档案应设置相应的用户名和密码等，防止被他人盗用、窃取、破坏。
5、对于移交的销售新车用户档案及售后维修档案，客户档案管理员应建立《用户档案签收薄》，每日将销售部和服务部转交的书面用户档案信息进行登记，存放到相应的用户档案袋内，同时建立相应的电子信息档案。
6、对于需借阅用户档案的部门及人员必须严格按照《档案借阅制度》进行管理，确保用户档案的信息资料和维修凭证齐全。
三、用户档案管理的职责划分
1、客户关爱部是本公司用户档案的组织管理和责任部门，对本公司用户档案的形式、内容、建立、维护、更新、保管、使用、安全和保密等工作承担组织、指挥、管理职责和后果责任。本公司相关部门应按本办法规定服从、配合客户关爱部完成用户档案管理的相关工作。
2、销售部是销售用户档案的建立、补充、维护、更新的责任部门，销售总监包含销售经理是本部门销售用户档案的管理责任人，负有组织、检查、监督、改善的职责，对用户档案的完整性、准确性和及时移交、补充完善承担责任。
3、售后部是维修用户档案的承接、建立、补充、维护、更新、完善的责任部门，服务总监包含服务经理是维修用户档案的管理责任人，负有组织、检查、监督、改善的`职责，对用户档案的完整性、准确性和及时移
四、用户档案管理的移交管理及具体流程
1、 新车档案由销售部在销售车3个工作日内交于客户关爱部客户档案管理员。销售部检查——交接双方在《用户档案签收薄》签字确认，如资料不齐时需注明——客户档案管理员在收到档案后进行检查——复印及扫描——原版放进档案柜——填充《客户档案电子版》。新车档案构成：
1）绿卡：包括客户名称、联系人、联系手机及电话（座机需加上区号）、联系地址等信息）
2）购车发票复印件
3）销售合同原件
4）身份证复印件（需两面）或组织机构代码证复印件
5）交车检查表
6）行驶证复印件
7）保险单复印件
8）衍生服务清单
9）车辆合格证复印件
10）交车照片
11）新车PDI检查表
12）其它证明类文件（特定客户）
2、 售后档案由售后服务部在交车1个工作日内交于客户关爱部客户档案管理员。服务顾问检查——交接双方在《用户档案签收薄》签字确认，如资料不齐时需注明——客户档案管理员在收到档案后进行检查逐—复印扫描——原版放进档案柜——填充《客户档案电子版》。具体资料构成：
1） 小修车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单（增项单、试车表、定损单、对应项目专用工具检查数据、估算单）、12项免费检查表
2） 首保车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、首保卡复印件、12项免费检查表
3） 保养车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、12项免费检查表
4） 大修车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单、试车单、估算单、12项免费检查表
5） 索赔车辆资料档案：接车单、任务委托书、结算单（备件发票复印件、试车单、损坏零件及车辆信息照片、测试及故障报告、对应项目专用工具检查数据）、12项免费检查表
五、违规处罚管理条例
1、销售顾问超过交车后3个工作日上交档案者，罚款50元/车次。
2、销售顾问移交的检查类档案，无用户签名（或签名错误），罚款20元/项。
3、服务顾问每次接修时未核对、明确当次进厂的联系人及其唯一联系方式者，罚款50元/车次。
4、服务顾问未在交车后一个工作日内移交或完善补齐全套档案者，罚款50元/车次。
5、服务顾问移交的书面纸质用户档案不完整、错误、不符合要求者，罚款20元/项，其中无用户签名（或签名错误）罚款50元/项，无内部人员签名（或签名错误）罚款20元/项。
6、销售顾问一月内累计用户档案违规受处罚2次者，在第2次违规起罚款翻倍；服务顾问一月内累计用户档案违规受处罚3次者，在第三次违规起罚款翻倍，并可视情况将当月绩效工资实行10%—30%的扣罚。
7、档案遗失：因未及时整理、维护用户档案，或是因未严格执行用户档案借阅规定，造成用户档案遗失、毁损的，另罚款20元/件。
8、针对各部门档案上交及时率和完整率，将此数据纳入部门负责人绩效考核比当中。
9、以上违规处罚由客户总监负责检查、执行。
10、档案管理员在执行中遇违规问题应责令相关人员立即改正，如其未在一个工作日内改正的，视同再次违规，可予以同额同等再次处罚，以此类推，直至改正。
六、本办法由客户关爱部负责执行和解释，并可根据上海大众斯柯达及公司的相关新的规定（变更）进行相关修订和解释。
七、附则
1、本制度由客户关爱部制订并负责解释，经总经理批准后施行，修改时亦同。
2、本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准
3、本办法自颁布之日起执行
客户档案管理制度 篇10
第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。
第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。
第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。
第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的`档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。
第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。
第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。
第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
客户档案管理制度 篇11
一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的.物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
客户档案管理制度 篇12
为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
(一)档案安全保密制度
1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。
2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。
3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。
(二)档案保管制度
1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。
2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。
3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的`保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。
(三)档案利用制度
1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准
确地提供档案利用服务。
2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。
3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。
4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
(四)立卷归档制度
1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。
2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。
3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。
4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。
客户档案管理制度 篇13
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的.档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密。
客户档案管理制度 篇14
一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》
三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。
四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。
五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。
六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的`整洁、完整。
七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。
八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。
九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。
客户档案管理制度 篇15
一、文书档案归档制度
1、各部门在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门构成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件务必留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件务必归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位职责制
1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、用心带给档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作带给优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位职责制
1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的'档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、理解本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4、库房要持续清洁卫生，温度要经常持续在14—24℃，相对湿度要持续在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时光内归还档案室。
3、查阅档案时，不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成必须后果者要依据<保密法>的规定，严肃处理并追究其职责。
七、档案借阅制度
1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的职责。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
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